Taken syndicus: controleer of hij zijn 16 wettelijke opdrachten vervult

De werken die op de laatste algemene vergadering gestemd werden, zijn nog altijd niet besteld. Het uittreksel aan de ingang van het gebouw vermeldt nog de naam van de vorige syndicus. En de oproeping kondigt een begroting aan zonder luik voor de buitengewone kosten. Voor je het op de vergadering aankaart, verdient één vraag een precies antwoord: wat zijn de taken van de syndicus, en wat moet hij echt doen?

Het antwoord staat in artikel 3.89 van het Burgerlijk Wetboek. De syndicus is het uitvoerend orgaan van de vereniging van mede-eigenaars (VME)WoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst: de algemene vergadering beslist, de syndicus handelt. Zijn opdrachten gelden ongeacht zijn statuut, vrijwillig of professioneel, en ongeacht wat er in het reglement van interne orde staat. Ze kennen helpt je op twee manieren: je weet wat je kunt eisen, en je weet wat niet bij hem hoort, maar bij de algemene vergadering of de rechter. Voor het overzicht van het onderwerp, zie de pagina de syndicus.

Zestien opdrachten, vijf momenten in het leven van het gebouw

Paragraaf 5 van artikel 3.89 somt zestien opdrachten op, genummerd van 1° tot 16°. In de volgorde van de tekst vormen ze een inventaris. Wij volgen ze liever in de volgorde waarin ze zich in het leven van een gebouw aandienen.

Wanneer de algemene vergadering gestemd heeft

De kern van de functie past in één zin: de beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren en laten uitvoeren (1°). Concreet: de gestemde werken bestellen en de nieuwe regels toepassen. Tussen twee vergaderingen stelt de syndicus ook de bewarende maatregelen en de daden van voorlopig beheer (2°): dringend een loodgieter laten komen, een schadegeval aangeven. En hij vertegenwoordigt de vereniging, in rechte en in het beheer van de gemeenschappelijke zaken (4°), waardoor hij de gestemde contracten kan ondertekenen of kan optreden tegen een mede-eigenaar die in gebreke blijft.

Wanneer er geld binnenkomt en buitengaat

Wat de gelden betreft, moet de syndicus ze beheren op afzonderlijke rekeningen voor het werkkapitaal en het reservekapitaal (3°), de boekhouding duidelijk en nauwkeurig voeren (15°) en elk jaar de begroting opmaken, één voor de gewone uitgaven en één voor de buitengewone kosten (16°). Die opdrachten komen verderop uitgebreid aan bod, omdat daar de grootste belangen liggen.

Wanneer je hem om verantwoording vraagt

De syndicus deelt de datum van de algemene vergaderingen mee aan de bewoners die er geen stemrecht hebben, bijvoorbeeld huurders, die schriftelijk hun opmerkingen over de gemeenschappelijke delen kunnen formuleren (6°). Hij geeft de mede-eigenaars toegang tot de documenten van niet-persoonlijke aard: facturen, contracten, notulen (9°). Hij houdt de lijst bij van de personen die het recht hebben deel te nemen aan de algemene vergadering en bezorgt die op eerste verzoek aan elke mede-eigenaar, en aan de notaris die erom vraagt (14°). Ten slotte legt hij op elke gewone algemene vergadering een evaluatieverslag voor over de contracten voor geregelde leveringen, zoals de lift, de schoonmaak of de energie (12°).

Wanneer er besteld of gecontracteerd moet worden

Boven de drempel die de algemene vergadering heeft vastgelegd, legt hij meerdere offertes voor die op basis van een bestek zijn opgesteld (11°). En hij krijgt de voorafgaande toestemming van de algemene vergadering voor elk contract met zichzelf, zijn aangestelden, zijn bloed- of aanverwanten tot de derde graad, of een verbonden vennootschap (13°).

Wanneer een kavel verkocht wordt of het mandaat afloopt

Bij de verkoop van een kavel antwoordt de syndicus de notaris door binnen dertig dagen de staat van de schulden te bezorgen (5°). Aan het einde van zijn mandaat bezorgt hij binnen dezelfde termijn het dossier aan zijn opvolger: boekhouding, activa, schadegevallen en de historiek van de rekening (7°). Gedurende het hele mandaat is hij gedekt door een aansprakelijkheidsverzekering waarvan hij het bewijs levert, afgesloten op kosten van de vereniging als het mandaat onbezoldigd is (8°), en hij bewaart het postinterventiedossier, met de plannen en informatie die nuttig zijn voor toekomstige werken (10°).

“indien zijn mandaat op om het even welke wijze een einde heeft genomen, binnen een termijn van dertig dagen na de beëindiging van zijn mandaat het volledige dossier van het beheer van het gebouw aan zijn opvolger (…) te overhandigen”

Art. 3.89, § 5, 7°, BW

Hoe moet de syndicus het geld van de mede-eigendom beheren?

Dit is de opdracht waar de grootste belangen liggen. De gelden behoren toe aan de vereniging, niet aan de syndicus. Ze staan op verschillende rekeningen, waaronder verplicht een afzonderlijke rekening voor het werkkapitaalWoordenlijstSom van de voorschotten die de mede-eigenaars als provisie betalen voor de periodieke uitgaven, zoals de verwarming en verlichting van de gemeenschappelijke delen of de beheerskosten. Het staat op een aparte rekening op naam van de vereniging. Zie de woordenlijst en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaalWoordenlijstSom van de periodieke inbrengen voor niet-periodieke uitgaven, zoals de vernieuwing van de verwarming of de lift. Het is verplicht uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering, met een jaarlijkse bijdrage van minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij de algemene vergadering met vier vijfde van de stemmen anders beslist. Zie de woordenlijst, allemaal geopend op naam van de vereniging (art. 3.89, § 5, 3°). Als bij jou één enkele rekening beide kapitalen bevat, is het reservekapitaal niet meer op te volgen: vraag de uittreksels van beide rekeningen op.

