Zelf syndicus worden: van de stemming op de algemene vergadering tot de inschrijving in de KBO

Het punt staat op de agenda, of de stemming is net gebeurd: jij gaat het gebouw beheren. De facturen wachten niet tot je geïnstalleerd bent. Zelf syndicus worden beslis je op de algemene vergadering, maar de functie wordt pas effectief en tegenwerpbaar als een paar formaliteiten vervuld zijn: aanplakking, inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen, overname van de rekeningen en van het dossier.

Eerst dit: de volgorde van de stappen telt. We raden niet aan om wat dan ook te betalen voor je toegang hebt tot de rekeningen van de vereniging, en nog minder om bij te springen met je persoonlijke rekening. Deze fiche volgt dus de chronologische volgorde, van de stemming tot de eerste drie maanden van je mandaat. Twijfel je nog over de formule zelf, lees dan eerst de fiche vrijwillige syndicus, die de voordelen en de grenzen ervan afweegt.

Hoe word je vrijwillige syndicus op de algemene vergadering?

Alles begint met een stemming. De syndicus wordt benoemd door de algemene vergadering, tenzij hij al aangewezen is in het reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst. Heeft de mede-eigendom al een syndicus, dan moet zijn aanstelling of vervanging op de agenda staan.

De vergadering voorbereiden

Vraag dat het punt op de agenda gezet wordt met een precieze formulering, bijvoorbeeld ‘Aanstelling van de heer of mevrouw X als syndicus vanaf [datum] voor een duur van [duur]’. Moet de vergadering speciaal bijeengeroepen worden, weet dan dat mede-eigenaars met minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen dat aan de huidige syndicus kunnen vragen. De uitnodiging wordt minstens vijftien dagen voor de datum van de vergadering verstuurd, behalve bij dringendheid. De vormregels staan in de fiche uitnodiging voor de algemene vergadering.

De stemming

De vergadering beraadslaagt geldig als meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is en zij minstens de helft van de aandelenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst in de gemeenschappelijke delen bezitten, of als de aanwezigen en vertegenwoordigden meer dan drie vierde van de aandelen hebben. De aanstelling gebeurt bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.

Laat in de notulen je volledige identiteit vermelden, de begindatum en de duur van het mandaat, die niet langer dan drie jaar mag zijn. Wil de vergadering je een vergoeding toekennen, dan moet ze dat ook beslissen: die keuze heeft fiscale en sociale gevolgen die uitgelegd worden in de fiche vergoeding van de vrijwillige syndicus.

De stappen van de eerste acht dagen

De aanplakking aan de ingang van het gebouw

Binnen acht dagen na het begin van je opdracht plak je op een onuitwisbare en zichtbare manier, aan de ingang van het gebouw, een uittreksel aan van de akte die je aanstelt (art. 3.89, § 2, BW). Het uittreksel vermeldt je naam, beroep en woonplaats, en de plaats waar het reglement van interne orde en het register van de beslissingen van de algemene vergadering ingezien kunnen worden. Een geplastificeerd mapje op het bord aan de ingang volstaat, zolang het leesbaar blijft.

De controle in de KBO

Kijk voor je je mandaat inschrijft na of de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst een ondernemingsnummer heeft. Een zoekopdracht op adres in de openbare zoekfunctie van de Kruispuntbank van Ondernemingen (kbopub.economie.fgov.be) beantwoordt die vraag. Noteer meteen de naam van de syndicus die momenteel ingeschreven is: jouw inschrijving vervangt de zijne. Onze lezing: doe die opzoeking al voor de vergadering, ze vertelt je of er een registratiestap bij je kalender komt.

Hoe schrijf je het syndicusmandaat in de KBO in?

Sinds 1 april 2017 moet het mandaat van de syndicus in de Kruispuntbank van Ondernemingen ingeschreven worden. De verplichting geldt voor alle syndici, natuurlijke personen of vennootschappen, professioneel of vrijwillig, en ook voor voorlopige syndici.

