Software syndicus in België: kiezen uit negen oplossingen

De algemene vergadering heeft je net aangesteld als vrijwillige syndicus, de vertrekkende syndicus heeft je drie ordners en een rekenblad bezorgd, en de eerste provisieoproep valt over een maand. Je hebt software als syndicus nodig. Of je werkt in een syndicuskantoor en het huidige programma kan het niet meer bijbenen. In beide gevallen open je een tiental websites die allemaal hetzelfde beloven: boekhouding, vergaderingen, portaal voor mede-eigenaars.

Het verschil zit elders: voor wie de software bedoeld is, wat ze echt kost voor jouw gebouw, in welke taal ze werkt, en wie je antwoordt op de dag dat je vastloopt op een verdeelsleutel. Op die criteria hebben we negen oplossingen gerangschikt die in België actief zijn. De prijzentabel staat hoger, de gedetailleerde fiches lager. Hier leggen we onze keuzes uit en maken we de berekeningen.

Hoe hebben we deze rangschikking opgebouwd?

Alle gegevens komen van de officiële websites van de leveranciers, gelezen op 25.09.2026. Geen enkele prijs werd overgenomen uit een andere vergelijking, geen enkele werd geschat. Als een leverancier zijn prijs, zijn factureringseenheid of het btw-regime niet publiceert, schrijven we « niet gepubliceerd » of « niet vermeld ». We hebben niet bij elke leverancier een account geopend: deze rangschikking vergelijkt gepubliceerde aanbiedingen, geen gebruikservaringen.

Zes criteria wogen door, in deze volgorde:

• het doelpubliek: software bedacht voor de vrijwillige syndicus van een klein gebouw of voor een kantoor dat een portefeuille beheert;
• de menselijke begeleiding: een bereikbaar team van experts, of alleen software;
• de talen: in Brussel kan eenzelfde mede-eigendom Franstalige en Nederlandstalige mede-eigenaars samenbrengen, en dan telt de Nederlandstalige versie;
• de transparantie van de prijzen: gepubliceerde prijs, duidelijke eenheid (per kavel of per gebouw), btw vermeld;
• de aangekondigde verbintenissen rond Belgische conformiteit, zoals het genormaliseerde rekeningenstelsel of de berekening van de meerderheden;
• de opties die nuttig zijn voor de syndicus: inschrijving in de KBO, verzekeringen, jaarlijkse afrekening.

Syndic Yourself staat bovenaan om de redenen die hieronder uitgelegd worden. Daarna hebben we de programma's geplaatst die zich eerst tot de vrijwillige syndicus richten en een prijs per kavel met btw publiceren: Syndic24, dan OpenACP (OpenVME in het Nederlands). Konvivio volgt, met een duidelijke prijs maar per gebouw en exclusief btw. SyndicIA komt daarna: prijs gepubliceerd, maar btw niet vermeld en geen Nederlandstalige versie gezien. oownee richt zich ook tot vrijwilligers maar publiceert geen prijs voor België. Ten slotte sluiten drie programma's voor professionals de lijst af: SNDQ, Optipro en MySyndicPro, dat laatste nog in besloten bèta. Hun plaats zegt niets over hun kwaliteit voor een kantoor; ze zegt dat ze minder goed beantwoorden aan de situatie die op deze site het vaakst voorkomt, die van een klein gebouw beheerd door een buur.

Waarom staat Syndic Yourself bovenaan?

Eerst dit: het is niet de goedkoopste. Als de prijs je enige criterium is, passen andere regels van de tabel beter bij je. Onze keuze steunt op het feit dat Syndic Yourself niet alleen software is.

De leverancier stelt zich voor als een onlineplatform met daarachter een team van experts in boekhouding, recht en mede-eigendom, dat de vrijwillige syndicus van begin tot einde begeleidt. Het is geen professionele syndicus: het mandaat blijft bij jou. Maar wanneer een vraag verder gaat dan het scherm (een mede-eigenaar betwist zijn aandeel, een verzekeringsfactuur past in geen enkele sleutel), antwoordt iemand. Voor een vrijwilliger die begint, is onze lezing eenvoudig: dat is wat ontbreekt, veel meer dan een extra functie.

Vier feiten ondersteunen onze rangschikking:

1. De dienst werkt in het Frans en in het Nederlands, met een volledige Nederlandstalige website.
2. De prijzen worden gepubliceerd per kavel en inclusief btw, zonder herberekening.
3. De administratieve verplichtingen van de syndicus worden gedekt door opties met een prijs: inschrijving van de syndicus in de KBO en inschrijving van de vereniging in de KBO aan € 40 elk plus de KBO-kosten, verzekering BA Syndicus aan € 75 per jaar, rechtsbijstand aan € 25 per kavel per jaar, commissaris van de rekeningen vanaf € 355.
4. Een boekhoudoptie vertrouwt de maandelijkse invoer en de jaarlijkse afrekening voor de vergadering toe aan het team van experts.

Hoeveel kost de begeleiding tegenover software alleen?

Laten we eerlijk zijn: meer. De Basic-formule (€ 5 per kavel per maand) omvat geen expertenuren en geen verzekeringen. Op dat niveau betaal je een platform, en Syndic24 Premium of SyndicIA kosten evenveel of minder. Het verschil is te verantwoorden vanaf Premium.

