Syndicusdossier overnemen tijdens het jaar: checklist

De syndicus is midden in het boekjaar vertrokken, de algemene vergadering heeft jou aangesteld om het over te nemen, en het dossier komt in stukjes binnen: een doos met mappen, twee sleutels, een usb-stick. De uittreksels van januari ontbreken, het liftcontract is onvindbaar en de verzekeringspremie vervalt volgende maand. Een syndicusdossier overnemen tijdens het jaar betekent eerst orde brengen in wat er al is, voor je beheert wat er nog komt.

De aanstelling en de formaliteiten om te starten staan in de fiche zelf syndicus worden, en de stemming over de vervanging in de fiche veranderen van syndicus. Dit artikel gaat over de eerste weken, wanneer het boekjaar al loopt en de overdracht onvolledig is. We hebben de checklist volgens urgentie geordend, van de eerste dag tot de volgende algemene vergadering.

Het typegeval: acht kavels, een syndicus die in maart vertrekt

Neem een gebouw met acht kavels, opgebouwd als voorbeeld. De vrijwillige syndicus kondigt in maart aan dat hij verhuist. Het boekjaar is in januari begonnen, de begroting werd vorig jaar gestemd, en het reglement van interne orde legt de gewone algemene vergadering in juni.

Eerste reflex: een syndicus die ontslag neemt, verlaat het gebouw niet van de ene dag op de andere. Volgens de brochure van de FOD Justitie over de mede-eigendom moet hij zijn taken blijven uitvoeren tot de algemene vergadering hem vervangen heeft. Roept hij die vergadering niet bijeen, dan kunnen mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst bezitten, dat eisen. Hoe dat gaat, staat in de fiche ontslag en afzetting van de syndicus.

In ons voorbeeld komt de algemene vergadering in april samen en stelt ze jou aan. Dan beginnen drie klokken te tikken: de aanplakking, de overdracht van het dossier en de algemene vergadering van juni.

Wat doe je op de dag van je aanstelling?

Voor je ook maar één factuur betaalt, zet je vier punten vast.

1. Vraag een ondertekende kopie van de notulen die jou aanstellen, met de einddatum van het mandaat van je voorganger en de begindatum van het jouwe. De termijn voor de overdracht van het dossier loopt vanaf de eerste.
2. Noteer op die datum de saldi van alle rekeningen van de vereniging, met een gedateerd uittreksel. Dat is je nulpunt.
3. Haal de sleutels, badges, toegangscodes en het nummer van de verzekeringspolis van het gebouw op.
4. Begin een schriftelijke inventaris van wat je ontvangt, stuk per stuk, en laat die door de vertrekkende syndicus ondertekenen.

Onze lezing: al de rest hangt af van punt 2. Zonder saldo vastgelegd op de dag van de overdracht kun je later onmogelijk een geërfde fout onderscheiden van een fout die na je aankomst gemaakt werd.

Welke stappen rond je af in de eerste week?

Eerst de aanplakking, want dat is de enige korte wettelijke termijn. Binnen acht dagen na de aanvang van je opdracht wordt een uittreksel van de akte die je aanstelt, onuitwisbaar en zichtbaar aangeplakt aan de ingang van het gebouw (art. 3.89, § 2, BW).

Daarna, in deze volgorde:

1. controleer in de Kruispuntbank van Ondernemingen het ondernemingsnummer van de vereniging en de naam van de syndicus die nog ingeschreven staat;
2. laat je mandaat inschrijven via een erkend ondernemingsloket, een verplichting die sinds 1 april 2017 voor elke syndicus geldt, ook de vrijwillige;
3. laat de handtekeningsbevoegdheid wijzigen op de rekeningen van het werkkapitaalWoordenlijstSom van de voorschotten die de mede-eigenaars als provisie betalen voor de periodieke uitgaven, zoals de verwarming en verlichting van de gemeenschappelijke delen of de beheerskosten. Het staat op een aparte rekening op naam van de vereniging. Zie de woordenlijst en het reservekapitaal, die twee afzonderlijke rekeningen op naam van de vereniging moeten zijn (art. 3.89, § 5, 3°);
4. controleer of de aansprakelijkheidsverzekering van de syndicus jouw mandaat dekt; bij een onbezoldigd mandaat wordt ze afgesloten op kosten van de vereniging (art. 3.89, § 5, 8°).

