Documenten bij verkoop van een appartement: wie levert wat, en wanneer

De notaris heeft je een lijst gestuurd. Tien regels, wat afkortingen, en geen enkele aanwijzing over wie wat in handen heeft. Je weet dat het EPC jouw taak is, je vermoedt dat de syndicus zijn deel heeft, en je ziet niet waar je moet beginnen.

De documenten bij verkoop van een appartement vallen uiteen in drie families, en dat is de enige eenvoudige manier om ze te bekijken: wat de syndicus bewaart en moet bezorgen, wat je bij een erkende professional bestelt, en wat de overheid aflevert. Elke familie heeft haar eigen termijn, en die termijnen tellen niet op als je ze dezelfde dag start. Deze pagina overloopt het dossier stuk per stuk: wie het aflevert, wanneer het klaar moet zijn, en hoe lang het geldig blijft.

De zes reeksen informatie die alleen de syndicus heeft

Vóór de ondertekening van de overeenkomst, het aanbod of de aankoopbelofte moet de koper een reeks informatie over de mede-eigendom ontvangen hebben. Wie ze meedeelt, is de notaris, de professionele tussenpersoon of jij, de uittredende mede-eigenaar, en de syndicus bezorgt ze op eenvoudig verzoek binnen vijftien dagen (art. 3.94, § 1, uittreksel uit het Burgerlijk Wetboek verspreid door het BIV). Het gaat om zes reeksen gegevens:

• het bedrag van het werkkapitaalWoordenlijstSom van de voorschotten die de mede-eigenaars als provisie betalen voor de periodieke uitgaven, zoals de verwarming en verlichting van de gemeenschappelijke delen of de beheerskosten. Het staat op een aparte rekening op naam van de vereniging. Zie de woordenlijst en van het reservekapitaal;
• je eventuele achterstallige lasten, gewone en buitengewone;
• de stand van de provisieoproepen voor het reservekapitaal die beslist zijn vóór de vaste datum van de eigendomsoverdracht;
• het overzicht van de lopende gerechtelijke procedures en de bedragen die op het spel staan;
• de notulen van de gewone en buitengewone algemene vergaderingen van de laatste drie jaar, samen met de periodieke afrekeningen van de lasten van de laatste twee boekjaren;
• een kopie van de laatst goedgekeurde balans.

De kosten die de syndicus voor die informatieverstrekking aanrekent, zijn voor jouw rekening (art. 3.94, § 4). De wet legt het bedrag niet vast: het staat meestal in de syndicusovereenkomst, bij de bijkomende prestaties. Vraag het schriftelijk samen met het dossier, in plaats van het te ontdekken op de afrekening van de akte.

Twee stukken die de koper bijna altijd zal vragen, staan niet op die lijst. De statutenWoordenlijstGeheel van de basisakte en het reglement van mede-eigendom. Ze moeten bij authentieke akte worden opgemaakt, net als elke wijziging ervan, en worden overgeschreven om aan derden tegenstelbaar te zijn. Zie de woordenlijst van het gebouw, dat wil zeggen de basisakte en het reglement van mede-eigendom, zitten in je eigen aankoopakte: je hebt ze al, bij je notaris. Het reglement van interne orde en het register van de beslissingen liggen dan weer ter inzage op de zetel van de vereniging, waar iedere belanghebbende ze ter plaatse en kosteloos kan raadplegen (art. 3.93, §§ 3 en 4), en daaronder valt ook een kandidaat-koper die aan het onderhandelen is. De inhoud van die documenten wordt uitgelegd in basisakte en reglement van mede-eigendom.

Wie levert wat, en op welk moment?

Twee geldigheidsduren zijn het onthouden waard, omdat ze bepalen of je een uitgave moet plannen of niet. Het EPC is maximaal tien jaar geldig, maar voor een verkoop moet het opgemaakt zijn vanaf 2019, en het proces-verbaal van de elektrische keuring vijfentwintig jaar, maar een nieuwe keuring is nodig na werken aan de installatie (een huis verkopen, Vlaanderen.be). Als het proces-verbaal tot niet-conformiteit besluit, heeft de koper in principe achttien maanden na de akte om de installatie in orde te brengen, en dat onderhandel je beter in de prijs dan dat het achteraf aan het licht komt.

