Reservekapitaal en werkkapitaal van de VME: waar je geld naartoe gaat, en wat er bij verkoop mee gebeurt

Op je provisieoproep komen twee lijnen terug: een provisie voor het werkkapitaal en een bijdrage aan het reservekapitaal van de VME. Of je bereidt de verkoop van je appartement voor, de koper vraagt hoeveel er in die fondsen zit, en jij vraagt je af wat je ervan terugkrijgt. In beide gevallen rijst dezelfde vraag: waar gaat dat geld naartoe, en van wie is het?

In een Belgische mede-eigendom vormt het geld van de mede-eigenaars niet één pot. Het Burgerlijk Wetboek onderscheidt het werkkapitaalWoordenlijstSom van de voorschotten die de mede-eigenaars als provisie betalen voor de periodieke uitgaven, zoals de verwarming en verlichting van de gemeenschappelijke delen of de beheerskosten. Het staat op een aparte rekening op naam van de vereniging. Zie de woordenlijst, dat het dagelijkse leven van het gebouw betaalt, en het reservekapitaalWoordenlijstSom van de periodieke inbrengen voor niet-periodieke uitgaven, zoals de vernieuwing van de verwarming of de lift. Het is verplicht uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering, met een jaarlijkse bijdrage van minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij de algemene vergadering met vier vijfde van de stemmen anders beslist. Zie de woordenlijst, dat de grote uitgaven voorbereidt (art. 3.86, § 3). Wie ze door elkaar haalt, leest de rekeningen verkeerd en veroorzaakt misverstanden bij een verkoop. Die regels gelden op dezelfde manier in Vlaanderen, Brussel en Wallonië.

Reservekapitaal of werkkapitaal van de VME: wat is het verschil?

Het verschil zit in de aard van de uitgaven. Het werkkapitaal dekt de periodieke uitgaven, die elk jaar terugkomen. Het reservekapitaal wordt gespijsd met periodieke bijdragen, maar het dient voor uitgaven die niet regelmatig terugkomen.

Beide fondsen behoren toe aan de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst, niet aan de syndicus en niet aan de mede-eigenaars individueel. Elk fonds moet op een aparte rekening staan die op naam van de VME is geopend.

Hoe leg je het bedrag van het werkkapitaal vast?

De wet geeft geen enkel cijfer. De algemene vergadering beslist, en gebouwen pakken het op twee manieren aan.

In het eerste model is het werkkapitaal een permanent voorschot: elke kavel stort één keer een bedrag, bij zijn intrede in de mede-eigendom, en dat bedrag blijft verworven zolang de mede-eigenaar eigenaar is. De uitgaven worden daarna gedekt door provisies die volgens de begroting worden opgevraagd. Het voorschot dient als buffer voor de thesaurie wanneer een factuur binnenkomt voordat de provisies geïnd zijn.

In het tweede model verwijst de term “werkkapitaal” rechtstreeks naar de periodieke provisies die worden opgevraagd op basis van de begroting, en daarna worden geregulariseerd door de jaarlijkse afrekening.

Om een permanent voorschot te dimensioneren, denk je in termen van thesaurie. Kijk naar de maanden waarin de grote facturen vallen (verzekeringspremie, jaarlijkse gasfactuur, liftcontract) en naar de tijd tussen die facturen en de data waarop de provisies worden opgevraagd. Het voorschot moet die dip opvangen zonder dat de syndicus iedereen moet aanmanen. Een te mager fonds leidt vaak tot laattijdige betalingen aan leveranciers zodra één mede-eigenaar te laat betaalt; de pagina mede-eigenaar betaalt niet behandelt dat geval.

Is het reservekapitaal echt verplicht?

Ja, tenzij de algemene vergadering anders beslist. Artikel 3.86, § 3, legt drie regels vast.

Een termijn van vijf jaar na de voorlopige oplevering

De VME moet het reservekapitaal aanleggen uiterlijk na afloop van een periode van vijf jaar na de datum van de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen van het gebouw. In een nieuw gebouw kunnen de eerste jaren dus zonder reserve verlopen; daarna wordt ze verplicht.

Een minimale bijdrage van 5 %

De jaarlijkse bijdrage mag niet lager zijn dan 5 % van het geheel van de gewone gemeenschappelijke lastenWoordenlijstPeriodieke uitgaven van de mede-eigendom, in tegenstelling tot de niet-periodieke uitgaven die het reservekapitaal dekt. Hun totaal over het vorige boekjaar is de basis voor de minimale bijdrage van 5 % aan het verplichte reservekapitaal. Zie de woordenlijst van het vorige boekjaar. Als die lasten 40.000 euro bedroegen, moet het gebouw het jaar daarna minstens 2.000 euro in de reserve storten. Elke kavel draagt daarvan zijn deel volgens de verdelingscriteria van de statuten.

