Tarieven van een syndicus in België: de offertes die je krijgt beoordelen

Het mandaat van de syndicus loopt af, de raad van mede-eigendom heeft offertes gevraagd, en de antwoorden liggen op tafel. Voor hetzelfde gebouw vraagt de ene een forfait dat twee keer zo hoog is als dat van de andere. Welke zit juist? Wat zijn de tarieven van een syndicus in België nu eigenlijk?

Eerst wat het vaakst verrast: er bestaat geen barema. Het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) wijst erop dat er geen aanbevolen of verplichte tarieven bestaan en dat elke professional zijn vergoeding vrij bepaalt. Een verschil van enkel tot dubbel tussen twee offertes is op zich dus niet abnormaal. Wat telt, is wat elke prijs dekt, en wat hij erbuiten laat.

Ons advies: vertrek niet van een prijs per kavel die je ergens anders zag, vertrek van je gebouw. Een tarief zonder beschrijving van de prestaties vertelt je niet wat je op het einde van het jaar zult betalen. De factoren hieronder verklaren het grootste deel van de verschillen, en het laatste deel geeft een methode om de offertes te sorteren. Hoe je een contract clausule per clausule leest en heronderhandelt, staat in de fiche over de erelonen van de syndicus.

Waarom kunnen twee offertes voor hetzelfde gebouw van enkel tot dubbel gaan?

Omdat de prijs van een syndicus altijd uit twee delen bestaat, en de offertes de grens niet op dezelfde plaats trekken. De wet regelt de vorm, niet het bedrag: het contract is verplicht schriftelijk en bevat de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de bijkomende prestaties met hun vergoeding (artikel 3.89, § 1, van het Burgerlijk Wetboek).

Het forfait vergoedt het dagelijkse beheer: boekhouding, provisieoproepen, betalingen, gewone algemene vergadering, opvolging van de contracten. Het wordt vaak per kavel uitgedrukt, soms per gebouw, maandelijks of jaarlijks.

De bijkomende prestaties vergoeden al de rest, volgens een uurtarief, een prijs per handeling of een percentage op werken. Een prestatie die niet in het contract staat, kan niet vergoed worden zonder beslissing van de algemene vergadering.

Een laag forfait dat veel taken naar bijkomende prestaties doorschuift, kan dus op het einde van het jaar meer kosten dan een hoog forfait dat bijna alles bevat. De enige betrouwbare maatstaf is de totale jaarkost, btw inbegrepen, berekend op de werkelijke activiteit van je gebouw.

De factoren die de prijs doen stijgen of dalen

De grootte van de mede-eigendom

Een deel van het werk is vast, ongeacht het aantal kavels: de boekhouding voeren volgens het rekeningenstelsel dat de wet voorschrijft, de begroting voorbereiden, de algemene vergadering bijeenroepen en leiden, de verzekering van het gebouw beheren. In een klein gebouw wordt die basis over weinig mede-eigenaars verdeeld. De prijs per kavel ligt er dus vaak hoger dan in een grote mede-eigendom, ook al blijft het totaalbedrag lager.

Ook de aard van de kavels speelt mee. Kelders of parkeerplaatsen die als afzonderlijke kavels tellen, vragen niet hetzelfde werk als een appartement, en een contract dat voor alle kavels dezelfde prijs hanteert, verdient een gesprek.

De voorzieningen van het gebouw

Elke gemeenschappelijke voorziening brengt contracten om op te volgen, verplichte keuringen, pannes en leveranciers om aan te manen.

De leeftijd en de staat van het gebouw

Een oud gebouw, met een gevel, dak of installaties die gerenoveerd moeten worden, brengt buitengewone algemene vergaderingen mee, offertes om te vergelijken en werven om op te volgen. Die opdrachten worden vaak buiten het forfait gefactureerd. Een recent gebouw, nog gedekt door de waarborgen van de promotor, vraagt andere ingrepen, zoals de opvolging van de oplevering van de gemeenschappelijke delen en de opmerkingen.

Hoe actief de mede-eigendom is

Aantal verkopen van kavels, frequentie van schadegevallen, een lopend geschil, mede-eigenaars met betalingsachterstand: dat alles weegt op de werklast. Een mede-eigendom waar de achterstallen oplopen, kost meer om te beheren, en de invorderingskosten moeten in principe gedragen worden door de mede-eigenaar die in gebreke blijft, zoals de fiche mede-eigenaar betaalt niet uitlegt.