De stukken die niet via de mede-eigendom lopen

Het EPC is het stuk dat de meeste data doet verschuiven, omdat het er moet zijn vóór de publiciteit en niet pas vóór de ondertekening. In Vlaanderen moet het EPC beschikbaar zijn ten laatste bij de eerste bekendmaking van de publiciteit, en het moet opgemaakt zijn vanaf 2019. In de advertentie staan het energielabel en de energiescore, plus het volledige adres of de unieke code van het EPC. Heeft de woning label E of slechter, dan moet de advertentie ook vermelden dat er een renovatieverplichting op het gebouw rust, en dat geldt eveneens voor het compromis en de authentieke akte. In Brussel is het certificaat vereist voor een individuele woning van 18 m² of meer, moet het beschikbaar zijn vanaf de tekoopstelling, blijft het tien jaar geldig, en staat de energieklasse op de advertentie en de affiches (het EPB-certificaat van een woning, Leefmilieu Brussel). De eigenaar moet daar ook het geldige certificaat kosteloos bezorgen aan iedereen die op de advertentie reageert. Een punt dat eigen is aan een appartement: het EPC gaat over jouw woning, niet over het gebouw. Een slecht geïsoleerd gemeenschappelijk dak weegt op je resultaat zonder dat je het alleen kunt vervangen, en een goed gevuld reservekapitaal verbetert je label niet. De werken die het wel doen bewegen, komen aan bod in energierenovatie en premies.

De elektrische keuring geldt voor woningen, dus ook voor appartementen, en wordt besteld bij een erkend organisme dat een proces-verbaal van conformiteit of van gemotiveerde niet-conformiteit aflevert. Het postinterventiedossier beschrijft dan weer de werken die sinds 1 mei 2001 zijn uitgevoerd: offertes, facturen, lastenboeken, foto's. Voor de privatieve delen is het aan jou om het samen te stellen. Voor de gemeenschappelijke delen bewaart de syndicus het postinterventiedossierWoordenlijstDossier dat bij werken wordt samengesteld en de informatie bundelt die nuttig is voor veiligheid en gezondheid bij latere werken aan het bouwwerk. De syndicus moet het in voorkomend geval bewaren op de manier die de Koning bepaalt. Zie de woordenlijst van het gebouw (art. 3.89, § 5, 10°), en dat is het waard om in dezelfde e-mail als de rest op te vragen.

Het asbestattest verdient in een appartementsgebouw extra aandacht. Bij de verkoop van een eigendom in een gebouw van vóór 2001 moet je beschikken over een asbestattest van de privatieve delen, en de inhoud ervan moet aan de koper bekendgemaakt worden bij de ondertekening van het compromis. Voor de gemene delen geldt een algemene verplichting voor VME's om uiterlijk op 31 december 2026 over een asbestattest te beschikken; bestaat dat attest al, dan deel je de inhoud mee aan de kandidaat-koper bij het sluiten van de overeenkomst (asbestattest, Vlaanderen.be). De notaris controleert of een geldig attest is overhandigd. Is dat niet het geval, dan kan de koper de nietigheid van de verkoop inroepen. De standaardgeldigheid van een asbestattest is tien jaar.

Blijven de administratieve stukken. Het bodemattest wordt meestal door de notaris van de verkoper bij OVAM aangevraagd. De vastgoedinlichtingen, die de vroegere stedenbouwkundige inlichtingen vervangen, vraag je zelf of via je notaris aan op het Vastgoedinformatieplatform: ze gaan onder meer over de vergunningen, eventuele bouwovertredingen en voorkooprechten, en mogen bij de verkoop niet ouder zijn dan een jaar.

Vlaanderen of Brussel: wat verandert er?

