Onderhoud van de gemeenschappelijke delen van je appartementsgebouw: organiseren, begroten, controleren

Een inkomhal die vochtig ruikt, een lift die op vrijdagavond stilvalt, een dakgoot die bij elk onweer overloopt: veel grote werven in een mede-eigendom beginnen met onderhoud dat niet gebeurd is. Het onderhoud van de gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw is nochtans geen stemming en geen zware procedure. Het is een begrotingslijn, een kalender, en een paar contracten die je af en toe opnieuw moet bekijken.

Onze kijk: onderhoud hangt minder af van geld dan van regelmaat, en er moet iemand zijn die de lijst bijhoudt. Deze pagina beschrijft wat onder het gemeenschappelijke onderhoud valt, hoe het beslist wordt, welke controles de regelgeving in Vlaanderen en in Brussel oplegt, en hoe je dat alles bijhoudt tussen twee algemene vergaderingen. Het juridische kader is in alle gewesten hetzelfde: Burgerlijk Wetboek, Boek 3. Wat verschilt, zijn de technische verplichtingen die aan het gebouw verbonden zijn.

Welke delen van het gebouw moeten gemeenschappelijk onderhouden worden?

Het vertrekpunt is niet de takenlijst, maar het plan van het gebouw. De vereniging van mede-eigenaars heeft het behoud en het beheer van het gebouw als doel, en ze neemt voor haar rekening wat onder de gemeenschappelijke delenWoordenlijstDelen van het gebouw of de grond die volgens hun aandeel aan alle mede-eigenaars toebehoren, zoals het dak, de inkomhal of de gemeenschappelijke leidingen. Als de titels zwijgen of tegenstrijdig zijn, worden de delen die bestemd zijn voor het gebruik van alle of sommige mede-eigenaars als gemeenschappelijk beschouwd. Zie de woordenlijst valt: dak, gevels, trappenhal, inkomhal, lift, collectieve stookruimte, gemeenschappelijke leidingen, verlichting van de gangen, buitenruimtes. Elke mede-eigenaar draagt daartoe bij volgens de criteria die het reglement van mede-eigendom vastlegt, meestal zijn aandelen (art. 3.85, § 1).

Over een dak wordt zelden gediscussieerd, over de rest vaak. Drie gevallen keren terug.

Het eerste is dat van het exclusief gebruiksrechtWoordenlijstRecht op exclusief gebruik van een gemeenschappelijk deel, zoals een tuin of een dakterras, dat de statuten aan een kavel toekennen. Het blijft een gemeenschappelijk deel; het reglement van mede-eigendom bepaalt hoe de kosten ervan worden verdeeld. Zie de woordenlijst: een terras, een tuin, een dak dat alleen vanuit één appartement bereikbaar is. Het element blijft gemeenschappelijk; alleen de verdeling van de kosten die erop betrekking hebben, kan door de statuten worden aangepast. Lees het reglement voor je beslist, niet het gebruik dat je ziet.

Het tweede is dat van gemengde uitrusting. Een afvoerkolom is gemeenschappelijk, de aansluiting die van een gootsteen vertrekt niet. Een raamkozijn kan privatief zijn en toch onderworpen aan gemeenschappelijke voorschriften over het uitzicht. De fiche privatieve en gemeenschappelijke delen beschrijft die scheidingslijn in detail.

Het derde is dat van schade die een bewoner veroorzaakt. Dat is geen onderhoud meer, maar een kwestie van aansprakelijkheid, en die wordt los van de jaarbegroting geregeld.

Gewoon onderhoud of werken: waar ligt de grens?

Het onderscheid is niet cosmetisch, want het verandert de manier van beslissen.

Het gewone onderhoud wordt eens per jaar, in één keer, beslist door de stemming over de begroting. De syndicus bereidt twee afzonderlijke enveloppes voor, en de algemene vergadering keurt ze goed.

“de begrotingsraming voor te bereiden voor de lopende uitgaven voor het onderhoud, de werking en het beheer van de gemeenschappelijke delen en de gemeenschappelijke uitrusting van het gebouw, alsook een begrotingsraming voor te bereiden voor de buitengewone te verwachten kosten; die begrotingsramingen worden jaarlijks ter stemming voorgelegd aan de vereniging van mede-eigenaars”

Art. 3.89, § 5, 16°, BW

Zodra de begrotingsramingWoordenlijstRaming die de syndicus opstelt van de gewone uitgaven voor onderhoud, werking en beheer van de gemeenschappelijke delen, en van de voorzienbare buitengewone kosten. Ze wordt ter stemming voorgelegd aan de algemene vergadering. Zie de woordenlijst gestemd is, bestelt de syndicus de prestaties die ze dekt zonder telkens terug te keren naar de algemene vergadering wanneer er een technicus langskomt. Hoe die twee enveloppes worden opgebouwd, lees je in de fiche begroting van de VME, en hoe ze in provisieoproepen worden omgezet in de pijler kosten van de mede-eigendom.

Werken die de gemeenschappelijke delen raken, volgen een andere logica: daarover wordt gestemd, in principe met een tweederdemeerderheid, en met een volstrekte meerderheid wanneer ze door de wet zijn opgelegd of bewarende handelingen en daden van voorlopig beheer zijn (art. 3.88, § 1, 1°, b)). De volledige kalender van een werf staat in werken in de mede-eigendom, en de manier om de stemmen te tellen in stemregels en meerderheden.

