Erelonen van de syndicus: lezen, vergelijken en heronderhandelen

Je leest de jaarlijkse afrekening opnieuw, en iemand stelt op de algemene vergadering de vraag: ‘Hoeveel kost de syndicus ons echt?’ Niemand heeft het precieze antwoord. De erelonen van de syndicus verschijnen vaak in twee stappen: een lijn ‘forfait’ die nauwelijks beweegt, en dan een reeks bedragen verspreid over de administratiekosten. De som van beide telt.

Onze lezing: de erelonen van een syndicus verlagen begint met die optelling, voor elke prijsdiscussie. Pas daarna komen de vergelijking van de offertes en de heronderhandeling, met de hefbomen die de wet je geeft. Voor de grootteordes en de factoren waardoor het tarief van gebouw tot gebouw verschilt, lees je de fiche over de tarieven van een syndicus.

Hoe zijn de erelonen van een syndicus opgebouwd?

Alles vertrekt van de overeenkomst. Het Burgerlijk Wetboek legt een schriftelijke overeenkomst op tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars, en bepaalt de minimale inhoud ervan:

“Die overeenkomst omvat met name de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties en de daaraan verbonden vergoedingen. Een niet-vermelde prestatie kan geen aanleiding geven tot vergoeding behoudens beslissing van de algemene vergadering.”

Art. 3.89, § 1, BW

In bijna alle overeenkomsten vind je dus drie blokken terug.

Het basisforfait

Het dekt het dagelijkse beheer: de boekhouding, de provisieoproepen, de betaling van de leveranciers, de organisatie van de gewone algemene vergadering, de opvolging van de onderhoudscontracten, het dagelijkse beheer van de gemeenschappelijke delen. Het wordt vaak uitgedrukt per kavel of per gebouw, per maand of per jaar. Wat er precies onder valt, verschilt sterk van overeenkomst tot overeenkomst: twee identieke forfaits kunnen heel verschillende diensten dekken.

De aanvullende prestaties

Alles wat buiten het dagelijkse beheer valt: buitengewone algemene vergaderingen, extra vergaderingen van de raad van mede-eigendomWoordenlijstOrgaan dat bestaat uit mede-eigenaars en verplicht is in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. De raad ziet erop toe dat de syndicus zijn taken goed uitvoert. Zie de woordenlijst, opvolging van grote werken, beheer van schadegevallen, invorderingsdossiers, het samenstellen van premiedossiers, verplaatsingen buiten de kantooruren. Ze worden per uur, per handeling of als percentage van het bedrag van de werken gefactureerd. De wet eist dat ze met hun vergoeding opgelijst worden.

De privatieve kosten

Sommige prestaties betreffen één mede-eigenaar en moeten aan hem worden aangerekend, niet aan de gemeenschap. Het bekendste voorbeeld is de verkoop van een kavel: de kosten voor de mededeling van de informatie aan de notaris zijn voor de uittredende mede-eigenaar, en de notaris houdt ze in op de prijs (artikel 3.95 van het Burgerlijk Wetboek). Herinnerings- en invorderingskosten volgen dezelfde logica wanneer de overeenkomst en de statuten ze voorzien. Kijk na dat die bedragen niet in de gemeenschappelijke lasten belanden.

Een professionele syndicus moet ingeschreven zijn bij het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV). Zijn erelonen zijn onderworpen aan btw, wat telt wanneer je vergelijkt met een offerte die zonder btw is opgesteld.

Waarom volstaat het niet om forfaits te vergelijken?

Omdat het laagste forfait het duurste kan worden zodra er in het gebouw iets gebeurt: een schadegeval, een gevelwerf, een buitengewone vergadering. De enige betrouwbare vergelijking is die van de totale jaarkost voor je gebouw, berekend op een typejaar.

Om die berekening te maken, neem je de laatste twee of drie boekjaren en noteer je wat er werkelijk gebeurd is: aantal vergaderingen, opgevolgde werken, schadegevallen, verkochte kavels. Vraag dan elke kandidaat om datzelfde scenario te becijferen. De volgende tabel dient als kader.