Een mogelijke vrijstelling met vier vijfde

De VME kan met een meerderheid van vier vijfde van de stemmen beslissen dit verplichte reservekapitaal niet aan te leggen. Er is geen automatische uitzondering die aan het aantal kavels gekoppeld is.

Een vrijstelling is niet zonder gevolgen. Zonder reserve wordt een onvoorziene werf gefinancierd met een uitzonderlijke provisieoproep, soms zwaar voor mede-eigenaars met een bescheiden inkomen. Ze kan ook doorwegen bij een verkoop: de koper en zijn notaris kijken naar de stand van het reservekapitaal om in te schatten welke oproepen er nog komen.

Onze lezing: een vrijstelling is te verdedigen in een gebouw dat al een duidelijk plan heeft om zijn grote werken te financieren. Zonder dat plan raden we af om ze te stemmen. Als bij jou een vrijstelling wordt voorgesteld, vraag dan in de vergadering hoe de mede-eigendom de volgende vervanging van de verwarmingsketel of het dak zal betalen.

Wie beslist om het geld van de fondsen te gebruiken?

De fondsen dienen om de beslissingen van de algemene vergadering uit te voeren. De syndicus betaalt de lopende uitgaven die in de begroting staan met de provisies en het werkkapitaal. Voor het reservekapitaal hangt de uitgave in principe samen met werken of aankopen die de algemene vergadering met de vereiste meerderheid heeft beslist; de pagina werken in de mede-eigendom zet die meerderheden op een rij.

Een voorbeeld helpt om in te schatten wat er op het spel staat. De algemene vergadering beslist de collectieve verwarmingsketel te vervangen voor 60.000 euro. Het reservekapitaal bevat 25.000 euro. Als de algemene vergadering beslist het volledig te gebruiken, moet er nog 35.000 euro worden gefinancierd met een provisieoproep, verdeeld volgens de criteria van de statuten. Een kavel met 80/1.000 van de aandelen krijgt dan een oproep van 2.800 euro. Zonder reserve had diezelfde kavel in één keer 4.800 euro moeten storten.

Vraag de syndicus dus vóór de stemming drie cijfers: het saldo van de rekening van het reservekapitaal op de datum van de vergadering, de bedragen die al op dat fonds zijn vastgelegd door eerdere beslissingen, en de jaarlijkse bijdrage die voor de volgende boekjaren gepland is.

Wat de boekhouding betreft, heeft elk fonds zijn eigen bankrekening en zijn eigen rekeningen in het rekeningenstelsel. Dankzij die afzonderlijke opvolging kan de commissaris van de rekeningen nagaan of er geen geld uit de reserve is gehaald om lopende uitgaven te betalen.

Wat gebeurt er met de fondsen bij de verkoop van een kavel?

Daar komen vaak de verrassingen, op het moment van het compromis. Artikel 3.94 van het Burgerlijk Wetboek regelt de overdracht van een kavel, en voor de fondsen gelden twee regels.

1. Voor het werkkapitaal heeft de uittredende mede-eigenaar een schuldvordering op de VME voor het deel van zijn aandeel dat overeenstemt met de periode waarin hij de gemeenschappelijke delen niet meer daadwerkelijk gebruikt. De syndicus maakt de afrekening op. De koper wordt gevraagd zijn eigen deel samen te stellen.
2. Voor het reservekapitaal blijft het aandeel van de verkoper eigendom van de VME. De verkoper krijgt het niet terug van de syndicus.

Niets belet verkoper en koper om in het compromis te bepalen dat de koper de verkoper zijn aandeel in het reservekapitaal terugbetaalt. Notaris.be wijst erop: zonder clausule in die zin verliest de verkoper dat bedrag. Die regeling wordt tussen de partijen bij de verkoop getroffen en gaat de VME niet aan.

Nog vóór het compromis moet de verkoper of zijn tussenpersoon de koper een reeks inlichtingen over de mede-eigendom bezorgen, waaronder het bedrag van het werkkapitaal en van het reservekapitaal (art. 3.94, § 1). Welke stukken je moet verzamelen, lees je op de pagina documenten bij verkoop. Voor de plaats van deze fondsen in het geheel van de financiën van het gebouw vertrek je opnieuw van de pagina kosten van de mede-eigendom.