Werken aan gemeenschappelijke delen: beslissen, financieren en de werf opvolgen

Een ketel die op is, een gevel die scheurt, een lift die drie keer per jaar stilvalt: werken aan gemeenschappelijke delen beginnen bijna altijd bij een vaststelling die iedereen deelt, en lopen daarna vast op dezelfde twee vragen. Wie beslist, en met welk geld? Het Burgerlijk Wetboek beantwoordt beide, maar zonder één regeling: de meerderheid hangt af van de aard van de werf, de financiering van wat de algemene vergadering de voorgaande jaren opzij heeft gezet.

Een werf staat of valt evenzeer met de volgorde van de stappen als met de techniek. Een stemming zonder bestek, een offerte die vóór de beslissing ondertekend is, een vergeten financieringsplan: elk van die fouten betaal je later. Deze pagina volgt daarom de echte volgorde van een werf in een appartementsgebouw in Vlaanderen of Brussel: het punt laten agenderen, de toepasselijke meerderheid bepalen, de offertes vergelijken, het geld bijeenbrengen, de uitvoering opvolgen, opleveren. De aangehaalde artikelen zijn federaal recht en gelden in alle gewesten.

Welke meerderheid heb je nodig om werken te stemmen?

Het principe past in één regel. Werken die de gemeenschappelijke delenWoordenlijstDelen van het gebouw of de grond die volgens hun aandeel aan alle mede-eigenaars toebehoren, zoals het dak, de inkomhal of de gemeenschappelijke leidingen. Als de titels zwijgen of tegenstrijdig zijn, worden de delen die bestemd zijn voor het gebruik van alle of sommige mede-eigenaars als gemeenschappelijk beschouwd. Zie de woordenlijst betreffen, worden gestemd met een meerderheid van twee derde van de stemmen. Twee categorieën ontsnappen aan die drempel en vallen onder de volstrekte meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.

“over alle werken betreffende de gemeenschappelijke gedeelten, met uitzondering van de wettelijk opgelegde werken en de werken tot behoud van het goed en daden van voorlopig beheer, waartoe kan worden besloten bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars”

Art. 3.88, § 1, 1°, b), BW

De eerste categorie omvat de werken die een regelgeving verplicht maakt: de algemene vergadering kiest niet óf ze die uitvoert, ze kiest hoe en wanneer. De tweede dekt de bewarende maatregelenWoordenlijstMaatregelen om het gebouw of de rechten van de vereniging te beschermen zonder op een beslissing van de algemene vergadering te wachten, zoals een voorlopige herstelling na een schadegeval. De syndicus moet ze nemen. Zie de woordenlijst en daden van voorlopig beheer, dus wat niet tot de volgende vergadering kan wachten zonder de schade te vergroten. De syndicus moet die trouwens op eigen initiatief verrichten (art. 3.89, § 5, 2°).

Daarboven geldt de meerderheid van vier vijfde voor beslissingen die eerder de juridische structuur van het gebouw raken dan het onderhoud ervan: heropbouw of herstel na gedeeltelijke vernietiging, wijziging van de bestemming van het gebouw of een deel ervan, daden van beschikking over gemeenschappelijke onroerende goederen, splitsing of samenvoeging van kavels, en elke andere wijziging van de statuten, met inbegrip van de verdeling van de lasten (art. 3.88, § 1, 2°). Volledige afbraak en heropbouw vallen onder dezelfde drempel wanneer ze verantwoord zijn door redenen van hygiëne of veiligheid, of door kosten om het gebouw conform te maken die buiten verhouding staan tot de waarde van het bestaande gebouw; zonder die redenen is eenparigheid vereist (art. 3.88, § 3).

Eén werf kan dus twee afzonderlijke stemmingen vragen: de werken zelf met twee derde, en de wijziging van de verdeelsleutel die ze meebrengen met vier vijfde. Hoe je stemmen, onthoudingen en volmachten telt, lees je in de fiche stemregels en meerderheden.