Zet daarnaast de elementen die zich niet laten becijferen maar wel op de kwaliteit wegen: aangekondigde antwoordtermijn, online toegang tot de documenten, aantal gebouwen per beheerder, fysieke aanwezigheid op de vergaderingen, beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

De mededinging: wat de wet oplegt en wat ze toelaat

De algemene vergadering beslist met een meerderheid van twee derde van de stemmen over het bedrag van de opdrachten en overeenkomsten vanaf wanneer mededingingWoordenlijstVerplichting om meerdere offertes te vergelijken voor opdrachten en contracten boven het bedrag dat de algemene vergadering met een tweederdemeerderheid heeft vastgelegd. De syndicus legt dan meerdere offertes voor. Zie de woordenlijst verplicht is (artikel 3.88, § 1, 1°, c), van het Burgerlijk Wetboek). Voor de opdrachten waarvoor die mededinging geldt, is de syndicus ertoe gehouden ‘meerdere kostenramingen over te leggen, op grond van een vooraf opgemaakt bestek’ (artikel 3.89, § 5, 11°, van het Burgerlijk Wetboek). Heeft je mede-eigendom die drempel nooit gestemd, zet het punt dan op de agenda: het is een instrument om de kosten te beheersen, voor leveranciers en dienstverleners.

De syndicus moet bovendien elk jaar aan de gewone algemene vergadering een evaluatieverslag voorleggen over de contracten voor geregelde leveringen. Dat verslag is het juiste moment om de vraag te stellen over de onderhouds-, verzekerings- en energiecontracten, die soms zwaarder wegen dan de erelonen zelf. Elke overeenkomst tussen de VME en de syndicus, zijn aangestelden of zijn naasten vereist ook de voorafgaande toestemming van de algemene vergadering.

Voor de overeenkomst van de syndicus zelf wordt de kalender bepaald door de duur van het mandaat. Dat mag niet langer dan drie jaar lopen en wordt alleen hernieuwd bij uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering. Het loutere feit dat het mandaat niet hernieuwd wordt, kan geen aanleiding geven tot enige vergoeding. Voor elke vervaldag meerdere syndici raadplegen, op basis van een bestek, is dus de eenvoudigste manier om de marktprijs te toetsen. De typische inhoud van de overeenkomst staat in de fiche syndicusovereenkomst.

Welke hefbomen heb je om de erelonen van je huidige syndicus te heronderhandelen?

Van syndicus veranderen is niet altijd wenselijk. Een syndicus die het gebouw, zijn leveranciers en zijn geschiedenis kent, heeft echte waarde. Kort gezegd: heronderhandelen blijft vaak de beste optie, op voorwaarde dat je met concrete elementen aankomt.

1. Betwist de prestaties buiten de overeenkomst. Elke vergoeding die niet in de overeenkomst voorzien is en niet door de algemene vergadering gestemd is, mag geweigerd worden. Meld ze schriftelijk en vraag de terugbetaling.
2. Verruim het forfait: stel voor om één buitengewone vergadering per jaar of het beheer van kleine schadegevallen in het forfait op te nemen, in ruil voor een stabiel totaaltarief.
3. Plafonneer de percentages op werken. Een percentage zonder plafond op een grote werf levert erelonen op die niets meer met het geleverde werk te maken hebben. Een forfait per fase of een plafond is onderhandelbaar.
4. Verlicht de taken van de syndicus. Een actieve raad van mede-eigendom, mede-eigenaars die de uitnodiging per e-mail aanvaarden, documenten die online gedeeld worden: elke taak minder is een argument.
5. Zet de concurrerende offertes ernaast. Een vergelijkende tabel op basis van het typejaar aan de algemene vergadering voorleggen, verandert de aard van de discussie.

Het bereikte akkoord moet worden vastgelegd in een aanhangsel of een nieuwe overeenkomst, goedgekeurd door de algemene vergadering. Mislukt de onderhandeling, dan staat de procedure in de fiche veranderen van syndicus, en de bredere vraag naar een overstap op een vrijwillige syndicus komt aan bod in de fiche over de vrijwillige syndicus.

De erelonen passen ten slotte in het geheel van de begroting en worden elk jaar gecontroleerd in de afrekening van de lasten. Het volledige overzicht van de financiën van het gebouw vind je op de pagina lasten van mede-eigendom.