Homegrade, het Brusselse woonadviescentrum, vermeldt een termijn van ongeveer twee weken voor de inschrijving in de KBO. De bank kan de notulen van de aanstelling en het bewijs van die inschrijving vragen: houd ze allebei klaar.

Wat eis je op bij de vorige syndicus, en binnen welke termijn?

De syndicus wiens mandaat op om het even welke wijze is geëindigd, draagt binnen dertig dagen na het einde van zijn mandaat het volledige dossier over aan zijn opvolger, met inbegrip van de boekhouding, de activa, de schadegevallen en de historiek van de rekening waarop ze werden vereffend (art. 3.89, § 5, 7°, van het Burgerlijk Wetboek). Voor elk stuk zie je hier waar je het vindt als het niet aankomt.

Ons standpunt: de dertig dagen zijn een wettelijk plafond, geen tijdschema om te volgen. Stuur de schriftelijke lijst van verwachte stukken meteen na je aanstelling. Verstrijkt de termijn, dan steunt je ingebrekestelling op een precieze, gedateerde vraag.

Hoe stel je de rekeningen van het lopende boekjaar opnieuw samen?

Het boekjaar is in twee geknipt: een deel beheerd door je voorganger, een deel door jou. De algemene vergadering van juni keurt toch één enkele jaarrekening goed. De veiligste methode is van de vorige syndicus een stand van zaken te krijgen op de einddatum van zijn mandaat, en vanaf je nulpunt je eigen dagboek bij te houden.

Onder twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, is een vereenvoudigde boekhouding toegestaan die minstens de ontvangsten en de uitgaven weergeeft (art. 3.89, § 5, 15°). Dat is het geval voor ons gebouw met acht kavels. Daarboven geldt het minimaal genormaliseerd rekeningenstelsel.

Voor de algemene vergadering na de overname bereid je voor:

• de rekeningen van het boekjaar, met de datum waarop de twee beheerperiodes gesplitst worden;
• de begroting in twee luiken, gewone uitgaven en buitengewone kosten (art. 3.89, § 5, 16°);
• de bijdrage aan het reservekapitaal, die niet lager mag zijn dan 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij een vrijstelling met vier vijfde van de stemmen gestemd werd (art. 3.86, § 3); zie de fiche werkkapitaal en reservekapitaal;
• het evaluatieverslag van de contracten voor geregelde leveringen, voorgelegd op elke gewone algemene vergadering (art. 3.89, § 5, 12°);
• de aanstelling van de commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst, die de algemene vergadering elk jaar aanwijst.

De fouten die je vermijdt tijdens de overname

• Facturen betalen vanaf je persoonlijke rekening in afwachting van de toegang tot de rekeningen van de vereniging.
• De termijn van dertig dagen laten verstrijken zonder van bij het begin de schriftelijke lijst van verwachte stukken te hebben verstuurd.
• Vergeten dat een notaris misschien al voor je aankomst de staat van de schulden van een verkoper heeft opgevraagd: die staat moet binnen dertig dagen bezorgd worden (art. 3.89, § 5, 5°).
• Een rekening van de vereniging op naam van de vorige syndicus laten staan.
• Een geërfde fout stilletjes rechtzetten, in plaats van ze schriftelijk te melden aan de commissaris van de rekeningen en aan de algemene vergadering.

Wanneer schakel je een boekhouder, een advocaat of een notaris in?

Een boekhouder, wanneer de ontvangen boekhouding niet toelaat een saldo vast te leggen op de datum van de overdracht, of wanneer het gebouw twintig kavels bereikt en het genormaliseerd rekeningenstelsel je vreemd is.

Een advocaat, wanneer de ingebrekestelling zonder gevolg blijft nadat de termijn van dertig dagen verstreken is, of wanneer een rekening op naam van de vorige syndicus niet naar de vereniging wordt overgeschreven. De vereniging, door jou vertegenwoordigd, kan naar de vrederechterWoordenlijstRechter die sinds 1 januari 2019 bevoegd is voor alle geschillen over de mede-eigendom van gebouwde onroerende goederen, ongeacht het bedrag van de vordering. Een clausule in de statuten die die geschillen aan een scheidsrechter toevertrouwt, wordt als niet geschreven beschouwd. Zie de woordenlijst stappen, die bevoegd is voor geschillen in de mede-eigendom ongeacht het bedrag.

Een notaris, wanneer de statuten in het dossier ontbreken, of wanneer er een verkoop loopt en je niet weet hoe het met de staat van de schulden zit.

Deze checklist vervangt het advies van een professional over jouw dossier niet.