Mede-eigenaar worden: wat je regelt na de akte

Je hebt de akte een paar dagen geleden getekend, de sleutels zitten in je zak, en één vraag blijft hangen: wie laat het gebouw weten dat het appartement van eigenaar is veranderd? Niemand geeft je een handleiding mee als je bij de notaris buitenstapt. De eerste brief van de syndicus is vaak een provisieoproepWoordenlijstBetalingsverzoek van de syndicus aan de mede-eigenaars om het werkkapitaal of het reservekapitaal te spijzen. Bij de provisieoproep vermeldt de syndicus welk deel naar het reservekapitaal gaat. Zie de woordenlijst waarvan het bedrag op niets lijkt wat je verwachtte.

Mede-eigenaar worden begint met goed nieuws. Je bent al volwaardig mede-eigenaar: vanaf de eigendomsoverdracht maak je deel uit van de vereniging van mede-eigenaars (VME) en van haar algemene vergadering, zonder toetredingsprocedure, zonder formulier. De verrassingen komen van elders, en bijna altijd uit het verleden van het gebouw. Er zijn beslissingen genomen vóór je komst, en sommige binden jou.

De syndicus moet van je bestaan horen, en dat is niet jouw taak

De wet vertrouwt die taak aan de notaris toe. Binnen dertig dagen na het verlijden van de authentieke akte licht hij de syndicus in over de datum van de akte, de betrokken kavel, je identiteit en je adressen, en die van je eventuele lasthebber (art. 3.94, § 3 van het Burgerlijk Wetboek, Boek 3). De syndicus hoeft je naam dus niet van de brievenbus af te leiden.

Toch raden we aan om daar niet volledig op te rekenen. Een e-mail in de week na de akte, met je naam, het nummer van je kavel, de datum van de akte en het adres waarop je de post van de mede-eigendom wilt ontvangen, kost vijf minuten en voorkomt dat je een algemene vergadering pas ontdekt als ze al voorbij is. Dat punt wordt gevoelig als je het appartement verhuurt: jij, de eigenaar, wordt uitgenodigd, en de uitnodiging volgt niet vanzelf tot bij je thuis als de syndicus het adres van de kavel heeft bewaard.

Nog een detail dat regelmatig op de verkeerde plaats belandt: de kosten die de syndicus aanrekent voor het verzamelen en bezorgen van de informatie en documenten bij de verkoop, zijn voor de uittredende mede-eigenaar (art. 3.94, § 4). Duiken ze op je eerste afrekening op, dan horen ze daar niet.

Welke lasten komen bij jou terecht, en vanaf wanneer?

Twee regelingen bestaan naast elkaar, en uit de verwarring tussen beide ontstaan de meeste geschillen tussen verkoper en koper.

De gewone lasten zijn die welke op regelmatige tijdstippen terugkomen: verwarming, water, verlichting van de gemeenschappelijke delen, schoonmaak, onderhoud van de lift, erelonen van de syndicus, conciërge. Ze zijn voor jou vanaf het moment dat je de gemeenschappelijke delen werkelijk gebruikt, wat bij de overgrote meerderheid van de verkopen overeenkomt met de datum van de authentieke akte (Notaris.be).

De buitengewone lasten volgen een andere logica, en die verrast. De uitgaven voor behoud, onderhoud, herstelling of vernieuwing die de algemene vergadering vóór de eigendomsoverdracht heeft beslist, maar waarvan de syndicus pas daarna de betaling vraagt, worden gedragen door de nieuwe mede-eigenaar, behoudens andersluidende overeenkomst tussen de partijen (art. 3.94, § 2). Het dak dat in juni gestemd en in november gefactureerd wordt, is dus voor jou als je in september hebt gekocht en je compromis er niets over zegt.

Daarom ondervraagt de notaris de syndicus met een aangetekende zending vóór het verlijden van de akte, en heeft die dertig dagen om hem de beslote uitgaven mee te delen, de stand van de goedgekeurde provisieoproepen, de kosten van eventuele verwervingen van gemeenschappelijke delen en de vaststaande schulden uit lopende geschillen. Die brief is het nuttigste stuk van je aankoopdossier. Lees hem opnieuw en bewaar hem: hij vertelt je of er nog een factuur van tienduizend euro kan vallen. Wat de syndicus moet bezorgen, en wanneer, staat in de fiche documenten bij de verkoop.

Laatste geval, vaak wanneer er meerdere maanden tussen compromis en akte liggen: er is tussendoor een algemene vergadering gehouden. Was je er met een volmacht vertegenwoordigd, dan zijn de buitengewone lasten en de provisieoproepen die er beslist zijn voor jou, ook al was je nog geen eigenaar. Zonder volmacht hangt de verdeling af van wat de partijen hebben opgeschreven, en dat is een van de punten waarover we achteraf de meeste onenigheid zien: laat het in het compromis beslechten, in één zin.

