Vrijwillige syndicus: beslissen of de formule bij jouw gebouw past

Het is een klassiek tafereel in een klein gebouw. De overeenkomst met de professionele syndicus loopt af, de lijn met de erelonen lijkt zwaar voor wat ze dekt, en een buur stelt voor het beheer zelf over te nemen. Iedereen kent elkaar, het idee spreekt aan. Blijft de vraag of een vrijwillige syndicus het twee of drie jaar volhoudt, en niet alleen tot het volgende lek in het dak.

Laten we het meteen zeggen: de formule werkt goed in veel mede-eigendommen, op één voorwaarde. Je moet weten dat de wet de vrijwillige syndicus niets cadeau doet. Het Burgerlijk Wetboek kent maar één syndicus, punt. Dezelfde opdrachten, dezelfde termijnen, dezelfde boekhouding als een professional. Om de vraag in het geheel van het onderwerp te plaatsen, zie de pagina de syndicus.

Wie kan vrijwillige syndicus zijn?

In de overgrote meerderheid van de gevallen is het een mede-eigenaar van het gebouw, en dat profiel stelt geen enkel probleem. Het Burgerlijk Wetboek eist geen diploma en geen ervaring. Het regelt alleen de aanstelling: door het reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst, door de algemene vergadering of, bij gebrek daaraan, door de rechter.

De echte grens komt uit de reglementering van het beroep van vastgoedmakelaar. De wet van 11 februari 2013 verbiedt de activiteit van syndicus uit te oefenen als zelfstandige, in hoofd- of bijberoep, zonder ingeschreven te zijn bij het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV). Ze sluit van dat verbod echter de personen uit die alleen hun familiaal vermogen beheren of het vermogen waarvan ze mede-eigenaar zijn.

Een buitenstaander die zijn diensten tegen betaling aan meerdere gebouwen aanbiedt, valt dus onder het gereglementeerde beroep. Is dat bij jou het geval, laat de situatie dan voor de stemming nakijken.

De aanstelling

De algemene vergadering benoemt de syndicus met volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars, voor maximaal drie jaar. De hernieuwing vereist een uitdrukkelijke beslissing. De volledige werkwijze, van de agenda tot de eerste stappen, staat in de fiche zelf syndicus worden.

Heeft een vrijwillige syndicus minder verplichtingen?

Nee, en op dat punt vergissen mede-eigenaars zich het vaakst. Laten we de eerste weken van een nieuwe vrijwillige syndicus volgen om te zien wat hem te wachten staat.

Binnen acht dagen na zijn aanstelling hangt hij aan de ingang van het gebouw een uittreksel op met zijn identiteit en de plaats waar de documenten van de mede-eigendom kunnen worden ingezien (art. 3.89, § 2). Daarna laat hij zijn mandaat inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen, via een erkend ondernemingsloket (art. 3.89, § 3). Een vrijwilliger ontsnapt daar niet aan.

Dan het geld. De middelen van de mede-eigendom gaan nooit over zijn persoonlijke rekening: hij opent minstens één rekening voor het werkkapitaal en een andere voor het reservekapitaal, beide op naam van de vereniging (art. 3.89, § 5, 3°). Hij sluit ook een aansprakelijkheidsverzekering af voor zijn opdracht; is het mandaat onbezoldigd, dan betaalt de vereniging ze (art. 3.89, § 5, 8°).

Dan het inhoudelijke werk. De boekhouding moet duidelijk en nauwkeurig zijn: vereenvoudigd onder twintig kavels, volgens het genormaliseerde rekeningenstelsel daarboven (art. 3.89, § 5, 15°). Elk jaar legt hij begrotingsramingen voor, voor de lopende uitgaven en voor de buitengewone kosten (art. 3.89, § 5, 16°).

Ten slotte wachten elke syndicus twee termijnen van dertig dagen. Wanneer een kavel verkocht wordt, antwoordt hij de notaris die hem het overzicht van de schulden van de verkoper vraagt (art. 3.89, § 5, 5°). Aan het einde van zijn mandaat bezorgt hij het volledige dossier aan zijn opvolger (art. 3.89, § 5, 7°).

De volledige lijst van de zestien opdrachten staat in de fiche rol en taken van de syndicus.

