Professionele syndicus: de BIV-erkenning, het contract en het mandaat controleren

Een kantoor stelt voor het beheer van je gebouw over te nemen en zijn ontwerpcontract ligt op de tafel van de raad. Of je professionele syndicus is al jaren aan de slag, en niemand weet nog goed wat je van hem kunt eisen. In beide gevallen is de reflex dezelfde: eerst controleren, dan toezicht houden.

Een professionele syndicus oefent het beheer van mede-eigendommen uit als betaalde activiteit, als zelfstandige of binnen een vennootschap. In België is dat een gereglementeerd beroep: de vastgoedmakelaar-syndicus moet erkend zijn door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) en een plichtenleer naleven. Zijn taken zijn die van elke syndicus. Artikel 3.89 van het Burgerlijk Wetboek maakt geen onderscheid tussen een vrijwillige mede-eigenaar en een professional. Wat verandert, zijn de waarborgen die aan het statuut verbonden zijn, en de drukmiddelen waarover de mede-eigendom beschikt. Voor het overzicht, zie de pagina de syndicus.

Hoe controleer je of een professionele syndicus erkend is?

Begin daarmee, nog voor je de prijs leest. De wet van 11 februari 2013 tot organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar omschrijft de syndicus als wie optreedt in het kader van het beheer en het behoud van de gemeenschappelijke delen van gebouwen. Niemand mag dat beroep als zelfstandige uitoefenen, in hoofd- of bijberoep, zonder ingeschreven te zijn op het tableau van de beoefenaars van het beroep of op de lijst van de stagiairs van het BIV.

Twee praktische gevolgen. Ten eerste is de titel beschermd: een niet-ingeschreven beheerder die zich als professionele syndicus voorstelt en zijn diensten factureert, oefent het beroep onwettig uit. Ten tweede controleer je de erkenning in enkele seconden in de openbare zoekmachine van het BIV. Doe het voor de vennootschap en voor de persoon die je gebouw concreet zal beheren.

De uitzondering betreft personen die een vermogen beheren waarvan ze mede-eigenaar zijn. Daardoor kan een mede-eigenaar vrijwillige syndicus zijn zonder erkenning.

Twee reeksen regels voor één mandaat

De professionele syndicus cumuleert de verplichtingen van het Burgerlijk Wetboek en die van zijn beroep.

De verplichtingen uit het Burgerlijk Wetboek

Dat zijn de zestien taken van artikel 3.89, § 5: de beslissingen van de vergadering uitvoeren, de gelden op afzonderlijke rekeningen beheren, de boekhouding voeren, de begrotingen opstellen, boven de gestemde drempel meerdere offertes voorleggen, het dossier op het einde van het mandaat binnen dertig dagen overdragen. De besproken lijst staat in de fiche rol en taken van de syndicus.

Daarbij komen de regels over de aanstelling: een mandaat van maximaal drie jaar, hernieuwing bij uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering, aanplakking binnen acht dagen en inschrijving van het mandaat in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

De deontologische verplichtingen

De plichtenleer van het BIV werd goedgekeurd bij koninklijk besluit van 29 juni 2018 en is in werking getreden op 30 december 2018. Voor de syndicus legt ze onder meer op een schriftelijk contract te sluiten wanneer de wet dat vereist, een afzonderlijke rekening te hebben voor elke beheerde vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst, alleen financiële verrichtingen uit te voeren op basis van overeenkomsten, instructies of machtigingen, en minstens eenmaal per jaar duidelijke en gedetailleerde overzichten te bezorgen.

De plichtenleer vraagt de syndicus ook strikte neutraliteit in acht te nemen bij conflicten tussen mede-eigenaars die het gemeenschappelijk beheer niet rechtstreeks raken. En samen te werken met een eventuele voorlopige syndicus die de vergadering hem zou toevoegen.

Wat kun je eisen van een professionele syndicus?

Het professionele statuut mag je niet passief maken. Laten we een mandaat van begin tot einde volgen om te zien wat de mede-eigendom mag vragen, en op welk moment.

Vóór de stemming: de erkenning en het contract

Eis vóór de stemming het bewijs van de BIV-erkenning, die de wet van 11 februari 2013 verplicht maakt. Eis ook een schriftelijk contract dat het forfait en de bijkomende prestaties scheidt, elk met zijn tarief (art. 3.89, § 1, BW). Het syndicuscontract is het stuk dat de prijs en de reikwijdte vastlegt. Een wettelijke taak wordt geen supplement door een woordspel. De fiche syndicusovereenkomst overloopt de clausules, en de fiche erelonen van de syndicus toont waar de kosten zitten.

