Syndicusovereenkomst: clausule per clausule herlezen voor je tekent

Het ontwerp kwam samen met de oproeping, of de kandidaat wil het op de vergadering zelf voorstellen. In beide gevallen dreigt de syndicusovereenkomst snel ondertekend te worden, op het einde van de vergadering, op basis van een model dat de kandidaat aanlevert. Toch is het het document dat vastlegt wat de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst drie jaar lang zal betalen, wat er bovenop aangerekend wordt en hoe de relatie kan eindigen.

Het Burgerlijk Wetboek legt een minimale inhoud en een maximale looptijd op. De rest wordt onderhandeld. Deze fiche overloopt de verplichte regels, de vermeldingen die je moet eisen en de clausules die een tweede lezing verdienen, of je syndicus nu een professional of een mede-eigenaar is.

De syndicusovereenkomst is verplicht, ook voor een vrijwilliger

Geen enkele syndicus zou zonder schriftelijk contract mogen werken. De regel viseert de relatie zelf, en niet alleen de prijs:

“De bepalingen die de verhouding regelen tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars en de daaraan gekoppelde vergoeding, staan in een schriftelijke overeenkomst. Die overeenkomst omvat met name de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties en de daaraan verbonden vergoedingen. Een niet-vermelde prestatie kan geen aanleiding geven tot vergoeding behoudens beslissing van de algemene vergadering.”

Art. 3.89, § 1, tweede lid, BW

De tekst maakt geen enkel verschil tussen professionele en niet-professionele syndicus. Een mede-eigenaar die zijn gebouw gratis beheert, moet dus ook een contract hebben. Het mag kort zijn, maar het moet bestaan: het omschrijft de taken, de terugbetaalde kosten en de eventuele vergoeding. De vraag van de onkostenvergoeding wordt uitgewerkt in de fiche vergoeding van de vrijwillige syndicus.

De laatste zin van het artikel beschermt de mede-eigenaars rechtstreeks. Een prestatie die noch in het forfait, noch in de lijst van aanvullende prestaties staat, kan niet aangerekend worden, tenzij de algemene vergadering daartoe beslist. Een nauwkeurig contract is dus je beste bescherming tegen onvoorziene supplementen. De vergelijking van de tarieven hoort bij een andere fiche, over de erelonen van de syndicus.

Wat is de maximale looptijd van een syndicusovereenkomst?

Drie jaar. Het Burgerlijk Wetboek is formeel: “Het mandaat van de syndicus mag niet langer zijn dan drie jaar, maar kan worden hernieuwd door een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering” (art. 3.89, § 1). De brochure van de FOD Justitie verduidelijkt dat een stilzwijgende verlenging niet mogelijk is.

Drie gevolgen voor de redactie van het contract:

1. De geschreven looptijd is niet langer dan drie jaar. Een clausule met een langere looptijd laat de syndicus niet toe om zonder nieuwe beslissing van de vergadering langer aan te blijven.
2. Geen automatische verlenging. Een clausule van stilzwijgende verlenging is in strijd met de vereiste van een uitdrukkelijke beslissing. De verlenging verloopt via een stemming.
3. Geen vergoeding voor niet-verlenging. Het loutere feit dat het mandaat niet wordt verlengd, kan geen aanleiding geven tot een vergoeding. Een clausule die er bij het verstrijken toch een voorziet, weiger je.

Dezelfde paragraaf beperkt de verbintenissen van de syndicus in de tijd. Behoudens uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering mag hij geen enkele verbintenis aangaan voor een termijn die de duur van zijn mandaat overschrijdt. Een lift- of energiecontract van lange duur moet dus gestemd worden.

Bijzonder geval: de syndicus die in het reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst is aangewezen, vaak door de promotor van een nieuw gebouw. Zijn mandaat loopt van rechtswege af op de eerste algemene vergadering. Dat is het goede moment om een echt contract te onderhandelen.

Welke vermeldingen moet een syndicusovereenkomst bevatten?

De wet legt twee lijsten op: de forfaitaire prestaties en de aanvullende prestaties met hun vergoedingen. Wil je het contract bij onenigheid kunnen gebruiken, dan moet het verder gaan. We herlezen het in de volgorde waarin het zich meestal aandient.

Het opent met de partijen: de vereniging van mede-eigenaars, met haar ondernemingsnummer, en de syndicus. Daarna legt het de begindatum en de einddatum vast, hoogstens drie jaar later (art. 3.89, § 1).

Dan komt de kern van het contract, de twee lijsten. De forfaitaire prestaties moeten gedetailleerd zijn: gewone vergadering, boekhouding, begrotingen, provisieoproepen, dagelijkse opvolging (art. 3.89, § 1 en § 5). De aanvullende prestaties vormen een gesloten lijst, elk met hun tarief: buitengewone vergadering, opvolging van grote werken, belangrijk schadegeval, geschillen (art. 3.89, § 1). Een open lijst die eindigt op “en elke andere prestatie” vervult die rol niet.

