Aansprakelijkheid van de syndicus: de fout bewijzen en schadevergoeding krijgen

Een reservekapitaal op de persoonlijke rekening van de syndicus, een lek in het dak waar wekenlang niemand op reageert, een dossier dat nooit bij de opvolger aankomt: al die situaties stellen dezelfde vraag, die van de aansprakelijkheid van de syndicus. De syndicus handelt voor de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst. Begaat hij een fout in die opdracht, dan moet hij daarvoor instaan.

Als dat bij jou het geval is, komt de woede snel, en de verleiding om een proces aan te kondigen ook. Onthoud vooral dit: een aansprakelijkstelling win je met stukken, niet met dreigementen. Hieronder lees je tegenover wie de syndicus aansprakelijk is, welke wettelijke verplichtingen als maatstaf dienen om een fout te beoordelen, wat de verplichte verzekering verandert, en hoe de vereniging kan optreden. Dat alles geldt voor de professionele syndicus en voor de mede-eigenaar die zijn gebouw vrijwillig beheert.

De syndicus is alleen verantwoordelijk voor zijn beheer

Het Burgerlijk Wetboek stelt het principe zonder omwegen:

“De syndicus is als enige aansprakelijk voor zijn beheer; hij kan zijn bevoegdheid niet overdragen dan met de toestemming van de algemene vergadering en slechts voor een beperkte duur of voor welomschreven doeleinden.”

Art. 3.89, § 6, BW

Daar volgen twee praktische gevolgen uit. Ten eerste kan de syndicus zich niet verschuilen achter een medewerker, een externe boekhouder of een familielid dat hem helpt: hij staat in voor het beheer. Ten tweede heeft hij, als hij echt een deel van zijn opdracht aan iemand anders wil toevertrouwen, een beslissing van de algemene vergadering nodig, beperkt in de tijd of in het voorwerp.

Een raad van mede-eigendomWoordenlijstOrgaan dat bestaat uit mede-eigenaars en verplicht is in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. De raad ziet erop toe dat de syndicus zijn taken goed uitvoert. Zie de woordenlijst verdunt die aansprakelijkheid niet. De raad is verplicht in gebouwen met minstens twintig kavels (kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend) en ziet toe op de goede uitvoering van de opdrachten van de syndicus (art. 3.90). Hij controleert, hij beheert niet.

Tegenover wie is de syndicus aansprakelijk?

De brochure van de FOD Justitie vat de situatie samen in twee luiken: de syndicus is contractueel aansprakelijk voor zijn fouten tegenover de vereniging van mede-eigenaars, en hij heeft een buitencontractuele aansprakelijkheid tegenover derden.

Tegenover de vereniging van mede-eigenaars

De syndicus is aan de vereniging gebonden door een schriftelijke overeenkomst, die de wet verplicht maakt (art. 3.89, § 1). Voert hij zijn opdrachten niet correct uit en lijdt de vereniging schade, dan kan ze van hem schadevergoeding eisen. De overeenkomst is niet met elke mede-eigenaar gesloten: het is dus in principe de vereniging die optreedt, op beslissing van de algemene vergadering.

Tegenover derden

Een aannemer, een buur, een huurder of een leverancier kan schade lijden die verband houdt met het beheer van het gebouw. Omdat de syndicus de vereniging vertegenwoordigt, binden de handelingen die hij binnen de grenzen van zijn mandaat stelt, de vereniging. De brochure van de notarissen onderstreept het: omdat de syndicus de vereniging vertegenwoordigt, zijn het de mede-eigenaars die tegenover derden blootgesteld zijn. De vereniging kan zich daarna tegen de syndicus keren als de fout de zijne is.

Tegenover één mede-eigenaar in het bijzonder

Een mede-eigenaar is geen partij bij de syndicusovereenkomst. Meent hij persoonlijke schade te hebben geleden, los van die van de vereniging, dan hangt de te volgen weg af van de feiten. Laat de situatie analyseren voor je kosten maakt.

Welke fouten maken de syndicus aansprakelijk?

Het vertrekpunt is de lijst van wettelijke opdrachten van artikel 3.89, § 5, van het Burgerlijk Wetboek, aangevuld met de overeenkomst en met het reglement van interne orde. Een wettelijke opdracht die niet of slecht wordt uitgevoerd, is het klassieke terrein van een aansprakelijkstelling. Het detail van die opdrachten staat in de fiche rol en taken van de syndicus.

We overlopen de vaakst voorkomende tekortkomingen, in de volgorde waarin ze meestal aan het licht komen.

Het meest zichtbare signaal is vaak een beslissing die dode letter is gebleven: goedgekeurde werken die nooit besteld zijn, terwijl de syndicus de beslissingen van de algemene vergadering moet uitvoeren (art. 3.89, § 5, 1°). Daarna komt het stilzitten bij een probleem dat niet kan wachten, zoals een infiltratie die ondanks meerdere meldingen niet wordt aangepakt. Dan is de verplichting om bewarende maatregelen te nemen in het geding (art. 3.89, § 5, 2°).

