Algemene vergadering van de VME: voorbereiden, stemmen, aanvechten

Een aangetekende brief van de syndicus, een volle agenda, offertes als bijlage: de algemene vergadering komt zelden op een moment waarop je tijd hebt om je erin te verdiepen. Toch wordt daar alles beslist wat je gebouw aangaat, van de begroting van het jaar tot de dakwerken.

In een appartementsgebouw wordt immers geen enkele gemeenschappelijke beslissing in de gang genomen. Ze wordt genomen in de algemene vergadering van de VME, die alle mede-eigenaars samenbrengt en het beslissingsorgaan is van de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst. De syndicus voert uit, de raad van mede-eigendom houdt toezicht, de commissaris van de rekeningen controleert. Maar het is de vergadering die de begroting stemt, de syndicus kiest, over werken beslist en, wanneer het moet, de regels van het gebouw wijzigt.

De regels staan in het Burgerlijk Wetboek, Boek 3, in de artikelen 3.84 tot 3.100. Ze zijn dezelfde in Vlaanderen en in Brussel. Het reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst van je gebouw vult die regels aan op praktische punten, zoals de periode van de gewone vergadering, zonder onder de waarborgen van de wet te mogen zakken.

Een algemene vergadering verloopt in vier stappen

Alles begint met de voorbereiding. De syndicus houdt elk jaar een gewone vergadering tijdens de periode van vijftien dagen die het reglement van interne orde vastlegt. Mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, kunnen een andere vergadering eisen. De fiche algemene vergadering organiseren geeft het tijdpad, de agenda en de deelname op afstand in detail.

Dan volgt de oproeping. Die vertrekt minstens vijftien dagen voor de vergadering, behalve bij dringende noodzaak, per aangetekende zending of via een ander middel dat de mede-eigenaar schriftelijk heeft aanvaard. De vorm en de inhoud ervan worden uitgelegd in de fiche uitnodiging voor de algemene vergadering.

Op de dag zelf opent de zitting met de controle van het quorum, waarna over elk punt gestemd wordt. Naargelang van de beslissing is de volstrekte meerderheid, twee derde, vier vijfde of eenparigheid nodig. De drempels, de volmachten en de beperking van de stemmen staan samen in de fiche stemregels en meerderheden.

Ten slotte stelt de syndicus de notulen op, laat ze op het einde van de zitting ondertekenen, neemt ze op in het register en bezorgt ze binnen dertig dagen. De fiche verslag van de algemene vergadering geeft aan wat erin moet staan.

Wat doe je als een beslissing je onregelmatig lijkt?

Een mede-eigenaar kan de vrederechter vragen om een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing die hem persoonlijk nadeel berokkent, te vernietigen of te wijzigen. De termijn is vier maanden vanaf de datum van de vergadering. Hetzelfde artikel laat ook toe om naar de rechter te stappen wanneer een minderheid een beslissing onrechtmatig blokkeert. De werkwijze staat in de fiche een beslissing van de AV aanvechten.

Herlees voor het zover komt de notulen en de oproeping. Veel meningsverschillen worden opgelost door het punt op de agenda van de volgende vergadering te zetten.

Laten we het meteen zeggen: over het tijdpad valt niet te discussiëren. De vier maanden lopen vanaf de datum van de vergadering, en de notulen kunnen tot dertig dagen later aankomen. Een minnelijke discussie die blijft aanslepen, schort de termijn niet op.

Waarom je aanwezigheid telt, ook in een klein gebouw

Elke mede-eigenaar stemt naar verhouding van zijn aandelenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst in de gemeenschappelijke delen. Afwezigheid ontneemt je niet alleen het woord: ze kan verhinderen dat het quorum gehaald wordt en ertoe verplichten een tweede vergadering bijeen te roepen, minstens vijftien dagen later. Kun je niet komen, dan laat de wet je toe om een volmacht te geven aan wie je wilt, behalve aan de syndicus, en deelname op afstand is mogelijk wanneer de oproeping erin voorziet.

Je stem is ook een bescherming. De notulen moeten de naam vermelden van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden. Ben je het niet eens met een beslissing, stem dan tegen of onthoud je, in plaats van te zwijgen. Onze lezing: een mede-eigenaar die afwezig is en geen volmacht geeft, laat de anderen in zijn plaats beslissen over uitgaven die hij daarna mee zal betalen.

Wie controleert de syndicus tussen twee vergaderingen?

In gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, moet een raad van mede-eigendom worden opgericht. Hij ziet toe op de goede uitvoering van de opdrachten van de syndicus en legt een jaarverslag voor aan de gewone vergadering. In kleinere gebouwen kan de vergadering er een oprichten als ze dat wil. Elk jaar wijst de vergadering ook een commissaris van de rekeningen aan, al dan niet mede-eigenaar. De fiche raad van mede-eigendom beschrijft de samenstelling, de bevoegdheden en de grenzen van beide functies.

Voor de rol van de syndicus zelf, zie de pagina de syndicus. De vragen over begroting en afrekening die in de vergadering gestemd worden, komen aan bod in lasten van de mede-eigendom.