Het project laten agenderen en het bestek opstellen

Een mede-eigenaar hoeft niet te wachten tot de syndicus er zin in heeft om een werf op tafel te leggen. Een of meer mede-eigenaars, of de raad van mede-eigendom als die bestaat, kunnen de syndicus op elk moment de punten bezorgen die ze op de agenda van een algemene vergadering willen zien. Komt het verzoek te laat voor de vergadering die in voorbereiding is, dan schuift het punt door naar de volgende (art. 3.87, § 4). Schrijf dus tijdig, en bewaar het bewijs van verzending. De vorm van de uitnodiging staat in de fiche uitnodiging voor de algemene vergadering.

Daarna komt de mededingingWoordenlijstVerplichting om meerdere offertes te vergelijken voor opdrachten en contracten boven het bedrag dat de algemene vergadering met een tweederdemeerderheid heeft vastgelegd. De syndicus legt dan meerdere offertes voor. Zie de woordenlijst. De algemene vergadering bepaalt met een meerderheid van twee derde het bedrag van opdrachten en contracten vanaf wanneer die verplicht wordt (art. 3.88, § 1, 1°, c)). Boven die drempel legt de syndicus meerdere offertes voor, opgesteld op basis van een vooraf opgemaakt bestek (art. 3.89, § 5, 11°). Dat bestek is het stuk dat de offertes vergelijkbaar maakt: zonder bestek prijzen drie aannemers drie verschillende werven en vergelijkt de algemene vergadering bedragen die niets betekenen.

Vraag dat elke offerte de posten in dezelfde volgorde overneemt. Een vergelijkingstabel per post, gevoegd bij de uitnodiging, is beter dan offertes lezen tijdens de vergadering.

Wie betaalt, en met welk geld?

Elke mede-eigenaar draagt bij volgens de criteria van het reglement van mede-eigendom, meestal zijn aandelen, soms een eigen sleutel voor een groep kavels wanneer de werken maar één vleugel of één trappenhal betreffen. Het vertrekpunt is altijd hetzelfde: herlees het reglement voordat je de aandelen berekent, niet erna.

Dan moet het geld nog gevonden worden. Het vermogen van de vereniging omvat minstens een werkkapitaal, dat de periodieke uitgaven dekt, en een reservekapitaalWoordenlijstSom van de periodieke inbrengen voor niet-periodieke uitgaven, zoals de vernieuwing van de verwarming of de lift. Het is verplicht uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering, met een jaarlijkse bijdrage van minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij de algemene vergadering met vier vijfde van de stemmen anders beslist. Zie de woordenlijst, bestemd voor niet-periodieke uitgaven zoals de vernieuwing van het verwarmingssysteem, de herstelling of vernieuwing van een lift of het aanbrengen van een nieuwe dakbedekking (art. 3.86, § 3). De vereniging moet dat reservekapitaal uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen aanleggen, met een jaarlijkse bijdrage van minstens vijf procent van het geheel van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij met een meerderheid van vier vijfde anders wordt beslist.

In de praktijk combineer je drie hefbomen: het reservekapitaal dat al is opgebouwd, een uitzonderlijke provisieoproep gespreid over meerdere vervaldagen, en de opname in de begroting van de voorzienbare buitengewone kosten die de syndicus elk jaar voorbereidt (art. 3.89, § 5, 16°). Bij de provisieoproep deelt de syndicus de betrokkenen mee welk deel naar het reservekapitaal gaat. Hoe beide fondsen werken, lees je in de fiche werkkapitaal en reservekapitaal, en de jaarlijkse voorbereiding van de bedragen in begroting van de VME.

Ons standpunt is duidelijk: stem het financieringsplan samen met de werf. Een beslissing die werken goedkeurt zonder te zeggen waar het geld vandaan komt, laat de syndicus alleen achter met facturen, en de mede-eigenaars verrast door een provisieoproep die ze niet zagen aankomen. Verandert een kavel van eigenaar tijdens de werf, dan wordt de vraag wie wat draagt geregeld op basis van het overzicht dat de syndicus aflevert: zie documenten bij de verkoop.

