Jaarlijkse afrekening van de syndicus: lijn per lijn nakijken vóór de AV

De jaarlijkse afrekening van de syndicus is net in je brievenbus of je mailbox beland. Onderaan de pagina staat een saldo dat hoger is dan vorig jaar, of een terugbetaling die te laag lijkt. Neem de tijd om ze te herlezen voor je betaalt of protesteert: het is vaak het enige boekhoudkundige document dat een mede-eigenaar echt leest, en het verdient dat.

Ze past op een of twee bladzijden, maar vat een jaar facturen, meterstanden en verdeelberekeningen samen. Eén verkeerd toegepaste sleutel of één slecht overgeschreven meterstand volstaat om je aandeel jarenlang scheef te trekken als niemand het meldt. Onze lezing: een afrekening beoordeel je niet op haar eindsaldo, maar op haar sleutels en haar meterstanden.

Het principe is eenvoudig: tijdens het boekjaar heb je provisies betaald die berekend zijn op de begroting. De afrekening vergelijkt ze met jouw aandeel in de werkelijke uitgaven. Komt er een saldo in jouw voordeel uit, dan wordt het terugbetaald of overgedragen; zo niet, dan betaal je het verschil bij. De regels zijn dezelfde in Vlaanderen en in Brussel.

Wat staat er in een jaarlijkse afrekening van de lasten?

De voorstelling verschilt naargelang de syndicus en de gebruikte software, maar een volledige afrekening bevat altijd dezelfde blokken.

Ontbreekt de kolom met de totalen per post of de vermelding van de sleutel, vraag ze dan op. Zonder die twee gegevens is geen enkele controle mogelijk. Als de mede-eigendom haar boekhouding voert volgens het minimumrekeningenstelsel (MAR), komen die totalen rechtstreeks uit de lastenrekeningen van het boekjaar.

Zijn de verdeelsleutels die van je statuten?

Dat is de controle die het meest oplevert, en daarom zetten we ze bovenaan: een foute sleutel herhaalt zich elk jaar, zolang niemand ze betwist. Het vertrekpunt is het aandeelWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst van je kavel in de gemeenschappelijke delen, vastgelegd in de basisakte. Maar de statuten kunnen voor bepaalde lasten een nutscriterium voorzien: een kavel zonder toegang tot de lift of een handelszaak op de benedenverdieping kan van bepaalde kosten uitgesloten zijn.

Neem de basisakte en het reglement van mede-eigendom erbij en controleer drie dingen:

• de gebruikte noemer komt overeen met het voorziene totaal (1.000, 10.000 of een ander getal);
• de posten met een bijzondere sleutel (lift, verwarming, garages, privatieve tuin) zijn alleen over de betrokken kavels verdeeld;
• geen enkele sleutel is van het ene jaar op het andere gewijzigd zonder beslissing.

De syndicus kan een verdeelsleutel niet op eigen houtje veranderen, ook niet als hij ze onrechtvaardig vindt. De wijziging komt toe aan de algemene vergadering, bij de meerderheid die de wet bepaalt, of aan de vrederechter op verzoek van een mede-eigenaar. De toepasselijke meerderheden worden uitgelegd in de fiche stemregels en meerderheden.

Water en verwarming: hoe controleer je de meterstanden?

Het individuele verbruik is de eerste bron van afwijkingen. Het hangt af van een opname door een mens of op afstand, van een meternummer en van een datum.

Stel jezelf deze vragen. Is de beginstand gelijk aan de eindstand van de vorige afrekening? Is het verbruik in lijn met vorig jaar, rekening houdend met een afwezigheid of een wissel van bewoners? Is het meternummer echt het jouwe? Is een geschat verbruik ook als schatting aangeduid?

Voor de verwarming combineren de meeste gebouwen een vast deel, verdeeld volgens de aandelen of een oppervlaktesleutel, en een variabel deel volgens de kostenverdelers of calorimeters. Kijk na of het percentage van het vaste deel het beslist percentage is. De werking van de kostenverdelers en de valkuilen van de waterfacturatie worden besproken in de fiche verdeling van de kosten voor water en verwarming.