Het reservekapitaal is niet facultatief. De jaarlijkse bijdrage bedraagt minstens vijf procent van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar (art. 3.86, § 3), tenzij de algemene vergadering daarvan vrijstelling verleent met een meerderheid van vier vijfde van de stemmen. De syndicus moet die lijn dus in zijn begroting opnemen, tenzij er een gedocumenteerde andersluidende beslissing is.

Voor de boekhouding heeft de Koning een minimaal genormaliseerd rekeningenstelsel vastgelegd bij koninklijk besluit van 12 juli 2012. Een mede-eigendom met minder dan twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, mag een vereenvoudigde boekhouding voeren die minstens de ontvangsten en uitgaven weergeeft (art. 3.89, § 5, 15°). Het detail van de rekeningklassen vind je in de fiche over de boekhouding van de VME en het minimumrekeningenstelsel (MAR).

Wat de begroting betreft, legt de syndicus elk jaar twee begrotingen voor: één voor de gewone uitgaven voor onderhoud en werking, en één voor de voorzienbare buitengewone kosten. Wij raden af een begroting te stemmen als het tweede luik ontbreekt: juist dat luik voorkomt onverwachte provisieoproepen. De methode staat in detail in de fiche begroting van de VME.

Hoe controleer je de aanplakking, de offertes en de toegang tot documenten?

Verschillende opdrachten moeten voorkomen dat de syndicus een black box wordt. Je kunt ze controleren zonder bijzondere kennis.

De aanplakking en de KBO

Begin in de inkomhal. Binnen acht dagen na de aanvang van zijn opdracht hangt de syndicus aan de ingang van het gebouw, onuitwisbaar en zichtbaar, een uittreksel op van de akte die hem aanstelt (art. 3.89, § 2). Dat uittreksel vermeldt zijn identiteit (of de benaming en de zetel als het om een vennootschap gaat, met het ondernemingsnummer) en de plaats waar het reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst en het register van de beslissingen kunnen worden ingezien. Zijn mandaat is ook ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen, zodat een derde, een verzekeraar of een aannemer, kan nagaan wie de vereniging vertegenwoordigt.

De offertes en de contracten

De algemene vergadering legt met een meerderheid van twee derde het bedrag van de opdrachten en contracten vast vanaf wanneer mededinging verplicht is. Daarboven legt de syndicus meerdere offertes voor, opgesteld op basis van een vooraf uitgewerkt bestek (art. 3.89, § 5, 11°). Onze lezing: dit is de bescherming die het vaakst braak blijft liggen, omdat ze afhangt van een stemming waar niemand aan denkt. Zolang die drempel niet gestemd is, blijft ze dode letter. Zet hem op de agenda.

Dezelfde logica geldt voor verbonden contracten. De syndicus mag geen enkel contract sluiten met zichzelf, zijn aangestelden, zijn naasten, bloed- of aanverwanten tot en met de derde graad, of een onderneming waarin die personen belangen hebben, zonder voorafgaande toestemming van de algemene vergadering (art. 3.89, § 5, 13°). Werkt er een bedrijf in het gebouw dat dicht bij de syndicus staat, zoek dan in de notulen naar de beslissing die dat toestaat.

De toegang tot documenten

Elke mede-eigenaar kan de documenten en gegevens van niet-persoonlijke aard over de mede-eigendom inzien (art. 3.89, § 5, 9°). Vraag het schriftelijk en noem de stukken precies: onderhoudscontract, facturen van een boekjaar, bankuittreksels. Een herhaalde weigering is een legitieme reden om het op de algemene vergadering aan te kaarten.

Waar houden de bevoegdheden van de syndicus op?

De syndicus is eigenaar noch beslisser. Verschillende grenzen volgen rechtstreeks uit het Burgerlijk Wetboek.

• Hij kan zijn bevoegdheden niet overdragen zonder akkoord van de algemene vergadering, en die overdracht kan enkel gelden voor een bepaalde duur of voor bepaalde doeleinden (art. 3.89, § 6).
• Hij kan op de algemene vergadering geen lasthebber zijn van een mede-eigenaar, zelfs niet als hij zelf mede-eigenaar is (art. 3.87). Geef hem dus nooit je volmacht.
• Hij kan geen lid zijn van de raad van mede-eigendom of commissaris van de rekeningen van dezelfde vereniging (art. 3.89, § 9).
• Hij beslist niet over werken die niet dringend zijn: hij voert ze uit zodra ze gestemd zijn.

Omgekeerd kan de algemene vergadering de syndicus altijd ontslaan of hem een voorlopige syndicus toevoegen voor een bepaalde duur of voor bepaalde doeleinden (art. 3.89, § 7). Als de syndicus door de rechter werd aangesteld, kan alleen de rechter hem ontslaan. De procedure staat in de fiche ontslag en afzetting van de syndicus.

Vrijwillig of professioneel: dezelfde opdrachten

De zestien opdrachten veranderen niet met het statuut. Een mede-eigenaar die zijn gebouw onbezoldigd beheert, draagt dezelfde boekhouding, dezelfde termijnen en dezelfde verzekering als een vastgoedmakelaar-syndicus. Het verschil zit in de beroepserkenning en de deontologie, niet in de inhoud van de functie. Beide formules staan in detail in de fiches vrijwillige syndicus en professionele syndicus.

Wordt een opdracht niet vervuld en ontstaat er schade, dan rijst de vraag naar de fout. Die komt aan bod in de fiche aansprakelijkheid van de syndicus.