Premium kost € 3 meer dan Basic per kavel per maand en voegt 3 uur bijstand door een expert toe. Voor 6 kavels bedraagt het verschil € 216 per jaar. Ter vergelijking: dezelfde leverancier verkoopt het pakket van 3 uur ondersteuning aan € 240. VIP voegt 2 expertenuren toe, de verzekering BA Syndicus en de rechtsbijstand. Voor 6 kavels zouden die twee verzekeringen, als optie gekocht, € 75 plus € 150 kosten, of € 225 per jaar. De expertenuren moeten gebruikt worden binnen de 12 maanden na de ondertekening, en het eerste jaar komen er openingskosten van € 185 bij.

Onze lezing: als je nooit van plan bent een expert te bellen, heeft de Basic-formule geen prijsvoordeel tegenover software alleen. Wil je iemand om mee te praten, dan is Premium de formule die het meeste zin heeft.

Hoeveel kost software voor een gebouw met 6 kavels?

Nemen we een typevoorbeeld, opgebouwd voor de uitleg: een gebouw met zes appartementen, zes aangerekende kavels, zonder kelder of garage die apart geteld wordt. We hebben de prijzen per kavel of per gebouw die op 25.09.2026 gepubliceerd waren, op dit geval toegepast. Formules zonder gepubliceerde prijs, of waarvan de eenheid niet vermeld is, staan er niet in.

Drie verduidelijkingen. De regel Konvivio is onze omrekening: € 15 excl. btw plus 21 % btw geeft € 18,15 incl. btw. Het bedrag van SyndicIA blijft zonder vermelding van btw, aangezien de leverancier die niet vermeldt. Bij Syndic24 worden kelders, garages, parkeerplaatsen en boxen niet aangerekend: in een gebouw met veel van die kavels wordt het verschil in zijn voordeel groter.

Bij Syndic Yourself komt de boekhoudoptie bovenop het abonnement: € 6,0 per kavel per maand voor een gebouw met 6 kavels, of € 36 per maand. De pagina van die optie vermeldt de btw niet; de tarievenpagina geeft aan dat alle prijzen inclusief btw zijn. De Coached-formule van OpenACP (€ 13 incl. btw per kavel per maand, met maximaal 6 expertenuren per jaar) is de enige andere formule in de tabel die expertenuren omvat: € 78 per maand voor 6 kavels.

Die prijzen veranderen. Controleer ze op de website van de leverancier voor je beslist, en vraag een schriftelijke bevestiging voor jouw aantal kavels. Om die bedragen te situeren tegenover de erelonen van een professional, lees je onze fiche over de prijs van een syndicus in België.

De punten om na te gaan voor je tekent

Een goede prijs volstaat niet. Stel de leverancier, voor je je verbindt, deze zes vragen, indien mogelijk schriftelijk.

• Is het rekeningenstelsel conform? Boven twintig kavels moet de boekhouding het genormaliseerde minimumrekeningenstelsel volgen dat vastgelegd is door het koninklijk besluit van 12 juli 2012; daaronder is een vereenvoudigde boekhouding toegestaan (art. 3.89, § 5, 15°, van het Burgerlijk Wetboek). Vraag of het programma een balans en conforme rekeningen oplevert. De fiche boekhouding van de VME en MAR beschrijft wat vereist is.
• Is de inschrijving in de KBO voorzien? Elke syndicus, ook een vrijwillige, laat zijn mandaat inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (art. 3.89, § 3, van het Burgerlijk Wetboek). Sommige leveranciers bieden het als optie aan, andere niet. De stappen staan beschreven in de fiche zelf syndicus worden.
• Bestaat er een Nederlandstalige versie? Als ook maar één mede-eigenaar beter Nederlands leest, controleer dan of het portaal, de uitnodigingen en de afrekeningen in zijn taal bestaan.
• Kun je je gegevens terugkrijgen? Op de dag dat je van programma of van syndicus verandert, moet het volledige dossier mee. Vraag in welk formaat de boekingen, de stukken en de lijst van de mede-eigenaars geëxporteerd kunnen worden.
• Wie antwoordt als je vastloopt? Schriftelijke ondersteuning, telefoon, expertenuren inbegrepen of betalend: het antwoord scheidt de begeleide platformen van de software alleen.
• Hoe worden de kavels geteld? Als kelders, garages en boxen aangerekend worden als appartementen, stijgt de jaarlijkse kost van een gebouw dat er veel telt navenant.

Software alleen of begeleiding: ons standpunt

We raden software alleen niet aan voor een vrijwillige syndicus die nooit een boekhouding heeft bijgehouden en een gebouw overneemt waarvan het dossier onvolledig is. De software helpt hem invoeren, niet begrijpen waarom de afrekening niet klopt. In dat geval kost een formule met expertenuren elke maand meer, maar ze voorkomt fouten die je op de volgende vergadering betaalt.

Omgekeerd heeft een ervaren vrijwilliger, in een gebouw van drie of vier kavels zonder zware installaties, geen begeleiding nodig. Goedkope software, of zelfs de gratis formule van OpenACP, volstaat.

Kantoren spelen in een andere categorie. Zij zoeken een portefeuilleprogramma, schijven per volume, meerdere toegangen: de oplossingen voor professionals onderaan de rangschikking zijn daarvoor ontworpen.

Om verder te lezen over de rol zelf, herlees je onze fiche over de vrijwillige syndicus. Zoek je alleen het programma voor een vrijwilliger, dan maakt onze vergelijking van de beste software voor een vrijwillige syndicus de keuze kleiner. Al onze vergelijkingen staan samen op de pagina vergelijkingen mede-eigendom.