Uitnodiging voor de algemene vergadering van de VME: opstellen, versturen en controleren

De aangetekende brief ligt op tafel, of de e-mail van de syndicus is net binnengekomen: de vergadering vindt over enkele weken plaats. Kijk, voor je de agenda leest, naar het stuk zelf. De uitnodiging voor de algemene vergadering van de VME is het eerste stuk van het dossier dat bij een geschil weer bovengehaald wordt. Komt ze te laat, via een verkeerd kanaal, of zonder agenda, dan worden de gestemde beslissingen betwistbaar.

En als jij, als syndicus, ze verstuurt, is zij het die alles beschermt wat de vergadering zal beslissen. Het Burgerlijk Wetboek regelt de uitnodiging voor de algemene vergadering in één enkele paragraaf, artikel 3.87, § 3, aangevuld met de naburige paragrafen over de agenda en de deelname op afstand.

Die regels zijn dezelfde in Vlaanderen en in Brussel. Je reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst bepaalt welke wijze van uitnodigen in het gebouw geldt, maar het kan de waarborgen van de wet niet inperken.

Wie verstuurt de uitnodiging, en aan wie?

Normaal is dat de syndicus. Hij roept de gewone vergadering bijeen tijdens de periode die het reglement van interne orde vastlegt, en een buitengewone vergadering wanneer er een dringende beslissing moet worden genomen. Als mede-eigenaars met minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen een vergadering hebben gevraagd en de syndicus niet binnen dertig dagen reageert, kan een van de ondertekenaars van het verzoek zelf bijeenroepen (art. 3.87, § 2). Hij moet dan dezelfde vormregels naleven.

De uitnodiging gaat naar elke mede-eigenaar, dat wil zeggen naar elke persoon die stemrecht heeft voor een kavel. Twee situaties zorgen geregeld voor problemen.

De onlangs verkochte kavel. Zolang de syndicus de verkoop niet heeft geregistreerd, dreigt hij de vorige eigenaar uit te nodigen. Een nieuwe koper heeft er alle belang bij zich zelf bij de syndicus te melden en hem zijn adres te geven. Zie de fiche nieuwe mede-eigenaar worden.

De kavel in handen van meerdere personen. Onverdeeldheid, vruchtgebruik en blote eigendom: laat de syndicus schriftelijk weten wie de uitnodiging ontvangt en wie zal stemmen, zodat geen titularis vergeten wordt of een stem op de dag zelf betwist wordt.

Huurders en andere bewoners worden niet uitgenodigd, want zij stemmen niet. De syndicus moet hun wel de datum van de vergaderingen meedelen, zodat ze schriftelijk hun verzoeken of opmerkingen kunnen indienen (art. 3.89, § 5).

Minstens vijftien dagen, behalve bij dringendheid

Behalve bij dringendheid wordt de uitnodiging minstens vijftien dagen vóór de datum van de vergadering meegedeeld (art. 3.87, § 3). Dat is een minimum. Niets belet je om vroeger te versturen, en dat is zelfs aan te raden wanneer de agenda belangrijke werken bevat: de mede-eigenaars hebben dan de tijd om de offertes in te kijken en hun vragen te stellen.

De tekst zegt niet of de termijn loopt vanaf de verzending of vanaf de ontvangst. Onze lezing: redeneer alsof de termijn vanaf de ontvangst loopt, en voorzie een marge van enkele dagen, zeker als je via de post werkt. Een vermeden discussie is meer waard dan een gewonnen discussie.

Dringendheid laat toe de termijn in te korten, maar moet verantwoord zijn. Een actieve infiltratie, gevaar voor de veiligheid van de bewoners of een nakende administratieve deadline kunnen ze rechtvaardigen. De wens om een dossier voor de vakantie af te ronden, niet. Bij betwisting oordeelt de rechter of de dringendheid echt was.

Aangetekend of e-mail: welke vorm is geldig?

De basisregel is de aangetekende zending. Het Burgerlijk Wetboek aanvaardt een ander communicatiemiddel, typisch e-mail, voor de mede-eigenaars die dat individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard (art. 3.87, § 3).

De drie voorwaarden gelden samen. Een algemene clausule in het reglement van interne orde volstaat niet, want het akkoord moet individueel zijn. Een mede-eigenaar die de syndicus ooit eens vanaf zijn e-mailadres heeft geschreven, heeft evenmin uitdrukkelijk zijn akkoord gegeven.