De concrete voordelen voor de mede-eigendom

De eerste winst is financieel. Een mandaat om niet schrapt de beheerserelonen. De kosten verdwijnen daarmee niet: de aansprakelijkheidsverzekering, de inschrijving in de KBO, eventuele software of de hulp van een boekhouder blijven ten laste van de vereniging. Om te vergelijken met een bezoldigd mandaat, zie de tarieven van een syndicus in België.

De tweede is de nabijheid. De syndicus woont vaak in het gebouw. Hij ziet de garagepoort die klemt, de defecte minuterie, de vochtvlek in de trappenhal. Kleine interventies worden sneller besteld, en iedereen weet tot wie hij zich moet richten.

De derde is de kennis van het gebouw. Een mede-eigenaar die al enkele jaren beheert, kent de geschiedenis van de werken, de betrouwbare leveranciers en de zwakke punten van het gebouw. Dat geheugen is waardevol, op voorwaarde dat het op papier staat en niet alleen in zijn hoofd.

De grenzen die je onder ogen moet zien

De tijd en de continuïteit

De algemene vergadering bijeenroepen, de notulen opstellen, schadegevallen opvolgen, wanbetalers aanmanen, de rekeningen afsluiten: de werklast neemt toe met de grootte van het gebouw en de staat ervan. Een ziekte, een verhuizing of een beroepsverandering van de syndicus laat de mede-eigendom zonder piloot achter. Wie van bij het begin iemand aanwijst die het dossier kan overnemen, beperkt dat risico.

De technische en boekhoudkundige vaardigheden

De boekhouding van een vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst volgt eigen regels. Boven twintig kavels is het minimumrekeningenstelsel verplicht dat is vastgelegd bij koninklijk besluit van 12 juli 2012. Belangrijke werven vragen ook een lastenboek en de vergelijking van offertes wanneer de algemene vergadering een drempel voor mededinging heeft vastgelegd. Niets verbiedt je om je te laten helpen, maar de verantwoordelijkheid blijft bij de syndicus. Daar dient begeleiding voor: een platform als Syndic Yourself combineert een beheertool met een team van experts in boekhouding en recht van de mede-eigendom, dat antwoordt als een afrekening of een uitnodiging vastloopt. We vergelijken die formules in onze selectie van software voor de vrijwillige syndicus.

De burenrelaties

Onbetaalde lasten opeisen bij een buur die je elke dag tegenkomt, is niet niks. Hetzelfde geldt voor het reglement doen naleven of een vraag weigeren. De vrijwillige syndicus moet zijn functie kunnen scheiden van zijn persoonlijke relaties. Bij een blokkering beschrijft de fiche mede-eigenaar die niet betaalt de stappen van de invordering.

De aansprakelijkheid

Kosteloosheid schaft de aansprakelijkheid niet af. Een syndicus die een termijn laat verstrijken, een schadeaangifte vergeet of de middelen slecht beheert, kan daarvoor moeten instaan. De verplichte verzekering dekt dat risico binnen de grenzen van de polis: lees ze. Het onderwerp wordt uitgewerkt in de fiche aansprakelijkheid van de syndicus.

Vrijwillige of professionele syndicus: hoe beslis je?

Geen enkele wettelijke regel legt een maximale grootte vast voor een vrijwillige syndicus. Onze kijk: het goede criterium is praktisch. Drie vragen volstaan. Is de werkelijke werklast verenigbaar met de agenda van een mede-eigenaar? Is een betrouwbare kandidaat bereid zich te engageren, met iemand om hem te vervangen? Bestaat er controle? Op dat laatste punt zorgen een commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst die de algemene vergadering aanstelt en, in gebouwen met minstens twintig kavels, de raad van mede-eigendom voor die controle.

Is een van de drie antwoorden nee, dan raden we af om er alleen aan te beginnen. De fiche professionele syndicus beschrijft wat de andere formule biedt.

Een vrijwillige syndicus kan ook een vergoeding ontvangen die de algemene vergadering stemt. Die vraag heeft fiscale en sociale gevolgen die een aparte fiche verdienen: vergoeding van de vrijwillige syndicus.

In Brussel publiceert het gewestelijke centrum Homegrade praktische fiches over de registratie van de syndicus en de verzekeringen van de mede-eigendom. De inhoudelijke regels zijn in Vlaanderen dezelfde: het Burgerlijk Wetboek, de inschrijving in de KBO en de BIV-reglementering zijn federaal.