Als de vereniging nog geen ondernemingsnummer heeft

De vereniging moet eerst geregistreerd worden. Homegrade beschrijft drie wegen: via de notaris die de basisakte heeft verleden, via een erkend ondernemingsloket dat dan de vereniging en de syndicus registreert, of zelf, kosteloos, bij het kantoor Rechtszekerheid van de FOD Financiën. Voor die laatste weg zorg je voor een ingescande kopie van de basisakte en, als het kan, van het reglement en de notulen van de oprichtingsvergadering. Homegrade vermeldt een termijn van twee tot vier weken.

De inschrijving van het mandaat

De inschrijving, wijziging en doorhaling van het mandaat lopen via een erkend ondernemingsloket naar keuze. Bereid voor:

• de naam en het ondernemingsnummer van de vereniging;
• je rijksregisternummer (of het ondernemingsnummer als de syndicus een vennootschap is);
• de notulen of het uittreksel uit de notulen dat je aanstelt;
• je volledige contactgegevens.

Het loket rekent een recht aan. Ter indicatie: de tarieflijst 2026 die een erkend ondernemingsloket publiceert, legt de registratie van het mandaat van syndicus van een gebouw vast op 111,50 €. Homegrade vermeldt een verwerkingstermijn van ongeveer twee weken. De stap moet bij elke wissel van syndicus opnieuw gezet worden.

De rekeningen overnemen en de verzekering afsluiten

De bankrekeningen

De fondsen behoren toe aan de vereniging. De wet verplicht om ze op rekeningen op naam van de vereniging te plaatsen, met verplicht een afzonderlijke rekening voor het werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaal (art. 3.89, § 5, 3°). Bestaan die rekeningen, laat dan de handtekeningsbevoegdheid bij de bank aanpassen. Neem de notulen van je aanstelling en het bewijs van de KBO-inschrijving mee, stukken die de bank kan vragen. Bestaan ze niet, open ze dan op naam van de vereniging, nooit op jouw naam.

De aansprakelijkheidsverzekering

Elke syndicus moet een verzekering afsluiten die zijn aansprakelijkheid bij de uitoefening van zijn opdracht dekt, en het bewijs ervan leveren (art. 3.89, § 5, 8°). Bij een mandaat om niet wordt ze afgesloten op kosten van de vereniging. Herlees meteen ook de polis die het gebouw dekt: Homegrade raadt sterk een verzekering van het type ‘alle risico's’ of brand voor het gebouw aan, en een dekking van de aansprakelijkheid van de vereniging.

Het dossier van de vorige syndicus ophalen

Je voorganger moet je binnen dertig dagen na het einde van zijn mandaat het volledige beheersdossier overdragen. Is er geen opvolger aangesteld, dan gebeurt de overdracht aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering. Het dossier bevat onder meer de boekhouding en de activa, de informatie over elk schadegeval, de historiek van de rekening en de documenten die de bestemming van de bedragen aantonen.

Maak een schriftelijke inventaris van wat je ontvangt en meld meteen, schriftelijk, wat ontbreekt. Hier is de controlelijst die je kunt gebruiken.

De eerste drie maanden

Zodra die basis gelegd is, vindt de functie haar gewone ritme. Drie termijnen noteer je best meteen. De staat van de schulden die een notaris bij een verkoop opvraagt, moet binnen dertig dagen bezorgd worden. De gewone algemene vergadering vindt plaats tijdens de periode die het reglement van interne orde vastlegt. En de begroting, met een luik voor de buitengewone uitgaven, moet klaar zijn voor die vergadering.

Alle taken worden toegelicht in de fiche rol en taken van de syndicus, en het bijhouden van de rekeningen in de fiche boekhouding van de VME en het MAR.

Deze stappen zijn dezelfde in Vlaanderen en in Brussel, want het Burgerlijk Wetboek en de KBO zijn federaal. Het ondernemingsloket kies je zelf, en het kantoor van de FOD Financiën hangt af van je situatie. Brusselse mede-eigenaars kunnen daarnaast steunen op de praktische fiches van Homegrade, het gewestelijke adviescentrum voor huisvesting.