Verschillende clausules nemen daarna wettelijke verplichtingen over, en het loont om ze zwart op wit te zetten. Het contract voorziet dat het bewijs van de aansprakelijkheidsverzekering elk jaar wordt geleverd, en zegt wie de premie betaalt (art. 3.89, § 5, 8°). Het herinnert eraan dat de rekeningen op naam van de vereniging geopend zijn, waaronder een aparte rekening voor het werkkapitaal en een voor het reservekapitaal (art. 3.86, § 3). Het legt de regels vast voor de inzage van de documenten door de mede-eigenaars (art. 3.89, § 5, 9°), verbiedt elke delegatie zonder akkoord van de vergadering (art. 3.89, § 6) en onderwerpt contracten met de syndicus of zijn naasten aan de voorafgaande toestemming van de vergadering (art. 3.89, § 5, 13°).

Blijft de uitstap. Het contract organiseert de overdracht van het volledige dossier binnen dertig dagen, het formaat van het archief inbegrepen (art. 3.89, § 5, 7°). De vervroegde beëindiging valt daarentegen alleen onder het contract: eventuele opzegtermijn, eventuele vergoeding, gevallen van ontslag. Dat is het deel dat je twee keer herleest.

Het BIV, dat de vastgoedmakelaars omkadert, publiceert op zijn website informatie over de mede-eigendom, waaronder een document over de syndicusovereenkomst. Een model helpt om de discussie te structureren, maar het vervangt de lezing regel per regel in het licht van jouw gebouw niet.

Op welke clausules van de syndicusovereenkomst let je?

Sommige formuleringen komen vaak terug en verdienen een vraag voor de ondertekening.

De “administratiekosten” of “diverse kosten”

Als ze niet gedefinieerd zijn, ontsnappen ze aan de logica van het forfait. Vraag een definitie, voorbeelden en, als het kan, een jaarlijks plafond.

Aanvullende prestaties aan een uurtarief zonder limiet

Een uurtarief is aanvaardbaar voor een uitzonderlijk dossier. Je moet dan wel weten wie de prestatie in gang zet en of er vooraf een offerte voorzien is.

De uitstapvergoedingen

De brochure van de notarissen vermeldt dat de afzetting met of zonder vergoeding gebeurt naargelang van het contract, en de FOD Justitie spreekt over een schadevergoeding bij onrechtmatige afzetting. Een vergoeding die overeenkomt met meerdere jaren erelonen maakt de afzetting theoretisch. De regels over het einde van het mandaat worden uitgewerkt in de fiche ontslag en afzetting van de syndicus.

De voorwaarden bij de overdracht

De wet verplicht de vertrekkende syndicus om het volledige dossier binnen dertig dagen na het einde van zijn mandaat over te dragen. Weiger elke clausule die die overdracht afhankelijk maakt van de voorafgaande betaling van een factuur.

Contracten met verbonden ondernemingen

De syndicus moet de voorafgaande toestemming van de vergadering krijgen voor elk contract tussen de vereniging en hemzelf, zijn aangestelden, zijn naasten, of een onderneming waarin die personen een deelneming bezitten of leidinggevende functies uitoefenen (art. 3.89, § 5, 13°). Het contract kan dat in herinnering brengen.

Wie keurt het contract goed en hoe verleng je het?

De algemene vergadering keurt het contract goed, in principe bij de benoeming van de syndicus. Er is geen bijzondere meerderheid voorzien: de beslissing wordt genomen bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars (art. 3.87). Wijs in dezelfde beslissing de persoon aan die namens de vereniging tekent, bijvoorbeeld de voorzitter van de vergadering of een lid van de raad van mede-eigendom.

Voeg het volledige ontwerp bij de oproeping. We raden niet aan om een contract te stemmen dat je pas op de vergadering ontdekt: het wordt slecht gestemd en makkelijker aangevochten. Is de kandidaat mede-eigenaar, herinner er dan aan dat iemand die door de vereniging gemandateerd is, niet deelneemt aan de beraadslagingen en stemmingen over zijn opdracht (art. 3.87).

De verlenging is de gelegenheid om het contract opnieuw tegen het licht te houden: prestaties die echt gebruikt werden, supplementen die de vorige jaren aangerekend werden, kwaliteit van de afrekeningen. Is de balans niet bevredigend, dan legt de fiche veranderen van syndicus uit hoe je de vergadering en de overdracht voorbereidt. Om het contract te situeren binnen het geheel van de verplichtingen van de syndicus, zie ook de fiche rol en taken van de syndicus en de pijler de syndicus.