VME: de vereniging van mede-eigenaars die je gebouw beheert, en hoe je weet of ze in orde is

Op de vergadering zegt men ‘het syndicaat heeft beslist’ of ‘het gebouw heeft beslist’. Op de provisieoproep vermeldt de hoofding daarentegen ‘Vereniging van mede-eigenaars’, gevolgd door het adres van het gebouw en een ondernemingsnummer. Die VME is de rechtspersoon die je gebouw beheert, en de dag dat je de bank, de verzekeraar of een aannemer moet schrijven, wordt de vraag concreet: op wiens naam?

De uitdrukking ‘syndicaat van eigenaars’ (in het Frans ‘syndicat des propriétaires’) komt uit het Franse recht, waar het syndicaat van mede-eigenaars de gemeenschap is die het gebouw beheert. In België komt die term niet voor in het Burgerlijk Wetboek. De rechtspersoon die de mede-eigenaars verenigt, heet de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst, afgekort VME.

De verwarring heeft een tweede bron: het woord ‘syndicus’. De syndicus is de persoon, vrijwillig of professioneel, die de vereniging aanstelt om haar te beheren. De VME is de entiteit; de syndicus is haar uitvoerend orgaan. Concreet: een factuur, een bankrekening, een rechtsvordering staan op naam van de VME, nooit op naam van de syndicus. Is dat bij jou wel zo, dan is dat het eerste punt om recht te zetten. Deze fiche hoort bij het wettelijk kader van de mede-eigendom.

Het ‘syndicaat van eigenaars’ is in het Belgische recht de VME

Het Burgerlijk Wetboek legt de identiteit van de vereniging vast in artikel 3.86, § 1. Ze draagt verplicht de benaming ‘vereniging van mede-eigenaars’, gevolgd door de gegevens over de ligging van het gebouw. Concreet: ‘Vereniging van mede-eigenaars Residentie De Linden, Stationsstraat 12, 9000 Gent’.

Haar zetel is in het gebouw. Voor een groep van gebouwen wijst de basisakte aan welk gebouw de zetel vormt.

Ten slotte vermelden alle documenten die van de vereniging uitgaan haar ondernemingsnummer. Uitnodigingen, provisieoproepen, notulen, contracten: een document van de VME zonder dat nummer is onvolledig.

Wanneer verkrijgt de vereniging van mede-eigenaars rechtspersoonlijkheid?

Er zijn twee cumulatieve voorwaarden (artikel 3.86, § 1):

1. het ontstaan van de onverdeeldheid, door de overdracht of de toekenning van ten minste een kavel;
2. de overschrijving van de basisakte en van het reglement van mede-eigendom in de registers van het bevoegde kantoor van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie.

“De vereniging van mede-eigenaars verkrijgt rechtspersoonlijkheid wanneer de volgende twee voorwaarden vervuld zijn: 1° het ontstaan van de onverdeeldheid door de overdracht of de toekenning van ten minste een kavel; 2° de overschrijving van de basisakte en van het reglement van mede-eigendom in de registers van het bevoegde kantoor van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie.”

Art. 3.86, § 1, BW

In een nieuwbouw ontstaat de VME dus op de dag dat de promotor het eerste appartement verkoopt, op voorwaarde dat de statuten overgeschreven zijn. In een oud gebouw dat een enige eigenaar opsplitst, is het de eerste verkoop of toekenning van een kavel die haar doet ontstaan.

Werd de overschrijving vergeten of uitgesteld, dan kan de vereniging zich tegenover derden niet op haar rechtspersoonlijkheid beroepen. Die derden kunnen ze wel tegen haar inroepen (artikel 3.86, § 2). Een onbetaalde leverancier kan dus tegen de VME optreden, ook als haar statuten niet in orde zijn. De statuten zelf worden uitgelegd in de fiche basisakte en reglement van mede-eigendom.

Het KBO-nummer van de VME en de inschrijving van de syndicus

De VME is een entiteit die ingeschreven is in de Kruispuntbank van OndernemingenWoordenlijstFederaal register van de in België geregistreerde entiteiten, beheerd door de FOD Economie. De vereniging van mede-eigenaars heeft er een ondernemingsnummer, dat op al haar documenten moet staan, en de syndicus moet er ingeschreven zijn. Zie de woordenlijst (KBO). De inschrijving gebeurt in de praktijk op initiatief van de notaris die de basisakte verleden heeft, of via een erkend ondernemingsloket. Homegrade, de Brusselse begeleidingsdienst, raadt aan eerst na te gaan of de vereniging al ingeschreven is, door het adres van het gebouw op te zoeken in de openbare raadpleging van de KBO.

