Reglement van interne orde: opstellen, wijzigen en tegenstelbaar maken aan je huurders

Een buur verhuist op zaterdagavond, een huurder laat zijn zakken in de inkomhal staan, en de algemene vergadering wil eens en voor altijd regels vastleggen. Of de syndicus stuurt je een ontwerp van reglement om te stemmen, en je vraagt je af wat hij echt kan opleggen. In beide gevallen gaat het om hetzelfde document: het reglement van interne orde, dat iedereen het RIO noemt.

Het is de gebruiksaanwijzing van de mede-eigendom. Waar de basisakte zegt wie wat bezit, zegt het RIO hoe de vereniging werkt en hoe je samenleeft: bijeenroeping van de algemene vergadering, aanstelling van de syndicus, uren voor verhuizingen, afval, fietsen in de inkomhal. Sinds de hervorming van 18 juni 2018, in werking getreden op 1 januari 2019, moet elk gebouw in mede-eigendom er een hebben, en het hoeft niet meer langs de notaris. Onze lezing: het is de nuttigste tekst van het gebouw in het dagelijkse leven, en vaak de minst verzorgde. Het vult de statuten aan die in de fiche basisakte en reglement van mede-eigendom beschreven staan, en past in het wettelijk kader van de mede-eigendom.

Het reglement van interne orde bevat verplicht drie rubrieken

Artikel 3.85, § 3, van het Burgerlijk Wetboek legt een minimale inhoud vast. Het RIO bevat ten minste:

1. de regels over de wijze van bijeenroeping, de werking en de bevoegdheden van de algemene vergaderingWoordenlijstBeslissingsorgaan van de vereniging van mede-eigenaars, waarvan elke eigenaar van een kavel deel uitmaakt. Iedereen beschikt er over een aantal stemmen dat overeenkomt met zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen. Zie de woordenlijst, en in voorkomend geval het door de algemene vergadering vastgelegde bedrag vanaf wanneer mededinging voor opdrachten en contracten verplicht is;
2. de wijze van benoeming van de syndicus, de omvang van zijn bevoegdheden, de duur van zijn mandaat en de nadere regels voor de hernieuwing ervan, de nadere regels voor een eventuele opzegging van zijn contract en de verplichtingen die volgen op het einde van zijn opdracht;
3. de jaarlijkse periode van vijftien dagen waarin de gewone algemene vergadering plaatsvindt.

“Er wordt een reglement van interne orde opgesteld bij onderhandse akte.”

Art. 3.85, § 3, BW

De derde rubriek heeft concrete gevolgen. De periode van vijftien dagen in het RIO bepaalt de uiterste datum waarop je je voorstellen aan de syndicus moet sturen: hij zet de schriftelijke voorstellen op de agenda die hij minstens drie weken voor de eerste dag van die periode ontvangen heeft (artikel 3.87, § 3). Een RIO dat vermeldt "de vergadering vindt plaats in mei" zonder de periode van vijftien dagen te preciseren, maakt die berekening onmogelijk.

Daar komen de bevoegdheden en verplichtingen van de commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst bij, die artikel 3.91 uitdrukkelijk naar het reglement van interne orde verwijst.

Welke leefregels kun je erin opnemen?

Naast dat minimum bevat het RIO de regels voor het samenleven. De voorbeelden die notarissen geven, spreken voor zich: geluidshinder, afvalbeheer, huisdieren, verhuizingen, het sluiten van het gebouw, het gebruik van gemeenschappelijke lokalen.

Er is een grens. Het RIO kan niet stilletjes wijzigen wat de statuten vastleggen. Kortetermijnverhuur verbieden, een uitsluitende woonbestemming opleggen of een kavel het gebruik van een tuin ontnemen raakt aan de rechten van de mede-eigenaars op hun privatieve delen of aan de bestemming van het gebouw. Dat soort regel hoort in de statuten, met de notariële akte en de bijzondere meerderheid die daarbij horen. Gestemd als gewoon artikel van het RIO stelt ze zich bloot aan een betwisting bij de rechter. Is dat bij jou het geval, dan raden we aan het artikel te schrappen in plaats van te gokken op de toepassing ervan: een regel die na maanden ruzie vernietigd wordt, laat meer sporen na dan een regel die nooit gestemd werd.