Het gevraagde serviceniveau

Aanwezigheid van de beheerder op de vergaderingen van de raad van mede-eigendom, bereikbaarheid buiten de kantooruren, geregelde bezoeken aan het gebouw, een onlineplatform met documenten, een driemaandelijks financieel verslag: elke eis heeft een prijs. Je becijfert ze beter in de offerteaanvraag dan dat je ze ontdekt als bijkomende prestaties.

De staat van het overgedragen dossier

Een mede-eigendom overnemen waarvan de rekeningen onvolledig zijn, de notulen onvindbaar of het reservekapitaalWoordenlijstSom van de periodieke inbrengen voor niet-periodieke uitgaven, zoals de vernieuwing van de verwarming of de lift. Het is verplicht uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering, met een jaarlijkse bijdrage van minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij de algemene vergadering met vier vijfde van de stemmen anders beslist. Zie de woordenlijst slecht opgevolgd, betekent werk om alles op orde te zetten. Sommige syndici rekenen dat apart aan bij de overname. Stel de vraag voor je tekent.

De duur en de voorwaarden van het mandaat

Het mandaat mag niet langer duren dan drie jaar, en de hernieuwing vraagt een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering; het loutere feit dat het niet hernieuwd wordt, geeft geen recht op een vergoeding (artikel 3.89, § 1, van het Burgerlijk Wetboek). Een syndicus die weet dat zijn mandaat opnieuw op het spel komt te staan, heeft er belang bij een houdbare prijs voor te stellen.

Wees daarentegen op je hoede voor een laag tarief dat gekoppeld is aan bijkomende verbintenissen, bijvoorbeeld het exclusief inschakelen van bepaalde leveranciers. De deontologische code van het BIV herinnert eraan dat de syndicus alleen van zijn opdrachtgever erelonen of voordelen mag ontvangen, en elk contract tussen de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst en de syndicus of zijn naasten vereist de voorafgaande toestemming van de algemene vergadering.

De btw en de indexering: twee lijnen om niet te vergeten

Een professionele syndicus factureert zijn erelonen met btw. Omdat de vereniging van mede-eigenaars die in principe niet kan recupereren, is het bedrag inclusief btw wat op je lasten weegt. Het BIV beveelt vastgoedmakelaars trouwens aan hun tarieven inclusief btw te vermelden, schriftelijk en leesbaar. Een offerte exclusief btw naast een offerte inclusief btw vertekent de vergelijking met 21 %.

De contracten voorzien doorgaans ook een jaarlijkse indexering. Over een mandaat dat drie jaar kan duren, verandert de indexeringsformule de uiteindelijke kost. Vraag ze zwart op wit.

Is een offerte te duur of te laag?

Zonder publiek barema blijft het stevigste referentiepunt de vergelijking van meerdere offertes die op eenzelfde beschrijving van het gebouw zijn opgemaakt. Zo sorteren wij.

1. Een zeer laag forfait met een lange lijst bijkomende prestaties kondigt een eindfactuur aan die hoger uitvalt dan verwacht. Becijfer je typejaar voor je besluit.
2. Een hoog forfait dat veel bevat kan in een actief gebouw goedkoper uitvallen. Controleer precies wat inbegrepen is.
3. Een offerte zonder lijst van bijkomende prestaties voldoet niet aan de vereiste van het Burgerlijk Wetboek. Vraag een volledig contract voor je iets beslist.
4. Een prijs die duidelijk lager ligt dan de andere verdient twee vragen: hoeveel gebouwen volgt elke beheerder op, en is de syndicus ingeschreven bij het BIV?

Past na die vergelijking geen enkele professionele offerte bij je gebouw, dan bestaan er andere formules, van de vrijwillige syndicus tot het alternatief voor een professionele syndicus. Volg voor de vergelijking en de onderhandeling de methode uit de fiche over de erelonen van de syndicus. De vereisten voor het voeren van de rekeningen die een deel van het forfait verantwoorden, staan in de fiche over de boekhouding van de VME, en alle posten van de begroting op de pagina kosten van de mede-eigendom.