Het kader van de mede-eigendom is federaal, dus in beide gewesten hetzelfde. De technische attesten zijn wel gewestelijk, en daar loopt het dossier uiteen.

Ook de sancties lijken niet op elkaar. In Brussel valt het ontbreken van een certificaat eerst onder het strafrecht, en als de procureur des Konings niet vervolgt, kan de leidend ambtenaar van Leefmilieu Brussel een administratieve boete tussen 50 en 62 500 euro opleggen, waarbij de notarissen de panden moeten melden die zonder certificaat te koop worden gesteld. Voor Vlaanderen bevestigt je notaris welke gevolgen een ontbrekend attest heeft.

Dit is onze lezing. Het bedrag van een boete verandert weinig aan je planning, want in beide gewesten blokkeert het ontbrekende stuk de advertentie of het compromis voor het ook maar iets kost. Het echte risico is niet de boete, het is een verkoop die drie weken opschuift.

Hoe lang duurt het om het dossier samen te stellen?

De termijnen zijn bekend, en ze passen elk in één zin. De syndicus heeft vijftien dagen op eenvoudig verzoek. De vastgoedinlichtingen vraag je aan via het platform, en ze mogen bij de verkoop niet ouder zijn dan een jaar, wat je toelaat ze vroeg te bestellen. Het hypothecair getuigschrift vraagt twintig tot dertig dagen, en een antwoord van de fiscale administratie twaalf dagen. Tussen compromis en akte verlopen volgens het notariaat maximaal vier maanden (Kopen en financieren, notaris.be).

Achter elkaar gezet schrikken die cijfers af. Op dezelfde dag gestart, passen ze in een maand. Het advies is dus eenvoudig: schrijf naar de syndicus, bestel het EPC, de elektrische keuring en zo nodig het asbestattest, en vraag de vastgoedinlichtingen aan op dezelfde dag, vóór het eerste bezoek. Dat is de enige methodebeslissing die telt bij de verkoop van een kavel, en ze kost niets.

Twee stukken ontsnappen aan die logica, omdat ze van het gebouw afhangen en niet van jou. De laatst goedgekeurde balans bestaat niet als de jaarlijkse vergadering is uitgesteld, en geen enkele herinnering zal ze doen verschijnen. Ook de stand van de provisieoproepen lees je af uit beslissingen die al genomen zijn. Zeg het tegen de koper en zijn notaris op het moment van het compromis, in plaats van een datum te laten vastleggen die niemand kan halen. De rest van de operatie, van de verdeling van de lasten tot de eindafrekening, staat in een kavel in mede-eigendom verkopen.

Het dossier overhandigen, en het bewijs van de overhandiging bewaren

De overdracht van de stukken is geen administratieve bijzaak: ze bepaalt wat de koper bindt. De beslissingen van de algemene vergadering die genomen zijn vóór zijn recht ontstond, zijn hem tegenwerpelijk zodra ze hem zijn meegedeeld, en die mededeling is de taak van wie hem de kavel overdraagt (art. 3.93, § 5). Een dossier dat per e-mail is bezorgd, gedateerd, met de lijst van de stukken in de tekst van het bericht, is meer waard dan een usb-stick die je tijdens een bezoek meegeeft.

Binnen dertig dagen na de akte keert de beweging om: de notaris deelt de syndicus de datum van de akte mee, de betrokken kavel en de identiteit van de partijen (art. 3.94, § 3). Het is die kennisgeving die de koper in de registers van het gebouw brengt, en vanaf dan beginnen de stappen die verzameld zijn in nieuwe mede-eigenaar worden.

Algemene informatie zoals deze vervangt het advies van je notaris over je dossier niet, zeker niet als de mede-eigendom een lopend geschil heeft of als er een gewestelijk attest ontbreekt. Wat de koper in diezelfde documenten moet zoeken, lees je in een appartement in mede-eigendom kopen, en de volledige overdracht in kopen en verkopen in mede-eigendom.