Veranderen van syndicus: procedure, tijdpad en overdracht van het archief

De afrekeningen komen te laat, brieven blijven onbeantwoord en het contract van de syndicus nadert zijn einde. In de inkomhal hoor je steeds dezelfde zin: “We moeten iemand anders.” Goed nieuws: veranderen van syndicus vraagt geen enkele rechtvaardiging. Het Burgerlijk Wetboek beperkt het mandaat tot drie jaar, de verlenging vereist een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering en die kan haar syndicus op elk moment ontslaan. De moeilijkheid ligt elders: de juiste meerderheid op het juiste moment samenbrengen, een gat tussen twee mandaten vermijden en van de vorige syndicus een volledig dossier krijgen.

Deze fiche volgt de werkelijke volgorde van de handelingen, van de evaluatie van het lopende contract tot de bijwerking in de Kruispuntbank van Ondernemingen. De regels zijn dezelfde in Vlaanderen en in Brussel, omdat ze in het federale Burgerlijk Wetboek staan. Voor een afzetting tijdens het mandaat of een ontslag van de syndicus, zie ook de fiche over ontslag en afzetting van de syndicus.

Wanneer kun je van syndicus veranderen?

Juridisch op elk moment. In de praktijk lenen twee momenten zich er beter toe.

Bij het verstrijken van het mandaat

Het mandaat van de syndicus mag niet langer duren dan drie jaar. Het wordt alleen verlengd door een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering, en de brochure van de FOD Justitie herinnert eraan dat een stilzwijgende verlenging niet mogelijk is. Bovendien bepaalt de wet dat het loutere feit dat het mandaat niet wordt verlengd, geen aanleiding kan geven tot een vergoeding (art. 3.89, § 1). Onze lezing: dit is de veiligste weg, en het loont vaak om er enkele maanden langer op te wachten.

Tijdens het mandaat

De algemene vergadering kan de syndicus steeds ontslaan (art. 3.89, § 7). De afzetting gaat onmiddellijk in, maar ze kan de vereniging blootstellen aan een schadevergoeding als ze onrechtmatig wordt geacht, volgens de brochure van de FOD Justitie, of aan de vergoeding die het contract eventueel voorziet. De gevolgen worden uitgewerkt in de fiche over de afzetting.

Het tijdpad hangt ook af van de gewone algemene vergadering. Die vindt plaats tijdens een jaarlijkse periode van vijftien dagen die het reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst vastlegt. Als de verandering tot die vergadering kan wachten, bespaar je een extra oproeping.

Het tijdpad van een verandering van syndicus

We tellen terug vanaf de datum van de algemene vergadering, dag D. Sommige termijnen zijn wettelijk, andere zijn alleen praktische richtpunten: we maken telkens het onderscheid.

Tussen 4 en 6 maanden voor de vergadering herlees je het contract, maak je de balans op van het beheer en vraag je offertes aan. Dat is maar een praktisch richtpunt, maar het laat tijd om ernstig te vergelijken.

Mik je op de gewone vergadering, stuur de syndicus dan je schriftelijke voorstellen minstens 3 weken voor de eerste dag van de periode van de vergadering: hij moet ze dan op de agenda zetten (art. 3.87). Wil je niet wachten, dan kunnen mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelen bezitten op elk moment per aangetekende zending een buitengewone vergadering aanvragen (art. 3.87, § 2). De syndicus heeft dan hoogstens 30 dagen, te rekenen vanaf de ontvangst van het verzoek, om de vergadering bijeen te roepen. Doet hij dat niet, dan kan een medeondertekenaar ze zelf bijeenroepen.

De oproeping vertrekt minstens 15 dagen voor de vergadering, per aangetekende zending, tenzij iemand individueel en schriftelijk heeft ingestemd met een ander communicatiemiddel (art. 3.87). Op dag D stemt de vergadering over het einde van het mandaat, de benoeming en het contract (art. 3.87 en 3.89).

Na de stemming lopen er drie termijnen. De beslissingen worden binnen 30 dagen na de vergadering in het register opgenomen (art. 3.87). De nieuwe syndicus hangt het uittreksel van de benoeming binnen 8 dagen na de aanvang van zijn opdracht uit aan de ingang van het gebouw (art. 3.89, § 2). En de vorige syndicus draagt het volledige dossier binnen 30 dagen na het einde van zijn mandaat over aan zijn opvolger (art. 3.89, § 5, 7°).

Een punt van methode: als de vertrekkende syndicus talmt om je voorstellen te agenderen of de vergadering bijeen te roepen, bewaar dan de bewijzen van verzending. Het verzoek van mede-eigenaars die een vijfde van de aandelenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst bezitten, is het instrument dat de wet voorziet om de situatie te deblokkeren.

Hoe bereid je de keuze van de opvolger voor?

Begin met op te schrijven wat je verwacht: aantal kavels, uitrusting (lift, collectieve verwarming), geplande werken, frequentie van de bezoeken, aantal inbegrepen vergaderingen, manier van communiceren. Stuur dezelfde beschrijving naar elke kandidaat. Offertes die op verschillende grondslagen zijn opgebouwd, kun je niet vergelijken.

Lees daarna de ontwerpcontracten in plaats van de commerciële brochures. Het Burgerlijk Wetboek eist dat het contract een onderscheid maakt tussen de forfaitaire prestaties en de aanvullende prestaties met hun vergoeding, en dat een niet-vermelde prestatie niet wordt aangerekend zonder beslissing van de vergadering (art. 3.89, § 1). De clausules die je moet nakijken, staan in de fiche syndicusovereenkomst, en de grootteorde van de kosten in de fiche tarieven van een syndicus in België.