Het geld levert de zwaarste fouten op. Vermengde gelden, of een rekening op naam van de syndicus, gaan in tegen de verplichting om de gelden te plaatsen op rekeningen op naam van de vereniging, met een aparte rekening voor het werkkapitaal en een voor het reservekapitaal (art. 3.89, § 5, 3°, en art. 3.86, § 3). Een afrekening die niet met de uittreksels te rijmen valt, verraadt rekeningen die niet duidelijk, nauwkeurig en gedetailleerd zijn (art. 3.89, § 5, 15°). Een uitnodiging zonder enige begroting schiet tekort aan de verplichting om de begrotingen voor te bereiden (art. 3.89, § 5, 16°).

De aankopen vormen een ander terrein. Eén enkele offerte boven de goedgekeurde drempel miskent de verplichting om meerdere offertes op basis van een lastenboek voor te leggen wanneer mededinging verplicht is (art. 3.89, § 5, 11°). Een onderhoudscontract met een vennootschap die met de syndicus verbonden is, zonder voorafgaande toestemming van de vergadering, schendt de regel over overeenkomsten met hemzelf of zijn naasten (art. 3.89, § 5, 13°).

Blijven de verzekering en het einde van het mandaat. Is er geen enkel attest beschikbaar, dan wordt de verplichting niet nageleefd om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en het bewijs ervan te leveren (art. 3.89, § 5, 8°). Worden de archieven en de boekhouding na het einde van het mandaat achtergehouden, dan is de verplichting geschonden om het dossier binnen dertig dagen aan de opvolger over te dragen (art. 3.89, § 5, 7°).

Daarbij komen de aanplakking aan de ingang van het gebouw, binnen acht dagen, van een uittreksel uit de akte van benoeming (art. 3.89, § 2), en het verbod om zonder toestemming van de vergadering te delegeren.

Een fout volstaat niet. Om schadevergoeding te krijgen, moet je ook een schade aantonen en het verband tussen beide. Een vergadering die met een kleine vertraging is gehouden, zonder gevolgen, leidt niet tot een vergoeding. Een reservekapitaal waarvan een deel verdwenen is, wel. Onze lezing: vraag je, voor je over aansprakelijkheid spreekt, af welke schade de vereniging met stukken kan aantonen.

De aansprakelijkheidsverzekering is verplicht, ook voor een vrijwillige syndicus

Elke syndicus moet een aansprakelijkheidsverzekering sluiten die de uitoefening van zijn opdracht dekt en het bewijs van die verzekering voorleggen (art. 3.89, § 5, 8°). Bij een mandaat om niet is de premie ten laste van de vereniging. De wet maakt geen enkele uitzondering voor kleine gebouwen.

Vraag het attest elk jaar, op het moment van de gewone algemene vergadering, en lees wat het dekt: verzekerde bedragen, uitsluitingen, geldigheidsperiode. Een verzekering die tijdens het mandaat afloopt, laat de vereniging zonder vangnet. De keuze van een geschikte polis wordt behandeld in de fiche aansprakelijkheidsverzekering van de vrijwillige syndicus, en de kwestie van de vergoeding van de vrijwillige syndicus heeft invloed op wie de premie betaalt.

Hoe stelt de vereniging haar syndicus aansprakelijk?

De weg is geleidelijk. De meeste problemen worden opgelost voor het tot een rechtbank komt, op voorwaarde dat je stukken hebt. We raden niet aan met een proces te zwaaien zonder beslissing van de algemene vergadering: in principe treedt de vereniging op, niet een alleenstaande mede-eigenaar.

Begin met de controlemiddelen die de wet voorziet. De raad van mede-eigendom kan, na de syndicus daarvan op de hoogte te hebben gebracht, kennisnemen van en een kopie maken van alle stukken die met zijn beheer te maken hebben (art. 3.90). De commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst, elk jaar aangeduid door de algemene vergadering, controleert de rekeningen van de vereniging (art. 3.91). Elke mede-eigenaar heeft ook toegang tot de niet-private documenten over de mede-eigendom, volgens de regels van het reglement van interne orde of zoals vastgelegd door de vergadering (art. 3.89, § 5, 9°).

Is het probleem vastgesteld, dan gaat het naar de algemene vergadering. Die kan rekenschap vragen, beslissen tegen de syndicus op te treden, hem op elk moment afzetten of hem een voorlopige syndicus toevoegen (art. 3.89, § 7). Weigert de syndicus de vergadering bijeen te roepen, dan kunnen mede-eigenaars met minstens een vijfde van de aandelen hem dat per aangetekende zending vragen, en daarna zelf bijeenroepen als het verzoek binnen dertig dagen zonder gevolg blijft (art. 3.87, § 2). De werkwijze staat in de fiche ontslag en afzetting van de syndicus.

De vrederechter is bevoegd voor betwistingen over het beheer van het gemeenschappelijke goed in mede-eigendom, zonder plafond voor het bedrag. Bij verhindering of tekortkoming van de syndicus kan hij ook, op verzoek van een mede-eigenaar, een voorlopige syndicus aanwijzen (art. 3.89, § 8). De aansprakelijkheidsvordering is eenvoudiger te voeren zodra de syndicus vervangen is: de nieuwe syndicus, die de vereniging in rechte vertegenwoordigt, kan ze instellen op beslissing van de vergadering. De stappen van de vervanging staan in de fiche veranderen van syndicus.

Voor een overzicht van de functie ga je terug naar de pijler de syndicus.