Werken in een privaat appartement: kan de algemene vergadering beslissen?

Ja, onder strikte voorwaarden. Met een bijzondere motivering kan de algemene vergadering met een meerderheid van twee derde beslissen dat de uitvoering van werken aan bepaalde privatieve delen door de vereniging gebeurt, om technische of economische redenen (art. 3.88, § 1, 1°, d)). Het typische geval is een vervanging in reeks, ramen of kranen bijvoorbeeld, waar kavel per kavel werken duurder zou uitvallen en een ongelijk resultaat zou geven.

Twee grenzen zijn goed om te kennen. De bijzondere motivering moet in de beslissing zelf staan en mag niet uit de context afgeleid worden. En de beslissing wijzigt de verdeling van de kosten van die werken onder de mede-eigenaars niet: ze regelt de uitvoering, niet de factuur.

De werf opvolgen en opleveren zonder vervelende verrassingen

Zodra de stemming binnen is, voert de syndicus de beslissing uit en ondertekent hij het contract. De raad van mede-eigendom, verplicht in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegeteld, ziet toe op de goede uitvoering van de taken van de syndicus: dat is het logische orgaan om een werf tussen twee algemene vergaderingen op te volgen, zoals de fiche raad van mede-eigendom uitlegt.

Leg vooraf vast wat er gebeurt bij meerwerk. Onvoorzien werk dat achter een gevel opduikt, ontslaat je niet van een nieuwe stemming als de overschrijding buiten het gestemde budget valt. Neem in de beslissing liever een becijferde marge op, en de drempel waarboven een nieuwe stemming nodig is.

De oplevering is het moment dat de vereniging bindt. Doe ze tegensprekelijk, noteer de opmerkingen schriftelijk, en betaal het saldo niet zolang ze niet weggewerkt zijn. De syndicus bewaart het postinterventiedossier op de wijze die de Koning bepaalt (art. 3.89, § 5, 10°): dat dossier volgt het gebouw en dient bij toekomstige ingrepen. Voeg aan hetzelfde dossier de offertes, de beslissing van de algemene vergadering, de facturen en de processen-verbaal van oplevering toe. De volgende werf begint daar.

Blokkering, dringendheid, betwisting: de uitwegen die de wet voorziet

Drie situaties vallen buiten het gewone traject.

Als de vereiste meerderheid niet gehaald kan worden, kan elke mede-eigenaar zich door de rechter laten machtigen om alleen, op kosten van de vereniging, dringendeWoordenlijstNoodzakelijke en dringende werken aan de gemeenschappelijke delen. Als de algemene vergadering de vereiste meerderheid niet haalt, kan elke mede-eigenaar zich door de rechter laten machtigen om ze alleen uit te voeren, op kosten van de vereniging. Zie de woordenlijst en noodzakelijke werken aan de gemeenschappelijke delen uit te voeren (art. 3.92, § 5). De machtiging van de rechter is de voorwaarde, niet de dringendheid die je zelf voelt.

Als het gevaar geen uitstel duldt, treedt de syndicus op via bewarende maatregelen en brengt hij verslag uit op de volgende algemene vergadering. Komt de schade van een lek of een insijpeling, dan staan de volgorde van de stappen en de verzekeringsvraag in de fiche waterschade en insijpelingen.

Als de beslissing onregelmatig, bedrieglijk of onrechtmatig lijkt, stapt de mede-eigenaar die er persoonlijk nadeel door lijdt binnen vier maanden na de algemene vergadering naar de vrederechter (art. 3.92, § 3). De procedure staat in een beslissing van de AV aanvechten.

Bij een energierenovatie telt vooruitzien meer dan procedure: audit, aanvulling van het reservekapitaal, aanvragen voor steun. De fiche energierenovatie en premies zet die stappen op een rij, en het gewone onderhoud dat grote werven uitstelt, komt aan bod in onderhoud van de gemeenschappelijke delen. Voor het overzicht ga je terug naar de pagina beheer van een appartementsgebouw.