Vergoeding van de vrijwillige syndicus: berekenen, laten stemmen, aangeven

Je hebt de functie aanvaard om iedereen een dienst te bewijzen, zoals veel syndici van kleine gebouwen. Tussen de provisieoproepen, de schadegevallen en de voorbereiding van de algemene vergadering stapelen de uren zich op, en soms schiet je kleine uitgaven uit eigen zak voor. De vraag naar een vergoeding voor de vrijwillige syndicus komt dan vanzelf op tafel, of jij ze nu aankaart of een dankbare buur.

Het korte antwoord: ja, een niet-professionele syndicus mag betaald worden. Het woord “vrijwillig” bestaat overigens niet in het Burgerlijk Wetboek: de wet spreekt van de syndicus, professioneel of niet. Maar je moet de terugbetaling van je kosten, een forfait en een vergoeding voor je tijd van elkaar onderscheiden, het geheel door de algemene vergadering laten stemmen en twee onderwerpen regelen die vaak vergeten worden: de verzekering en de belastingen. Wil je de erelonen van een professional vergelijken, dan vind je dat in onze fiche over de erelonen van de syndicus.

Mag een vrijwillige syndicus vergoed worden?

Ja. Het Burgerlijk Wetboek legt geen kosteloosheid op en ook geen vergoeding. Het eist een schriftelijke overeenkomst die de verhouding tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst regelt, vergoeding inbegrepen:

“De bepalingen die de verhouding regelen tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars en de daaraan gekoppelde vergoeding, staan in een schriftelijke overeenkomst. Die overeenkomst omvat met name de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties en de daaraan verbonden vergoedingen.”

Art. 3.89, § 1, tweede lid, BW

Verderop spreekt hetzelfde artikel, in verband met de verzekering, van een “mandaat om niet”. De wet houdt dus rekening met beide mogelijkheden. De brochure van de FOD Justitie zegt het eenvoudig: de functie van syndicus kan ook kosteloos worden uitgeoefend. De brochure van de notarissen voegt eraan toe dat een vrijwillige syndicus een vergoeding mag vragen.

Die schriftelijke overeenkomst geldt ook voor de syndicus die mede-eigenaar is. Veel kleine mede-eigendommen laten ze uit gewoonte achterwege. Dat is een vergissing: zonder overeenkomst bewijst niets wat er is afgesproken, en elk uitbetaald bedrag wordt betwistbaar. De clausules worden in detail uitgelegd in de fiche syndicusovereenkomst.

Onkostenvergoeding, forfait of bezoldiging: drie verschillende dingen

De drie formules lopen in de notulen vaak door elkaar. Toch hebben ze niet dezelfde logica en niet dezelfde gevolgen.

Onze kijk: terugbetaling op bewijsstukken is de zuiverste formule voor een eerste mandaat. Ze voorkomt alleen dat de syndicus uit eigen zak betaalt wat de vereniging moet dragen. De commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt, kan elke lijn controleren.

Het forfait maakt het iedereen makkelijker, maar het vervaagt de grens. Een onkostenforfait dat duidelijk hoger ligt dan de werkelijke uitgaven, lijkt op een loon. Dan kun je het beter erkennen en het een vergoeding noemen.

Voor uitzonderlijke taken voorziet de wet een nuttige soepelheid. De overeenkomst onderscheidt de forfaitaire prestaties en de aanvullende prestaties. Een prestatie die er niet in staat, “kan geen aanleiding geven tot vergoeding behoudens beslissing van de algemene vergadering” (art. 3.89, § 1). De opvolging van grote werken of het beheer van een zwaar schadegeval kunnen dus apart vergoed worden, op voorwaarde dat de algemene vergadering dat stemt.

Wie bepaalt het bedrag, en hoe verloopt de stemming?

De algemene vergadering. Het bedrag wordt samen met de overeenkomst goedgekeurd, bij de aanstelling of de hernieuwing van het mandaat. Voor deze beslissing is geen gekwalificeerde meerderheid voorzien: de algemene regel van artikel 3.87 geldt, dus de volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars. De rekenregels staan in detail in de fiche over stemregels en meerderheden.

Er ligt een valkuil op de loer voor de syndicus die mede-eigenaar is. Artikel 3.87 van het Burgerlijk Wetboek verbiedt een lasthebber van de vereniging om persoonlijk of bij volmacht deel te nemen aan de beraadslagingen en de stemmingen over zijn opdracht. Concreet: je stelt je voorstel voor, je beantwoordt de vragen, en daarna stem je niet over dat punt. Denk ook aan de volmachten die andere mede-eigenaars je eventueel hebben gegeven: die mogen voor deze stemming niet gebruikt worden.