Een groot verschil tussen de som van de individuele meters en de algemene watermeter moet verklaard worden: een lek in de gemeenschappelijke delen, een geblokkeerde meter, water voor besproeiing of schoonmaak. Het verschil mag niet stilletjes verdwijnen in een lijn ‘diversen’.

Welke lasten zouden niet in jouw aandeel mogen staan?

Sommige uitgaven gaan maar één mede-eigenaar aan en hoeven niet door iedereen gedragen te worden:

• herinnerings-, ingebrekestellings- of invorderingskosten voor de achterstallen van een andere kavel, als het reglement of de syndicusovereenkomst bepaalt dat ze aan de schuldenaar worden aangerekend;
• een herstelling in een privatief deel, bijvoorbeeld een leiding die alleen bij één appartement hoort;
• kosten die de syndicus aanrekent voor een prestatie die een mede-eigenaar gevraagd heeft, zoals een verkoopdossier.

Let ook op de schadegevallen. Wanneer de verzekering van het gebouw tussenkomt, moeten de vrijstelling en het niet-vergoede deel verdeeld worden zoals de statuten of de genomen beslissing bepalen, en moet de ontvangen vergoeding als ontvangst verschijnen. De achterstallen zelf lees je, als ze groot zijn, beter in de rekeningen dan in de afrekening: zie de fiche mede-eigenaar die niet betaalt.

Tot slot is de inbreng in het reservekapitaalWoordenlijstSom van de periodieke inbrengen voor niet-periodieke uitgaven, zoals de vernieuwing van de verwarming of de lift. Het is verplicht uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering, met een jaarlijkse bijdrage van minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij de algemene vergadering met vier vijfde van de stemmen anders beslist. Zie de woordenlijst geen verbruikte last. Ze moet op een aparte lijn staan, en niet verdrinken in de gewone uitgaven. De fiche werkkapitaal en reservekapitaal zet de regels op een rij.

Van het saldo van vorig jaar naar het te betalen bedrag: een voorbeeld

De overdracht van het saldo is een onopvallende post, waar een tekenfout makkelijk onopgemerkt blijft. Neem een fictieve kavel:

Controleer of het vorige saldo precies overeenkomt met het bedrag van de vorige afrekening, en of een al uitbetaalde terugbetaling niet een tweede keer wordt overgedragen. Leg ook de provisies op de afrekening naast je bankuittreksels: een betaling die op een andere kavel of te laat geboekt is, kan voorkomen, vooral als verschillende mede-eigenaars dezelfde naam dragen.

Je vindt een fout: hoe laat je ze rechtzetten?

Eerst dit: schort de betaling van al je lasten niet op voor één betwiste lijn. Betaal het niet-betwiste deel en begin met een brief aan de syndicus, waarin je de lijn, het bedrag en de reden van je vraag vermeldt. Vraag de stukken op: de syndicus moet de mede-eigenaars toegang geven tot de documenten en gegevens van niet-private aard van de mede-eigendom (art. 3.89, § 5). Een tikfout wordt vaak in dit stadium geregeld, met een rechtzetting in de volgende afrekening.

Komt er geen antwoord, richt je dan tot de commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt (art. 3.91), en tot de raad van mede-eigendom als die bestaat. Je kunt ook vragen een punt op de agenda van de algemene vergadering te zetten.

Op de vergadering die de rekeningen goedkeurt, stem je tegen of vraag je de goedkeuring afhankelijk te maken van de correctie, en laat je je tussenkomst in de notulen opnemen. Lijkt de beslissing je onregelmatig, bedrieglijk of onrechtmatig, dan kun je de vrederechterWoordenlijstRechter die sinds 1 januari 2019 bevoegd is voor alle geschillen over de mede-eigendom van gebouwde onroerende goederen, ongeacht het bedrag van de vordering. Een clausule in de statuten die die geschillen aan een scheidsrechter toevertrouwt, wordt als niet geschreven beschouwd. Zie de woordenlijst aanspreken binnen vier maanden vanaf de datum waarop de algemene vergadering plaatsvond (art. 3.92, § 3). De procedure staat in de fiche een beslissing van de AV aanvechten.

Om de afrekening in de volledige cyclus van de financiën van het gebouw te plaatsen, begroting, kapitalen en boekhouding, ga je terug naar de pagina lasten van de mede-eigendom.