Syndicus software gratis of met begeleiding: kiezen als vrijwillige syndicus

Je hebt het mandaat in de algemene vergadering aanvaard, de buren hebben je bedankt, en het dossier van de vertrekkende syndicus is bij jou aangekomen. De eerste weken volstaat een rekenblad. Dan komt de eerste onderhoudsfactuur die je volgens de aandelen moet verdelen, de eerste mede-eigenaar die te laat betaalt, de eerste uitnodiging die je moet opstellen. Vaak rijst dan de vraag: heb je software nodig, bestaat er syndicus software gratis, en welke kies je?

Deze pagina vergelijkt alleen oplossingen die zich uitdrukkelijk tot vrijwillige syndici richten. Het volledige panel van beheersoftware, inclusief die van professionele kantoren, vind je in onze vergelijking van software voor het beheer van mede-eigendom in België. Hier is de vraag enger, en concreter: wat helpt een mede-eigenaar die zijn eigen gebouw beheert echt?

Wat heeft een vrijwillige syndicus echt nodig in een tool?

We vertrekken van de verplichtingen, omdat zij het lastenboek bepalen. Het Burgerlijk Wetboek kent maar één syndicus: vrijwillig of professioneel, de opdrachten zijn dezelfde. De fiche vrijwillige syndicus beschrijft ze in detail; hier zijn de opdrachten die wegen bij de keuze van een tool.

Het geld van de mede-eigendom gaat nooit over je persoonlijke rekening. Je opent minstens één rekening voor het werkkapitaal en een andere voor het reservekapitaal, op naam van de vereniging (art. 3.89, § 5, 3°). Een goede tool volgt die twee rekeningen afzonderlijk op en vertelt je op elk moment hoeveel er op elk ervan staat.

De boekhouding moet duidelijk en nauwkeurig zijn. Onder twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, mag ze vereenvoudigd zijn en moet ze minstens de ontvangsten en uitgaven weergeven. Daarboven is het minimumrekeningenstelsel verplicht dat is vastgelegd bij koninklijk besluit van 12 juli 2012 (art. 3.89, § 5, 15°, van het Burgerlijk Wetboek). De details van dat rekeningenstelsel staan in de fiche boekhouding van de VME en het minimumrekeningenstelsel.

Elk jaar leg je begrotingsramingen voor, voor de lopende uitgaven en voor de buitengewone kosten (art. 3.89, § 5, 16°). Je roept de algemene vergadering bijeen en je houdt de documenten ter beschikking. En je mandaat moet in de Kruispuntbank van Ondernemingen worden ingeschreven, via een erkend ondernemingsloket: een vrijwilliger ontsnapt daar niet aan.

Concreet moet de tool dus vier dingen doen zonder dat je alles opnieuw moet invoeren:

• elke factuur over de kavels verdelen volgens de aandelen of de voorziene verdeelsleutels;
• de provisieoproepen opmaken en wie niet betaald heeft herinneren;
• aan het einde van het boekjaar per mede-eigenaar een afrekening opmaken die de algemene vergadering kan goedkeuren;
• de uitnodiging, de agenda en de notulen voorbereiden.

Alle tools op deze pagina doen het essentiële van deze lijst, behalve de formule Particulier van Syndic24, die de algemene vergadering niet beheert. Het verschil zit elders.

Software of begeleiding: wie antwoordt als je vastloopt?

Software rekent. Ze verdeelt een verwarmingsfactuur in drie seconden, verstuurt de provisieoproepen en maakt keurige notulen aan. Wat ze niet doet, is je vertellen of de factuur voor het dak onder het reservekapitaal of onder de lopende lasten valt, of de meerderheid in de algemene vergadering volstond voor de genomen beslissing, of waarom je jaarlijkse afrekening niet klopt.

Dat is de vraag die we bij elke oplossing in deze vergelijking stellen: op de dag dat je vastzit met een afrekening of een algemene vergadering, wie neemt er op? Een vrijwilliger staat standaard alleen, en het Burgerlijk Wetboek gunt hem daarom geen enkele soepelheid: dezelfde opdrachten, dezelfde boekhouding als een professional.

In het panel tekenen zich dus twee families af.

Laten we eerlijk zijn: Syndic Yourself is niet de enige die uren expertise aanbiedt. De formule Coached van OpenACP bevat er zes per jaar. Het verschil zit in de omvang van de dienstverlening rond die uren, niet in het loutere bestaan ervan.

Onze kijk: als je al eens een boekhouding hebt bijgehouden, kan alleen software volstaan. Als je het beheer van een gebouw pas ontdekt, ligt de kost van een onopgemerkte fout (een afrekening die in de algemene vergadering wordt betwist, een reservekapitaal dat slecht wordt gevoed) vaak hoger dan het prijsverschil tussen de twee families.

Waarom we Syndic Yourself bovenaan zetten

We hebben het in het kader aangekondigd: deze site schuift Syndic Yourself naar voren. Dit zijn de feitelijke redenen, controleerbaar op de pagina's van de aanbieder die we op 25 september 2026 raadpleegden, die de eerste plaats voor een vrijwillige syndicus verantwoorden.