Daartussen schuift de dringende situatie. De syndicus moet alle bewarende handelingen en alle daden van voorlopig beheer stellen (art. 3.89, § 5, 2°). Een regenpijp die na een storm is losgerukt, wordt dezelfde dag hersteld, zonder op de volgende vergadering te wachten. Een geplande vervanging van de verwarmingsketel niet.

Wat zet je in een onderhoudscontract?

Een gebouw met wat uitrusting stapelt al snel meerdere contracten op: lift, stookruimte, waterontharder, garagepoorten, branddetectie, schoonmaak, groenonderhoud. Ze worden eenmaal ondertekend en verlengen zich jarenlang vanzelf, wat ze tot de post maakt die het makkelijkst ontspoort.

Boven een bedrag dat de algemene vergadering met een tweederdemeerderheid vastlegt, wordt mededingingWoordenlijstVerplichting om meerdere offertes te vergelijken voor opdrachten en contracten boven het bedrag dat de algemene vergadering met een tweederdemeerderheid heeft vastgelegd. De syndicus legt dan meerdere offertes voor. Zie de woordenlijst verplicht voor opdrachten en contracten, en legt de syndicus meerdere offertes voor op basis van een vooraf opgesteld lastenboek (art. 3.88, § 1, 1°, c), en art. 3.89, § 5, 11°). Als dat bij jou het geval is en je algemene vergadering dat bedrag nooit heeft vastgelegd, raden we aan het op de agenda van de volgende vergadering te zetten: zonder dat bedrag is mededinging nooit verplicht.

Lift en verwarming: de controles die de regelgeving oplegt

Twee uitrustingen vallen buiten het stelsel van het gewone private contract, omdat teksten zelf hun controle regelen.

Voor de lift moet de eigenaar of beheerder een preventief onderhoud laten uitvoeren door een onderhoudsfirma, regelmatige preventieve inspecties door een externe dienst voor technische controles, een risicoanalyse om de vijftien jaar, en de nodige moderniseringswerken. Hij moet ook een dossier met die documenten samenstellen en bewaren. Die regels zijn federaal en gelden dus ook in Vlaanderen. De moderniseringstermijnen voor bestaande liften zijn allemaal verstreken: afhankelijk van de datum van ingebruikname liepen ze tot 31 december 2014, 2016 of 2022 (FOD Economie). Een gebouw dat de balans nog niet heeft opgemaakt, begint best met het opvragen van het dossier van het toestel.

Voor de verwarming zijn het gewone onderhoud en het reglementaire attest twee verschillende dingen. Het onderhoud reinigt en regelt de installatie; het attest bewijst dat het verplichte onderhoud volgens de regels is uitgevoerd. De frequentie hangt af van het gewest en van de brandstof.

Bronnen: Vlaanderen.be voor het Vlaamse Gewest, Leefmilieu Brussel voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. In Vlaanderen voert een erkend technicus voor de betrokken brandstof het onderhoud van gas- en stookolieketels uit en levert hij een reinigingsattest en een verbrandingsattest af; voor vaste brandstof gebeurt het door een geschoolde vakman, met een reinigingsattest. Bewaar minstens de laatste twee attesten, samen met de documenten van het gebouw. In Brussel moet de interventie eveneens gebeuren door een technicus die erkend is voor de betrokken brandstof.

Branddetectie, brandblussers en evacuatie volgen nog andere regels, gewestelijk en gemeentelijk: de fiche brandveiligheid in een appartementsgebouw behandelt ze apart.

Het spoor bewaren tussen twee algemene vergaderingen

Onderhoud dat correct is uitgevoerd maar niet gedocumenteerd, betaal je twee keer: een keer aan de technicus, een keer op de dag dat je moet bewijzen dat het gebeurd is.

Houd een eenvoudig overzicht bij, uitrusting per uitrusting, met de datum van de laatste interventie, die van de volgende vervaldag en de naam van de dienstverlener. Dat document past op één bladzijde en volstaat om de begroting van het volgende jaar voor te bereiden zonder de geschiedenis uit de facturen te moeten reconstrueren.

Klasseer op dezelfde plaats de bezoekverslagen, de controleattesten en de garanties. Dat zijn de stukken die een kandidaat-koper opvraagt, en de stukken waarop de verzekeraar steunt als er schade is. Hoe ze bij een verkoop worden overgedragen, lees je in documenten bij de verkoop van een appartement.

Tussen twee algemene vergaderingen waakt de raad van mede-eigendom, verplicht in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, over de goede uitvoering van de opdrachten van de syndicus. In een klein gebouw zonder raad bewijst een mede-eigenaar die twee keer per jaar een rondje door de gemeenschappelijke delen maakt dezelfde dienst.

Meld ten slotte schriftelijk. Een vochtplek die je terloops in de inkomhal vermeldt, verbindt niemand; dezelfde vaststelling per e-mail aan de syndicus dateert het feit en opent het dossier. Gaat het om een infiltratie, dan lees je het vervolg in waterschade en infiltraties. Om het onderhoud in het geheel van het leven in het gebouw te plaatsen, ga je terug naar de pagina beheer van een appartementsgebouw, en voor de verbeteringswerken die het onderhoud verlengen, zie energierenovatie en premies.