Concreet zou de syndicus voor elke kavel moeten beschikken over een ondertekend document of een e-mail waarin de mede-eigenaar aanvaardt zijn uitnodigingen elektronisch te ontvangen op een precies adres. Hij bewaart het in het dossier van de mede-eigendom. Wie dat akkoord niet heeft gegeven, krijgt een aangetekende zending.

Welke vermeldingen moet een uitnodiging bevatten?

Artikel 3.87, § 3, legt op dat de uitnodiging de plaats, de datum en het uur van de vergadering vermeldt, en de agenda met de lijst van de punten die ter bespreking worden voorgelegd. Ze moet ook aangeven hoe de documenten over de agendapunten kunnen worden ingekeken.

Als de vergadering deelname op afstand voorstelt, moet de uitnodiging dat voorzien (art. 3.87, § 1). Vermeld dan hoe je verbinding maakt, hoe de deelnemers geïdentificeerd worden en hoe ze stemmen.

Hier is een stramien dat die vereisten afdekt, met enkele nuttige aanvullingen:

Herinner er bij de volmacht aan dat de lasthebberWoordenlijstPersoon, al dan niet lid van de algemene vergadering, die een mede-eigenaar op de vergadering vertegenwoordigt met een volmacht op naam. Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden, behalve in de uitzondering van 10 % van de stemmen, en de syndicus mag geen lasthebber van een mede-eigenaar zijn. Zie de woordenlijst bij naam moet worden aangeduid en dat de syndicus geen lasthebber mag zijn. De grenzen aan het aantal volmachten staan in de fiche stemregels en meerderheden.

Elk punt waarover gestemd wordt, moet zo worden opgesteld dat iedereen weet wat er beslist zal worden. ‘Aanstelling van de syndicus’ is te kort als er meerdere kandidaten zijn: vermeld ze en voeg hun offertes toe. Een punt ‘varia’ kan alleen dienen om informatie uit te wisselen, niet om te stemmen.

Je ontvangt de uitnodiging: wat je controleert

Neem bij ontvangst tien minuten om het stuk te controleren. Noteer de datum van ontvangst van de aangetekende zending of de e-mail en vergelijk ze met de datum van de vergadering. Kijk na of elk punt waarover je moet stemmen duidelijk geformuleerd is, en of de aangekondigde documenten echt toegankelijk zijn.

Ontbreekt er een offerte of lijkt een punt je vaag, schrijf dan vóór de vergadering naar de syndicus. Die stap heeft twee gevolgen: hij laat vaak toe de zaak recht te zetten, en hij toont bij een geschil aan dat je geprobeerd hebt je te informeren. Rechters houden rekening met die houding wanneer een mede-eigenaar zich achteraf beklaagt over een gebrek aan informatie.

Kun je de zitting niet bijwonen, bereid je volmacht dan op dat moment voor. Duid de persoon die je zal vertegenwoordigen bij naam aan en geef, als je dat wilt, je steminstructies punt per punt.

Ten slotte: als het quorum op de dag van de zitting niet wordt bereikt, komt er een tweede vergadering na een termijn van minstens vijftien dagen (art. 3.87, § 5). Daarvoor komt een nieuwe uitnodiging: lees ze met dezelfde aandacht.

Hoe laat je een punt aan de agenda toevoegen?

Een of meer mede-eigenaars, of de raad van mede-eigendom als er een is, kunnen de syndicus de punten meedelen die ze op de agenda willen zien. Voor de gewone vergadering neemt de syndicus de schriftelijke voorstellen op die hij minstens drie weken vóór de eerste dag van de periode in het reglement van interne orde heeft ontvangen (art. 3.87, § 4). Komt het verzoek later, dan wordt het punt naar de volgende vergadering verschoven.

Stel je verzoek op als een voorstel van beslissing. Voeg de nuttige stukken toe: offertes, foto's, een brief van de gemeente. Verstuur het via een middel dat de datum van ontvangst bewijst. Kijk na ontvangst van de uitnodiging na of je punt erin staat zoals je het gevraagd hebt.

Heeft de syndicus een regelmatig gevraagd punt geweerd? Je kunt hem er schriftelijk aan herinneren, de raad van mede-eigendom inschakelen, en zo nodig samen met andere mede-eigenaars een vergadering vragen of naar de rechter stappen. De fiche een beslissing van de AV aanvechten beschrijft de verhaalmiddelen. Voor de volledige kalender, zie een algemene vergadering organiseren en de pagina de algemene vergadering van de VME.