Vrijwillige syndicus: heeft gratis een prijs?

Het aanbod van de professionele syndicus is net voorgelezen op de algemene vergadering. Iemand maakt hardop de rekensom, een ander stelt voor: “Als een van ons het doet, besparen we dat allemaal.” Iedereen knikt. De stemming lijkt eenvoudig.

Het idee klopt maar half. Een mandaat om niet schrapt het ereloon. Het schrapt niet de verzekering, niet de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen, niet de boekhouding die het Burgerlijk Wetboek van elke syndicus eist, en niet de bestede tijd. Deze blogpost herhaalt de pagina vrijwillige syndicus niet, die uitlegt wie het mag doen en hoe je hem aanstelt. Hij maakt de rekening: wat verdwijnt, wat blijft, wie betaalt. En hij zegt wat wij ervan denken.

Gratis schrapt het ereloon, niet de kosten

Beginnen we met wat echt verdwijnt. Het Burgerlijk Wetboek kent maar één syndicus, professioneel of niet, en eist een schriftelijke overeenkomst die de relatie met de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst regelt, vergoeding inbegrepen (art. 3.89, § 1). Hetzelfde artikel spreekt uitdrukkelijk over een “mandaat om niet” (art. 3.89, § 5, 8°). De brochure over de mede-eigendom van de FOD Justitie bevestigt het in één zin: de functie van syndicus kan kosteloos worden uitgeoefend.

Als het mandaat kosteloos is, valt de lijn van het ereloon op nul. Btw inbegrepen, en dat detail weegt: een professional factureert zijn ereloon met 21 % btw, die de VME in principe niet terugkrijgt. De brutobesparing komt dus overeen met het bedrag inclusief btw van het aanbod dat je zou hebben getekend.

Hoeveel, concreet? We geven geen gemiddelde, en we raden je aan op je hoede te zijn voor de gemiddelden die circuleren. Het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars herinnert eraan dat er voor zijn leden geen aanbevolen of verplichte tarieven bestaan. Het enige cijfer dat zin heeft, is dat van de offertes die je voor je gebouw hebt gekregen, omgerekend naar een totale jaarlijkse kost. Hoe je daar komt, staat op de pagina tarieven syndicus.

Tot daar de winst. De rest van de redenering gaat over wat de kosteloosheid niet raakt. De taken verdwijnen niet met het ereloon: ze veranderen van handen. En sommige kosten duiken op in de begroting van de VME op plaatsen waar niemand ze zag.

Welke kosten blijven ten laste van de VME?

Hier is ons overzicht, post per post. De prijzen van de tools zijn publieke tarieven, opgenomen op 25.09.2026 op de websites van de uitgevers. Als er geen bedrag publiek is, schrijven we dat liever dan een vork te verzinnen. De post die het vaakst vergeten wordt, is de verzekering: elke syndicus moet een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten die zijn opdracht dekt, en bij een mandaat om niet wordt die door de VME betaald (art. 3.89, § 5, 8°).

Twee vaststellingen springen in het oog.

De eerste: de helft van de lijnen is “niet in cijfers te vatten”. Dat is geen leemte in de tabel, het is het resultaat. Niemand kan je vooraf de kost van een vrijwillig beheer aankondigen, omdat die afhangt van je verzekeringspolis, je gebouw en de vrijwilliger.

De tweede: de tools kosten weinig, op voorwaarde dat je de omrekening maakt. Nemen we een fictief voorbeeld, opgebouwd ter illustratie: een gebouw van acht appartementen in Mechelen. Bij Syndic24 komt de formule Particulier op 2 € × 8 kavels × 12 maanden, of 192 € incl. btw per jaar, kelders en parkeerplaatsen volgens de uitgever niet aangerekend. Bij Konvivio is de prijs per gebouw: 15 € × 12 maanden, of 180 € excl. btw per jaar, ongeacht het aantal kavels. Bij SyndicIA geeft 3 € × 8 × 12 een totaal van 288 € per jaar, zonder dat de btw vermeld wordt. Onze gedetailleerde vergelijkingen van de tools staan in de selectie software voor de vrijwillige syndicus.