De keuze kan ook over het type syndicus gaan. Een mede-eigenaar kan het beheer overnemen, of het gebouw kan de opdracht toevertrouwen aan een vastgoedmakelaar die bij het BIV is ingeschreven. Zie de fiches vrijwillige syndicus en professionele syndicus.

Voeg de geselecteerde ontwerpcontracten bij de oproeping. De mede-eigenaars stemmen dan met kennis van zaken, en de beslissing is moeilijker aan te vechten. We raden niet aan om het mandaat te beëindigen zonder in dezelfde zitting de opvolger te benoemen: een gebouw zonder syndicus, ook al is het maar enkele weken, stapelt de onbetaalde facturen op.

Over welke punten stem je in de algemene vergadering?

Stel de agenda op met afzonderlijke punten, in deze volgorde:

1. het einde van het mandaat van de zittende syndicus, door niet-verlenging bij het verstrijken of door afzetting, met de datum waarop het ingaat;
2. de benoeming van de nieuwe syndicus, met de datum waarop zijn opdracht begint;
3. de goedkeuring van zijn contract, looptijd inbegrepen (maximaal drie jaar);
4. de aanwijzing van de persoon die het contract namens de vereniging ondertekent;
5. in voorkomend geval, het mandaat aan de nieuwe syndicus om de overdracht van het dossier te verkrijgen en, zo nodig, in rechte op te treden.

Voor deze beslissingen is geen bijzondere meerderheid voorzien. Ze worden genomen bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de mede-eigenaars die op het moment van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn (art. 3.87). Controleer voor de stemming het quorum: meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd die samen minstens de helft van de aandelen bezitten, of mede-eigenaars die meer dan drie vierde van de aandelen vertegenwoordigen. Is dat niet het geval, dan komt een tweede vergadering bijeen na een termijn van minstens vijftien dagen. De details vind je in de fiche over stemregels en meerderheden.

Twee voorzorgen tijdens de zitting. De syndicus mag niet optreden als lasthebber van een mede-eigenaar, en niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden, tenzij het totaal van zijn stemmen en die van zijn volmachtgevers niet meer bedraagt dan 10 % van de stemmen van de mede-eigendom (art. 3.87). Laat de einddatum en de begindatum van de mandaten duidelijk in de notulen opnemen.

Wat moet de overdracht van het archief bevatten?

De wet is precies. De syndicus wiens mandaat op welke manier dan ook is beëindigd, moet binnen dertig dagen het volledige beheersdossier aan zijn opvolger overdragen:

“met inbegrip van de boekhouding en de activa die hij beheerde, van elk schadegeval, van een historiek van de rekening waarop de schadegevallen zijn vereffend, alsmede van de stukken die de bestemming bewijzen welke werd gegeven aan elke som die niet op de financiële rekeningen van de mede-eigendom terug te vinden is”

Art. 3.89, § 5, 7°, BW

Zonder opvolger wordt het dossier overhandigd aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering. Om na te gaan of er niets ontbreekt, stel je een tegensprekelijke inventaris op, ondertekend door beide syndici. Hij bevat minstens:

• de statuten (basisakte en reglement van mede-eigendom), het reglement van interne orde en het register van de beslissingen van de algemene vergadering;
• de notulen, oproepingen en begrotingen van de laatste jaren;
• de volledige boekhouding, de uittreksels van alle rekeningen op naam van de vereniging en de toestand van de mede-eigenaars met achterstallen;
• de bijgewerkte lijst van de personen die het recht hebben om aan de beraadslagingen deel te nemen, met hun contactgegevens;
• de lopende contracten (onderhoud, energie, verzekeringen) met hun vervaldata;
• de dossiers van schadegevallen en geschillen, lopend of recent afgesloten;
• het postinterventiedossier, dat de syndicus moet bewaren;
• de sleutels, badges, toegangscodes en technische plannen.

De gelden van de vereniging worden niet van de ene syndicus naar de andere “overgeschreven”: ze staan op rekeningen die op naam van de vereniging geopend zijn, waaronder een aparte rekening voor het werkkapitaal en een voor het reservekapitaal (art. 3.86, § 3). De overname bestaat er dus in de gevolmachtigden op die rekeningen te wijzigen, met de notulen van de benoeming als bewijs. Ontdek je een rekening op naam van de vertrekkende syndicus, meld dat dan onmiddellijk aan de raad van mede-eigendom en eis de overschrijving naar een rekening van de vereniging.

De formaliteiten na de stemming

De nieuwe syndicus hangt binnen acht dagen na de aanvang van zijn opdracht een uittreksel van de akte van benoeming uit aan de ingang van het gebouw, met zijn contactgegevens en de plaats waar het reglement van interne orde en het register van de beslissingen kunnen worden ingezien (art. 3.89, § 2).

Hij moet ook ingeschreven worden in de Kruispuntbank van Ondernemingen, volgens de procedure die de Koning vastlegt. Homegrade geeft aan dat die inschrijving gebeurt via een erkend ondernemingsloket, op basis van de notulen van de benoeming. Breng daarna de leveranciers, de verzekeraar en, voor het water, je waterleverancier op de hoogte.

Draagt de vorige syndicus het dossier niet binnen de termijn over, stuur dan een ingebrekestelling per aangetekende zending, met verwijzing naar artikel 3.89, § 5, 7°. Haalt dat niets uit, dan kan de vereniging, vertegenwoordigd door haar nieuwe syndicus, naar de vrederechter stappen, die bevoegd is voor geschillen over het beheer van het gemeenschappelijke goed in mede-eigendom. De verhaalmogelijkheden tegen een syndicus die in de fout gaat, staan in de fiche aansprakelijkheid van de syndicus, en de functie als geheel in de pijler de syndicus.