De syndicus moet op zijn beurt in de KBO ingeschreven zijn als orgaan van de vereniging (artikel 3.89, § 1). Dankzij die inschrijving kunnen derden, banken zoals leveranciers, nagaan wie de VME kan verbinden. Bij een wissel van syndicus is de bijwerking dus een stap om niet te vergeten; de fiche veranderen van syndicus beschrijft de overgang.

Een beperkt vermogen en twee verplichte kapitalen

De VME is geen vastgoedvennootschap. Haar vermogen beperkt zich tot de roerende goederen die nodig zijn voor haar doel, dat uitsluitend bestaat in het behoud en het beheer van het gebouw (artikel 3.86, § 3). De muren, het dak of de tuin zijn niet van haar: ze zijn de mede-eigendom van de eigenaars van de kavels.

Dat vermogen omvat minstens twee kapitalen.

Het reservekapitaal wordt verplicht uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen. De jaarlijkse bijdrage mag dan niet lager zijn dan vijf procent van het geheel van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar. De algemene vergadering kan bij een meerderheid van vier vijfde van de stemmen beslissen dat kapitaal niet aan te leggen.

De kapitalen worden geplaatst op rekeningen op naam van de vereniging, met verplicht een aparte rekening voor het werkkapitaal en een andere voor het reservekapitaal. Het concrete beheer van die kapitalen, de bedragen en de boekingsfouten worden besproken in de fiche werkkapitaal en reservekapitaal.

De organen: wie beslist, wie voert uit, wie controleert?

De VME handelt via vier organen, waarvan de rol in andere fiches van de site wordt uitgewerkt.

De algemene vergadering verenigt alle eigenaars van kavels. Ze beslist, met de meerderheden die de artikelen 3.87 en 3.88 vastleggen. Zie de pijler algemene vergadering.

De syndicus voert de beslissingen uit, neemt de bewarende maatregelen, beheert de kapitalen en vertegenwoordigt de vereniging in rechte en bij het beheer van de gemeenschappelijke zaken (artikel 3.89). Zijn mandaat mag niet langer dan drie jaar duren en kan bij uitdrukkelijke beslissing hernieuwd worden. Zie rol en taken van de syndicus.

De raad van mede-eigendom is verplicht in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend (artikel 3.90). Hij houdt toezicht op het beheer van de syndicus. Zie raad van mede-eigendom.

De commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst, al dan niet mede-eigenaar, wordt elk jaar door de vergadering aangesteld om de rekeningen te controleren (artikel 3.91). Er geldt geen voorwaarde van grootte: zelfs een gebouw met vier kavels moet er een aanstellen. Onze lezing: in een klein gebouw zonder raad van mede-eigendom is dat de enige controle van de rekeningen die de wet oplegt, en ze verdient meer dan een aanstelling voor de vorm.

De VME in rechte en tegenover schulden

De vereniging is bevoegd om in rechte op te treden, als eiser en als verweerder (artikel 3.92, § 1). De syndicus kan alleen de dringende of bewarende vorderingen over de gemeenschappelijke delen instellen, onder voorbehoud van bekrachtiging door de vergadering. Hij moet de mede-eigenaars onverwijld informeren over de vorderingen die door of tegen de vereniging ingesteld worden.

Voor jou als mede-eigenaar verdient één punt aandacht. Wordt de VME veroordeeld en betaalt ze niet, dan kan de schuldeiser de uitvoering vervolgen op het vermogen van elke mede-eigenaar, naar verhouding van zijn aandeel (artikel 3.86, § 4). De rechtspersoonlijkheid beschermt je dus niet volledig.

Omgekeerd wordt een mede-eigenaar die een proces tegen de vereniging volledig wint, vrijgesteld van deelname in de erelonen en kosten, die over de andere mede-eigenaars verdeeld worden (artikel 3.92). De procedures worden beschreven in de fiche vrederechter en geschillen in de mede-eigendom, en je individuele rechten in rechten en plichten van de mede-eigenaars.

De vereniging verdwijnt wanneer de onverdeeldheid ophoudt, bijvoorbeeld als een investeerder alle kavels opkoopt. Ze blijft dan bestaan zolang haar vereffening duurt (artikelen 3.97 en 3.98).