Begroting van de VME: ze opstellen, stemmen en opvolgen

De oproeping voor de gewone algemene vergadering is binnen, met als bijlage een tabel vol cijfers: de begroting van de VME voor het komende boekjaar. Ze lijkt technisch, maar zij bepaalt wat je elk kwartaal betaalt. Te laag, en ze dwingt tot pijnlijke bijkomende oproepen bij de afrekening. Te hoog, en ze legt het geld van de mede-eigenaars zonder reden vast. Goed opgebouwd maakt ze de lasten voorspelbaar en ontmijnt ze de meeste spanningen op de algemene vergadering.

Je hebt er dus belang bij om ze vóór de vergadering te lezen, niet tijdens. De regels zijn dezelfde in Vlaanderen, Brussel en Wallonië, omdat ze uit het Burgerlijk Wetboek komen. Wat van gebouw tot gebouw verschilt, zijn de posten, de contracten en de staat van het gebouw.

Wat stemt de algemene vergadering precies?

Twee begrotingen, niet één. De syndicus moet een begroting voorstellen voor de gewone uitgaven voor onderhoud, werking en beheer van de gemeenschappelijke delen en uitrustingen, en een tweede voor de voorzienbare buitengewone kosten: dat is een van zijn taken (art. 3.89, § 5, 16°). Bevat de oproeping maar één tabel die beide door elkaar haalt, vraag dan dat ze gescheiden worden.

Die begrotingen worden elk jaar ter stemming voorgelegd aan de algemene vergadering, in de praktijk op de gewone algemene vergadering. De oproeping daarvoor moet minstens vijftien dagen vóór de vergadering worden bezorgd, behalve bij dringendheid (art. 3.87, § 3). We zeggen het duidelijk tegen syndici: voeg de begrotingen bij de oproeping. Een mede-eigenaar die de cijfers pas in de vergadering ontdekt, kan ze niet nakijken en zijn vragen niet voorbereiden.

De stemming gebeurt met de volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars, omdat de wet geen gekwalificeerde meerderheid voor de begroting voorziet. Hoe je de stemmen telt, en wat er met onthoudingen gebeurt, lees je op de pagina stemregels en meerderheden.

Welke posten voorzie je in het gewone budget?

Vertrek altijd van de werkelijk betaalde uitgaven, niet van de vorige begroting. Het grootboek of de laatste jaarlijkse afrekening van de lasten geeft je die bedragen. Pas daarna elke post aan op basis van de lopende contracten en de bekende veranderingen.

Over het ereloon zet onze pagina syndicuskosten verlagen de supplementen op een rij die je in het oog moet houden. Voor verwarming en water hangt de manier waarop ze daarna over de kavels worden verdeeld af van de geïnstalleerde meters: zie de verdeling van de kosten voor water en verwarming.

Een opmerking over energie. Als het gebouw een contract met variabele prijs heeft, kan een begroting die op een jaar met lage prijzen berekend is, ontoereikend blijken. Ons advies: leg de algemene vergadering dan twee hypotheses voor en houd de voorzichtigste aan. Iets te hoge provisies worden bij de afrekening geregulariseerd; een onderschatte verwarming betaal je in één keer, op het slechtste moment.

Hoe becijfer je het budget voor buitengewone kosten?

Dat tweede budget dekt wat niet elk jaar terugkomt: de vervanging van een verwarmingsketel, het conform maken van een lift, de vernieuwing van een dak, het schilderen van de traphal. Je bouwt het op uit drie bronnen.

De eerste is de staat van het gebouw: onderhoudsverslagen, opmerkingen van technici, de leeftijd van de uitrustingen. De tweede zijn de beslissingen die de algemene vergadering al heeft genomen en de wettelijke of gewestelijke verplichtingen die eraan komen. De derde is het beschikbare reservekapitaalWoordenlijstSom van de periodieke inbrengen voor niet-periodieke uitgaven, zoals de vernieuwing van de verwarming of de lift. Het is verplicht uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering, met een jaarlijkse bijdrage van minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij de algemene vergadering met vier vijfde van de stemmen anders beslist. Zie de woordenlijst.

Het Burgerlijk Wetboek legt een bodem vast om dat fonds te spijzen: de jaarlijkse bijdrage mag niet lager zijn dan 5 % van het geheel van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij de algemene vergadering met een meerderheid van vier vijfde van de stemmen heeft beslist het niet aan te leggen (art. 3.86, § 3). Dat minimum volstaat zelden om een grote werf te financieren. Als er over enkele jaren belangrijke werken te verwachten zijn, is het comfortabeler de bijdrage nu te verhogen dan in één keer een groot bedrag op te vragen. De regels van dat fonds worden uitgewerkt op de pagina werkkapitaal en reservekapitaal.

Werken in de begroting opnemen, betekent niet dat beslist is ze uit te voeren. De start van de werf, de keuze van de aannemer en de financiering worden apart gestemd, met de meerderheid die de wet voor dat soort werken voorziet. De pagina werken in de mede-eigendom overloopt die stappen.

Van de gestemde begroting naar je driemaandelijkse provisie: een voorbeeld

Zodra de begroting gestemd is, verdeelt de syndicus ze over de kavels. De basissleutel is het aandeelWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst van elke kavel, maar de statuten kunnen voor sommige lasten een nutscriterium voorzien, zoals voor de lift.

Nemen we een fictief gebouw met twaalf appartementen waarvan het gewone budget is vastgelegd op 36.000 euro, zonder last met een bijzonder criterium. De gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar bedroegen 34.000 euro.

Als de lift volgens een nutscriterium wordt verdeeld, wordt die post uit de algemene berekening gehaald en alleen over de betrokken kavels verdeeld. De afrekening aan het einde van het boekjaar vergelijkt die provisies daarna met de werkelijke uitgaven.

Hoe weet je of een begroting realistisch is?

Stel de syndicus vóór de stemming vier vragen. Wordt elke post vergeleken met de werkelijke uitgave van het vorige boekjaar? Zijn de geïndexeerde contracten bijgewerkt? Wat is het saldo van de fondsen op de datum van de vergadering? En welke werken worden binnen drie tot vijf jaar verwacht?

Een ernstige begroting past vaak op één blad, met drie kolommen: werkelijk van het afgelopen boekjaar, begroting van het afgelopen boekjaar, voorgestelde begroting. Ontbreekt bij jou de kolom met het werkelijke, vraag die dan vóór de stemming: zonder die kolom kan niemand beoordelen of de voorgestelde bedragen geloofwaardig zijn. Als de syndicus een boekhouding voert volgens het genormaliseerde rekeningenstelsel, kan hij die tabel rechtstreeks uit de lastenrekeningen halen.

Volg in de loop van het jaar halverwege het boekjaar het verschil tussen werkelijk en begroot op. De raad van mede-eigendom, als die bestaat, is goed geplaatst voor die opvolging. Als een post ontspoort, bijvoorbeeld na het einde van een energiecontract met vaste prijs, is een tijdig beslist bijkomende provisieoproep beter dan een afrekening met een tekort aan het einde van het boekjaar. Om deze begroting in het geheel van de financiën van het gebouw te plaatsen, vertrek je opnieuw van de pagina kosten van de mede-eigendom.