Zet het punt uitdrukkelijk op de agenda, met het voorgestelde bedrag en het ontwerp van overeenkomst als bijlage. Een vaag punt zoals “varia syndicus” stelt de beslissing bloot aan betwisting.

De aansprakelijkheidsverzekering verandert wanneer het mandaat betaald wordt

Elke syndicus moet een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten die de uitoefening van zijn opdracht dekt, en daarvan het bewijs leveren. De wet verduidelijkt een punt dat rechtstreeks met de vergoeding te maken heeft:

“in geval van een mandaat om niet, wordt die verzekering aangegaan op kosten van de vereniging van mede-eigenaars”

Art. 3.89, § 5, 8°, BW

Over het bezoldigde mandaat zegt de tekst niets. De overstap van een kosteloos naar een betaald mandaat kan dus een discussie over de premie openen: blijft de vereniging ze betalen, of wordt het bedrag dat de syndicus ontvangt geacht ze te dekken? Beslis dat in de overeenkomst, voor de stemming. De keuze van de polis wordt behandeld in de fiche verzekering van de vrijwillige syndicus.

De vergoeding heeft nog een ander, minder zichtbaar effect. Wie aanvaardt betaald te worden, aanvaardt ook hogere verwachtingen van de mede-eigenaars over de kwaliteit van het beheer. De wettelijke verplichtingen blijven dezelfde, maar over een betaald mandaat wordt bij een fout makkelijker gediscussieerd. Zie de fiche aansprakelijkheid van de syndicus.

Moet je je vergoeding als syndicus aangeven bij de belastingen?

Dat is de vraag die je moet regelen voor je een bedrag aanvaardt, niet erna. De terugbetaling van uitgaven die werkelijk voor de vereniging zijn gedaan, gestaafd met bewijsstukken, compenseert alleen een voorschot. Een vergoeding voor de bestede tijd daarentegen is een inkomen voor wie ze ontvangt.

Hoe dat inkomen behandeld wordt, hangt af van je situatie: bedrag, regelmatig of eenmalig karakter van de activiteit, andere inkomsten, sociaal statuut. Deze pagina kan jouw geval niet beslechten. Stel de vraag voor de algemene vergadering schriftelijk aan de FOD Financiën of aan een boekhouder, met een precieze beschrijving van de beoogde formule. Bewaar het antwoord bij de notulen.

In de praktijk houden veel vrijwillige syndici het om die reden bij een terugbetaling op bewijsstukken. Anderen kiezen liever een bescheiden maar duidelijk aangegeven vergoeding. Beide keuzes zijn te verdedigen, als ze maar transparant zijn en gestemd.

Een laatste punt: syndicus zijn van je eigen gebouw maakt van jou geen vastgoedmakelaar. Overweeg je echter andere gebouwen tegen vergoeding te beheren, dan stap je in een gereglementeerde beroepsactiviteit, onder toezicht van het BIVWoordenlijstInstelling die het beroep van vastgoedmakelaar in België regelt, op basis van de wet van 11 februari 2013. Wie als zelfstandige de activiteit van syndicus uitoefent, moet door het BIV erkend zijn. Zie de woordenlijst. Het verschil tussen beide statuten wordt uitgelegd in de fiche professionele syndicus.

Hoe stel je de vergoeding voor aan de mede-eigenaars?

Mede-eigenaars aanvaarden makkelijker een vergoeding waarvan ze de inhoud begrijpen. Enkele richtpunten voor je voorstel:

• beschrijf de taken die je over een jaar werkelijk uitvoert (provisieoproepen, afrekening, algemene vergadering, opvolging van schadegevallen, contacten met leveranciers);
• scheid duidelijk de terugbetaalde kosten en de vergoeding;
• voorzie een basisbedrag en, apart, de aanvullende prestaties (grote werken, belangrijke schadegevallen);
• vergelijk de totale kost met die van een professioneel beheer, op basis van de fiche tarieven van een syndicus in België.

Herinner er ten slotte aan dat het mandaat niet langer dan drie jaar mag duren. Het bedrag wordt dus uiterlijk bij elke hernieuwing opnieuw besproken, wat wie twijfelt geruststelt. Om dit onderwerp in het geheel van de functie te plaatsen, raadpleeg de fiche vrijwillige syndicus, de pagina zelf syndicus worden en de pijlerpagina de syndicus.