Eerst de positionering. Syndic Yourself stelt zich voor als een onlineplatform met daarbij een team van experts in boekhouding, recht en mede-eigendom, dat de vrijwillige syndicus begeleidt. Het is geen professionele syndicus: jij blijft de syndicus, met je verantwoordelijkheden, maar je staat er niet meer alleen voor. De formules Premium en VIP bevatten respectievelijk 3 en 5 uur bijstand door een expert, op te gebruiken binnen 12 maanden na ondertekening.

Vervolgens worden de stappen waarop een nieuwe vrijwilliger vaak vastloopt als optie overgenomen. De inschrijving van de syndicus in de KBO en die van de VME kosten elk 40 € plus de KBO-kosten. De aansprakelijkheidsverzekering van de syndicus, verplicht en betaald door de vereniging als het mandaat onbezoldigd is, zit in de formule VIP of wordt als optie aangeboden aan 75 € per jaar. Wat die verzekering moet dekken, lees je in de fiche aansprakelijkheidsverzekering van de vrijwillige syndicus.

Derde punt, de optie boekhouding. Voor wie niet zelf wil encoderen, neemt het team de maandelijkse encodering en de jaarlijkse afrekening voor de algemene vergadering op zich. De prijs hangt af van de grootte: 6,0 € per kavel en per maand voor 6 kavels, 5,0 € vanaf 8 kavels, bovenop het abonnement. De pagina van die optie vermeldt de btw niet; de tarievenpagina zegt in het algemeen dat alle prijzen inclusief btw zijn.

Ten slotte de talen. De site en de dienst bestaan in het Nederlands en in het Frans, wat telt in Brussel, waar een deel van de mede-eigenaars de ene of de andere taal kan verkiezen.

De keerzijde is duidelijk, en we geven er liever cijfers bij. Syndic Yourself kost meer dan pure software, met 185 € openingskosten het eerste jaar. De formule Basic bevat geen enkel uur expertise, waardoor ze dicht bij klassieke software komt, tegen een hogere prijs. En de aanbieder publiceert niets over het minimumrekeningenstelsel: als je gebouw meer dan twintig kavels telt, stel die vraag dan voor je intekent.

Hoeveel kost elke oplossing voor een gebouw met 6 kavels?

De prijzen worden nu eens per kavel, dan weer per gebouw uitgedrukt, nu eens inclusief, dan weer exclusief btw. Om ze vergelijkbaar te maken, hebben we ze teruggebracht tot één geval: een gebouw met 6 aangerekende kavels, zonder opties. Alle bedragen komen van de pagina's van de aanbieders, geraadpleegd op 25 september 2026. We hebben niets geschat.

Drie verduidelijkingen om deze tabel te lezen. De bedragen tussen haakjes voor Syndic Yourself tellen de 185 € openingskosten mee, die alleen het eerste jaar verschuldigd zijn. Het bedrag inclusief btw van Konvivio is onze omrekening tegen 21 %, omdat de aanbieder zijn prijzen exclusief btw toont. Voor OpenACP Coached geeft het helpcentrum de eenheid niet, maar de prijspagina van OpenVME vermeldt 13 € per kavel en per maand.

Een detail dat de berekening verandert: bij Syndic24 worden kelders, garages, parkeerplaatsen en boxen niet aangerekend. Als je gebouw zes appartementen en zes garages telt, betaal je voor zes kavels, niet voor twaalf. OpenACP (OpenVME) telt garages, kelders en bergingen evenmin mee. De andere aanbieders in het panel publiceren geen vergelijkbare regel; controleer bij hen wat ze als kavel tellen.

Het totaalbeeld is eenvoudig. Alleen software kost voor 6 kavels in dit panel van 0 € (OpenACP Free) tot 42 € per maand, en 12 € voor de goedkoopste betalende formule. Een formule met uren expertise begint bij 48 € per maand bij Syndic Yourself. Wat je van de ene kolom naar de andere doet overstappen, is niet het aantal functies, het is de aanwezigheid van iemand die antwoordt.

Je oplossing kiezen in zes controles

Neem voor je intekent een uur de tijd en toets elk aanbod aan deze vragen. De gratis proefperiodes (7 dagen bij Syndic24, 14 dagen bij SyndicIA, formule Free bij OpenACP) dienen precies daarvoor.

• Telt je gebouw meer dan twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend? Zo ja, eis dan een minimumrekeningenstelsel en vraag het schriftelijk als de aanbieder er niets over publiceert.
• Wie antwoordt als je vastloopt? Alleen software, of inbegrepen uren expertise, en hoeveel per jaar?
• Is de prijs inclusief btw? Breng elk aanbod terug tot een jaarlijkse kost inclusief btw voor jouw aantal kavels, openingskosten inbegrepen.
• Wat telt als kavel? Worden kelders en garages aangerekend?
• Hoeveel gebouwen beheer je? Sommige formules voor vrijwilligers zijn begrensd.
• In welke taal werken je mede-eigenaars? In Brussel kunnen een interface en ondersteuning in het Nederlands en het Frans misverstanden in de algemene vergadering vermijden.

Als dit je eerste mandaat is, begin dan met de eerste stappen die beschreven staan in de fiche zelf syndicus worden: aanstelling, aanplakking, KBO, rekeningen. De tool komt daarna. En als je nog twijfelt over de formule van de vrijwillige syndicus zelf, zet het geheel van onze vergelijkingen over mede-eigendom de opties naast elkaar.