Werkkapitaal, reservekapitaal: wat jij stort en wat de verkoper niet terugkrijgt

De eerste provisieoproep die je ontvangt, is waarschijnlijk geen last. De syndicus maakt de afrekening op van het aandeel van de verkoper in het werkkapitaal voor de periode waarin hij de gemeenschappelijke delen niet meer gebruikt, betaalt het hem terug, en vraagt jou hetzelfde bedrag zodat het fonds op het niveau blijft dat de algemene vergadering heeft gestemd (art. 3.94, § 5). Je stort een voorschot, geen uitgave.

Het reservekapitaal circuleert niet op dezelfde manier: het aandeel van de verkoper blijft eigendom van de vereniging van mede-eigenaars. Hij krijgt het niet terug en jij koopt het niet van hem over, tenzij je compromis uitdrukkelijk een terugbetaling tussen jullie voorziet. Die clausule bestaat in een deel van de verkopen, en ze komt ter sprake op het moment dat over de prijs onderhandeld wordt. De werking van de twee fondsen, hun bedragen en hoe ze aangevuld worden, lees je in de fiche werkkapitaal en reservekapitaal.

Je rechten beginnen niet pas op de eerste algemene vergadering

Je hoeft niet te wachten tot je een keer gestemd hebt om in het gebouw mee te tellen. Drie rechten zijn al in de eerste weken nuttig.

Het eerste is de toegang tot de documenten. De syndicus moet je de niet-privatieve documenten en informatie van de mede-eigendom laten inzien, op de manier die het reglement van interne orde of de algemene vergadering vastlegt (art. 3.89, § 5, 9°). Statuten, notulen, goedgekeurde balans, onderhoudscontracten: vraag ze schriftelijk op, in één lijst, en niet druppelsgewijs. Het register waarin de syndicus de beslissingen van de algemene vergadering optekent, ligt op de zetel van de vereniging en kan er ter plaatse en kosteloos worden ingezien door elke belanghebbende (art. 3.93, § 4).

Het tweede is het recht om een vergadering af te dwingen. Een of meer mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelenWoordenlijstDeel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, vastgelegd in de basisakte volgens de respectieve waarde van de privatieve delen. De aandelen bepalen het aantal stemmen in de algemene vergadering en kunnen alleen met eenparigheid van alle mede-eigenaars worden gewijzigd. Zie de woordenlijst hebben, kunnen de syndicus vragen een algemene vergadering bijeen te roepen (art. 3.87, § 2). Alleen, met één appartement op twaalf, lukt je dat niet: je moet andere eigenaars overtuigen, en dat loopt vaak via de raad van mede-eigendom.

Het derde is het recht om aan te vechten. Een beslissing die je een persoonlijk nadeel berokkent en die onregelmatig, bedrieglijk of onrechtmatig is, kan voor de vrederechter worden gebracht, binnen een termijn van vier maanden vanaf de algemene vergadering (art. 3.92, § 3). Die termijn loopt ook voor een vergadering die kort vóór je akte is gehouden, en de fiche een beslissing van de AV aanvechten legt uit hoe hij berekend wordt.

Blijft de vraag van de kalender. De gewone algemene vergadering vindt elk jaar plaats tijdens een periode van vijftien dagen die het reglement van interne orde vastlegt (art. 3.85, § 3, 3°). Dat is een van de eerste dingen die je opzoekt in het reglement van interne orde dat je hebt ontvangen: het vertelt je op welk moment van het jaar je aanwezigheid echt telt.

Wat doe je als de syndicus niet antwoordt?

Het stilzwijgen van de syndicus is de meest voorkomende bron van wrijving voor een nieuwkomer, en het is niet altijd kwade wil: een kantoor dat enkele tientallen gebouwen beheert, verwerkt eigendomsoverdrachten in reeksen.

Ga stap voor stap te werk. Een schriftelijke, gedateerde herinnering die je vraag in een genummerde lijst herhaalt, lost een groot deel van de gevallen op en laat een spoor na. Komt er niets, wend je dan tot de raad van mede-eigendom als die er is, en zet het punt daarna op de agenda van de volgende algemene vergadering. De opdracht van de syndicus en de omvang van zijn verplichtingen worden beschreven in de fiche rol en taken van de syndicus.

Bij een aanhoudende blokkering over informatie waarop je recht hebt, is de vrederechter bevoegd voor geschillen over mede-eigendom, en de procedure is lichter dan men denkt. De fiche vrederechter en geschillen beschrijft het verloop. Onze lezing: in een klein gebouw houd je die weg voor onderwerpen die over geld of veiligheid gaan, want een procedure laat sporen na in burenrelaties die jaren meegaan.

Voor het vervolg brengt de pijler kopen en verkopen in mede-eigendom de stappen samen die je aankoop voorafgaan en volgen, en de fiche een appartement kopen in mede-eigendom herneemt wat je moet nakijken voor je tekent, handig als je al aan een tweede pand denkt.