Nog een grens: de clausules die het Burgerlijk Wetboek voor niet geschreven houdt, zoals een clausule die een mede-eigenaar zou beletten het beheer van zijn kavel toe te vertrouwen aan wie hij wil (artikel 3.85, § 4).

Met welke meerderheid wijzig je het reglement van interne orde?

Het Burgerlijk Wetboek voorziet geen eigen bijzondere meerderheid voor het RIO. De algemene regel geldt dus: de beslissingen van de algemene vergadering worden genomen met volstrekte meerderheidWoordenlijstStandaardregel voor stemmingen in de algemene vergadering: meer dan de helft van de stemmen van de mede-eigenaars die aanwezig of vertegenwoordigd zijn op het moment van de stemming. Onthoudingen, ongeldige en blanco stemmen tellen niet als uitgebrachte stemmen. Zie de woordenlijst van de stemmen van de mede-eigenaars die op het moment van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn, tenzij de wet een bijzondere meerderheid vereist (artikel 3.87, § 8).

Die formule heeft een praktische draagwijdte. Raakt de voorgestelde wijziging in werkelijkheid aan een materie waarvoor de wet twee derde of vier vijfde vereist, zoals werken aan de gemeenschappelijke delen of het genot van de gemeenschappelijke delen, dan geldt die meerderheid, in welk document je de regel ook schrijft. De drempels staan in detail in de fiche stemregels en meerderheden.

De syndicus houdt het RIO bij

Wanneer de wet verandert, worden de strijdige bepalingen van het RIO van rechtswege vervangen door de wettelijke regel, want het hoofdstuk van het Burgerlijk Wetboek over de mede-eigendom is van dwingend recht (artikel 3.100). De syndicus past de tekst dan aan zonder op een stemming te wachten. Een mede-eigenaar die door een verouderde versie misleid werd, bijvoorbeeld over de termijnen voor de bijeenroeping, zou hem die tekortkoming kunnen verwijten.

En voor oudere gebouwen?

Voor 2019 stonden veel werkingsregels in het notariële reglement van mede-eigendom. Bij de hervorming werden de bepalingen die voortaan in het RIO moesten staan maar zich in het reglement van mede-eigendom bevonden, beschouwd als deel van het RIO. Ze kunnen dus zonder notaris gewijzigd worden.

Geldt het RIO ook voor huurders?

Ja, maar niet automatisch. Artikel 3.93, § 5, maakt een onderscheid tussen twee situaties.

De bepalingen van het RIO en de beslissingen van de algemene vergadering binden rechtstreeks iedereen die een zakelijk of persoonlijk recht op een kavel heeft en op het moment van de aanneming ervan stemrecht had of uitoefende. Een mede-eigenaar kan dus niet beweren een regel niet te kennen die gestemd werd terwijl hij lid van de algemene vergadering was.

Voor de anderen, met name huurders, verloopt de tegenstelbaarheid via een mededeling:

Concreet is het gevolg voor een verhuurder eenvoudig: voeg het RIO bij de huurovereenkomst, en bezorg elke beslissing die de bewoning raakt binnen de termijn. Zonder die mededeling kan de regel niet tegen je huurder worden ingeroepen, terwijl jij als mede-eigenaar wel gebonden blijft.

Waar moet het RIO zich bevinden?

Het RIO wordt neergelegd op de zetel van de vereniging van mede-eigenaars, die zich in het gebouw bevindt. Iedere belanghebbende kan het ter plaatse en kosteloos inzien (artikel 3.93, § 3). Hetzelfde geldt voor het register van de beslissingen van de algemene vergadering.

Een uittreksel in de inkomhal ophangen is een goede gewoonte voor de leefregels, maar vervangt noch de neerlegging noch de mededeling aan de bewoners. Voor een mede-eigendom in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest denk je ook aan de Franstalige bewoners: elke mede-eigenaar kan een vertaling verkrijgen van de documenten die van de vereniging uitgaan, in een van de talen van het gewest, op kosten van de vereniging (artikel 3.96).

Leeft een buur het RIO niet na, begin dan bij de syndicus, die belast is met het laten uitvoeren van de beslissingen van de algemene vergadering. De volgende stappen, van verzoening tot vrederechter, staan in de fiches rechten en plichten van mede-eigenaars en vrederechter en geschillen in de mede-eigendom.