Laat, voordat je tot een besparing besluit, minstens deze lijnen voor je gebouw becijferen:

• de jaarpremie van een aansprakelijkheidsverzekering voor de syndicus, op offerte;
• het tarief van het ondernemingsloket voor de inschrijving van het mandaat in de KBOWoordenlijstFederaal register van de in België geregistreerde entiteiten, beheerd door de FOD Economie. De vereniging van mede-eigenaars heeft er een ondernemingsnummer, dat op al haar documenten moet staan, en de syndicus moet er ingeschreven zijn. Zie de woordenlijst;
• de gekozen tool, omgerekend naar een jaarlijkse kost voor je aantal kavels;
• de eventuele hulp van een boekhouder of een expert, minstens voor de eerste jaarafsluiting;
• de vergoeding die de algemene vergadering bereid zou zijn te stemmen, ook als die vandaag nul is.

Wat betaalt de vrijwillige syndicus uit eigen zak?

De tabel toont alleen het geld van de VME. Een ander deel van de rekening betaalt de vrijwilliger, in uren en in risico.

Eerst de uren. Binnen acht dagen na zijn aanstelling hangt de syndicus aan de ingang van het gebouw een uittreksel op dat zijn identiteit vermeldt (art. 3.89, § 2). Hij laat zijn mandaat inschrijven in de KBO, opent aparte rekeningen voor het werkkapitaal en het reservekapitaal op naam van de VME, en bereidt elk jaar de begrotingen voor. Als een kavel verkocht wordt, antwoordt hij de notaris binnen dertig dagen. Aan het einde van het mandaat bezorgt hij zijn opvolger het volledige dossier binnen dezelfde termijn. Een vrijwilliger ontsnapt aan geen enkele van die verplichtingen.

Dan het risico. Het Burgerlijk Wetboek is duidelijk: “De syndicus is als enige aansprakelijk voor zijn beheer” (art. 3.89, § 6). Je laten helpen door een boekhouder of een tool draagt die verantwoordelijkheid niet over. Een gemiste termijn, een schadegeval dat niet werd aangegeven, fondsen die slecht gescheiden zijn: het kan zich tegen hem keren. De verplichte verzekering dekt dat risico binnen de grenzen van de polis, vandaar het belang om die te lezen voordat je tekent.

Blijft de vergoeding. Het gebeurt dat de algemene vergadering de syndicus die er zijn avonden in steekt, wil vergoeden. Dat mag, op voorwaarde dat het bedrag in de schriftelijke overeenkomst staat en door de algemene vergadering gestemd wordt, zonder dat de syndicus deelneemt aan de stemming over zijn eigen opdracht (art. 3.87). Twee gevolgen worden vaak vergeten. Een vergoeding voor de bestede tijd is een inkomen voor wie ze ontvangt, met een fiscale en sociale behandeling die afhangt van zijn situatie. En zodra het mandaat niet meer kosteloos is, zegt de wet niet meer wie de verzekering betaalt. Die keuzes worden uitgewerkt op de pagina vergoeding van de vrijwillige syndicus.

Het ernstige bezwaar: in een klein gebouw is de besparing echt

Het zou oneerlijk zijn om hier te stoppen. Het sterkste bezwaar tegen onze stelling past in één zin: in een klein gebouw zijn de overblijvende kosten bescheiden en zijn de verplichtingen beheersbaar.

Het steunt op feiten. Een deel van het werk van een professionele syndicus hangt niet af van het aantal kavels: rekeningen, algemene vergadering, verzekeringen, contracten. In een gebouw met enkele kavels wordt die basis over weinig mede-eigenaars verdeeld, en de prijs per kavel ligt er vaak hoger dan in een grote mede-eigendom. Juist daar is de besparing van een mandaat om niet het best zichtbaar.