Bij de ambtsaanvaarding: de verzekering en de rekeningen

Vraag vanaf de installatie het bewijs van de aansprakelijkheidsverzekering die elke syndicus moet afsluiten (art. 3.89, § 5, 8°, BW). Controleer daarna dat de rekeningen op naam van de vereniging zijn geopend, met afzonderlijke rekeningen voor het werkkapitaal en het reservekapitaal (art. 3.89, § 5, 3°, BW). De plichtenleer gaat in dezelfde richting door een afzonderlijke rekening per beheerde vereniging op te leggen.

Tijdens het mandaat: de documenten, de offertes en de contracten

Op elk moment heb je toegang tot de facturen, contracten en uittreksels, dat wil zeggen tot de niet-private documenten van de mede-eigendom (art. 3.89, § 5, 9°, BW). Vóór elke opdracht die de door de vergadering gestemde drempel overschrijdt, legt de syndicus meerdere offertes voor (art. 3.89, § 5, 11°, BW). Op elke gewone vergadering legt hij een evaluatieverslag van de leveringscontracten voor (art. 3.89, § 5, 12°, BW). En voordat hij een contract tekent met een verbonden onderneming, verkrijgt hij de toestemming van de vergadering (art. 3.89, § 5, 13°, BW).

Het gewone toezicht verloopt via de algemene vergadering, de commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst en, in gebouwen van minstens twintig kavels zonder kelders, garages en parkeerplaatsen, de raad van mede-eigendomWoordenlijstOrgaan dat bestaat uit mede-eigenaars en verplicht is in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. De raad ziet erop toe dat de syndicus zijn taken goed uitvoert. Zie de woordenlijst. Die laatste ziet erop toe dat de syndicus zijn taken correct uitvoert. Bereid de vragen schriftelijk voor vóór de vergadering: een professionele syndicus moet ze met stukken kunnen beantwoorden.

Concreet volstaan drie controles vaak om een ontsporing op te sporen. Vergelijk de gestemde begroting en de werkelijke uitgaven, post per post. Controleer dat voor werken boven de drempel voor mededinging wel degelijk meerdere offertes werden gevraagd. En herlees de notulen van de laatste vergadering om na te gaan of elke beslissing werd uitgevoerd of de vertraging is uitgelegd. Blijft een punt zonder antwoord, schrijf het dan in op de agenda van de volgende vergadering: het antwoord van de syndicus komt dan in de notulen.

Aan het einde van het mandaat: het dossier

Wanneer het mandaat eindigt, draagt de syndicus het volledige dossier binnen dertig dagen over aan zijn opvolger (art. 3.89, § 5, 7°, BW). Een professional kent die termijn: laat hem niet verschuiven.

Wat doe je als de professionele syndicus niet voldoet?

Er bestaan drie wegen, en ze streven niet hetzelfde doel na.

De eerste is intern. De algemene vergadering kan de syndicus altijd afzetten of hem een voorlopige syndicus toevoegen voor een bepaalde duur of voor bepaalde doeleinden (art. 3.89, § 7). Voor de stappen en de kalender, zie veranderen van syndicus en ontslag en afzetting van de syndicus.

De tweede is tuchtrechtelijk. Bij het BIV kan klacht worden ingediend voor een inbreuk op de plichtenleer. De Uitvoerende Kamer kan de makelaar bestraffen, maar ze geeft geen juridisch advies en kent geen schadevergoeding toe. Is de syndicus niet erkend, dan heeft het BIV een meldingsformulier voor onwettige uitoefening.

De derde is gerechtelijk. Om vergoeding van een schade te krijgen, wendt de vereniging van mede-eigenaars zich tot de gewone rechtbanken. De vraag van de fout en het bewijs ervan wordt behandeld in de fiche aansprakelijkheid van de syndicus, en de rol van de rechter in vrederechter en geschillen.

Onze lezing: de erkenning waarborgt een kader, geen feilloos beheer. We raden niet aan klacht in te dienen bij het BIV als je een terugbetaling zoekt, want de tuchtweg kent die niet toe. Kies de weg volgens het resultaat dat je verwacht: van beheerder veranderen, een inbreuk laten bestraffen, of vergoeding krijgen.

De regels zijn dezelfde in Vlaanderen, Brussel en Wallonië: het Burgerlijk Wetboek, de wet van 2013 en de plichtenleer van het BIV gelden op het hele grondgebied. Voor ordes van grootte van prijzen, raadpleeg de tarieven van een syndicus.