Ook de boekhoudkundige verplichtingen worden lichter onder de drempel. Een mede-eigendom van minder dan twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, mag een vereenvoudigde boekhouding voeren. Die moet toch de ontvangsten en uitgaven tonen, de thesaurie, het bedrag van elk fonds en de vorderingen en schulden van de mede-eigenaars. Dat is veeleisend, maar haalbaar voor een zorgvuldige mede-eigenaar, zeker met een tool.

En de tools ruïneren, precies, niemand. Syndic24 publiceert het voorbeeld van een kleine mede-eigendom met drie appartementen: 6 € incl. btw per maand, of 72 € per jaar. OpenACP biedt een gratis formule. In een gebouw van drie tot zes kavels, zonder lift of collectieve verwarming, zonder grote werf in zicht, heeft gratis wel degelijk een prijs, maar die is klein tegenover het professionele aanbod dat je voor je hebt.

We geven het ronduit toe: in dat geval wint het bezwaar op financieel vlak.

Waar ligt de grens tussen beide?

Geen enkele wettelijke regel legt een maximale omvang vast voor een vrijwillige syndicus. De grens trek je dus gebouw per gebouw, met drie criteria.

Eerst de grootte. Vanaf twintig kavels, zonder kelders, garages en parkeerplaatsen, veranderen twee dingen tegelijk: de dubbele boekhouding volgens het MARWoordenlijstRekeningenstelsel dat verenigingen van mede-eigenaars met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, moeten volgen. Het werd voor de VME's vastgelegd bij het koninklijk besluit van 12 juli 2012. Zie de woordenlijst dat het koninklijk besluit van 12 juli 2012 vastlegt, wordt verplicht, en er moet een raad van mede-eigendom worden opgericht. Het is geen muur, maar het is wel een trede.

Dan de activiteit. Een lift, een collectieve verwarming, een gevel die gerenoveerd moet worden, frequente verkopen of onbetaalde lasten vermenigvuldigen de contracten, de offertes, de schadegevallen en de antwoorden aan notarissen. In een actief gebouw blijven de zichtbare kosten ongeveer dezelfde; het is de tijd van de vrijwilliger die explodeert.

Ten slotte de vrijwilliger. Heeft hij drie jaar lang, de maximale duur van een mandaat, vrije avonden? Voelt hij zich thuis bij rekeningen die “op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze” moeten worden gevoerd (art. 3.89, § 5, 15°)? Kan iemand hem vervangen als hij verhuist? Zal een commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst, elk jaar aangesteld door de algemene vergadering, zijn werk echt controleren?

Onze lezing is de volgende. Onder twintig kavels, in een rustig gebouw, met een beschikbare kandidaat en een aangeduide vervanger, raden we het vrijwillige mandaat aan: de besparing is echt en de verplichtingen blijven op mensenmaat. Boven twintig kavels, of met een zwaar werkenprogramma, raden we af om eraan te beginnen zonder budget voor begeleiding. De besparing bestaat op papier, maar de kost verschuift naar één mede-eigenaar, die alleen de verantwoordelijkheid voor het beheer draagt. Als niemand aan de derde voorwaarde voldoet, stelt de vraag zich niet eens.

Ons standpunt

Gratis heeft een prijs, en die is bijna nooit nul. Voor een klein gebouw zonder voorgeschiedenis beperkt hij zich tot enkele lijnen in de begroting en goed bestede uren. Voor een groot, actief gebouw betaal je hem in tijd, in risico en vaak in hulp van buitenaf.

De fout is niet om voor een vrijwillige syndicus te kiezen. De fout is om hem te stemmen met de woorden “dat zal niets kosten”. Leg de algemene vergadering liever een volledige begroting voor: de verzekering, de inschrijving in de KBO, de tool, de controle van de rekeningen, een eventuele vergoeding. Als het totaal duidelijk onder het professionele aanbod blijft, en de vrijwilliger houdt stand, dan heb je je antwoord. Zo niet, dan heb je het ook.