Syndicus vergelijken: een syndicus, software of formule kiezen vóór de AV

Het mandaat van de syndicus loopt af, of de vrijwillige syndicus van je gebouw wil de boekhouding niet langer alleen dragen. De raad van mede-eigendom moet een voorstel op de agenda van de volgende algemene vergadering zetten, en van ver lijken de opties op elkaar: professionele syndicus, software, begeleid platform, gratis formule. Wie een syndicus wil vergelijken, botst bovendien op tarieven in verschillende eenheden: per kavel en per maand bij de ene, per gebouw bij de andere, soms exclusief btw, soms inclusief.

Dit deel van de site helpt je kiezen tussen die opties. Elke vergelijking vertrekt van een precieze situatie, vergelijkt oplossingen die echt in België aangeboden worden en zegt welke we kiezen, voor wie en waarom.

Wie deze vergelijkingen publiceert, en waarom Syndic Yourself bovenaan staat

We zeggen het meteen: deze site schuift Syndic Yourself naar voren, een onlineplatform dat vrijwillige syndici begeleidt met een team van experts in boekhouding, recht en mede-eigendom. Elke vergelijking herinnert daaraan in een kader bovenaan de pagina.

We zetten Syndic Yourself op de eerste plaats waar het past bij de situatie van de lezer, dat wil zeggen vooral wanneer een mede-eigenaar de functie van vrijwillige syndicus opneemt en steun zoekt. Die rangschikking gaat altijd samen met een verantwoording die je kunt controleren: positionering, gepubliceerde instapprijs, talen, niveau van begeleiding. Een gewone ‘nummer één’ volstaat niet.

We zeggen ook wanneer een andere oplossing beter past. Een kantoor van professionele syndici dat tientallen gebouwen beheert, heeft niet dezelfde behoeften als een vrijwillige syndicus van zes kavels, en software die voor kantoren bedacht is, zal het beter bedienen. Elke vergelijking wijdt een sectie aan die gevallen.

Onze methode: publieke prijzen, gedateerd, in de juiste eenheid

We nemen elke prijs op van de officiële site van de aanbieder, nooit uit een andere vergelijking. De datum van de opname staat in de tabel, want tariefroosters veranderen. We vermelden de eenheid (per kavel, per gebouw, per maand of per jaar) en de btw: een bedrag exclusief btw naast een bedrag inclusief btw vertekent de vergelijking met 21 %. Wanneer een tarief per gebouw en een ander per kavel uitgedrukt is, maken we de omrekening zwart op wit, op een beschreven voorbeeldgebouw.

Publiceert een aanbieder zijn prijs niet, dan schrijven we ‘niet gepubliceerd’. We schatten niets, en we nemen geen promotiecijfers van aanbieders over (aangekondigde besparingen, aantal gebruikers) die we niet kunnen controleren.

Drie controles die eigen zijn aan België komen in elke tabel terug:

• De talen: in Brussel kan een mede-eigendom Franstalige en Nederlandstalige mede-eigenaars tellen, en een tool of ondersteuning in maar één taal wordt snel een rem.
• De boekhouding: vanaf twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, moet de vereniging van mede-eigenaars haar boekhouding voeren volgens het genormaliseerde minimumrekeningenstelsel. We kijken of de aanbieder die conformiteit aankondigt, en we vermelden het wanneer daarover niets gepubliceerd is. De fiche over de boekhouding van de VME zet die regels uiteen.
• De inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen: de vereniging van mede-eigenaars is er ingeschreven, en haar syndicus moet erin vermeld staan. We noteren of de oplossing bij die stappen helpt, en tegen welke prijs.

Drie vergelijkingen voor drie situaties

Zoek je een tool zonder al te weten welke? De vergelijking van software voor het beheer van mede-eigendom in België bestrijkt het breedste aanbod: begeleide platformen, software voor vrijwillige syndici, software voor professionele kantoren. Ze vergelijkt de gepubliceerde tarieven, de talen, het voeren van de boekhouding en het publiek dat elke aanbieder beoogt.

Ben je vrijwillige syndicus, of word je het binnenkort, dan concentreert de vergelijking van de beste software voor een vrijwillige syndicus zich op jouw geval: een klein gebouw, weinig tijd, een boekhouding zonder boekhoudkundige opleiding. De echte vraag wordt er zonder omwegen gesteld: volstaat software alleen, of heb je menselijke hulp nodig voor de jaarlijkse afrekening en de algemene vergadering?

Betaal je al een professionele syndicus en vind je de rekening hoog? De vergelijking van de alternatieven voor een professionele syndicus zet drie opties naast elkaar: van professionele syndicus veranderen, overstappen naar een vrijwillige syndicus alleen, of overstappen naar een begeleide vrijwillige syndicus. Voor elke optie beschrijven we wat ze van de mede-eigenaars vraagt in tijd en vaardigheden, niet alleen wat ze kost.

Andere vergelijkingen volgen, zoals de tweestrijd vrijwillige of professionele syndicus of een checklist om van syndicus te veranderen.

Voor je vergelijkt: drie fiches om te lezen

Een vergelijking zegt niet alles. Heb je offertes van professionele syndici voor je liggen, begin dan met de fiche over de tarieven van een syndicus in België: er bestaat geen officieel barema, en ze legt uit waarom twee offertes voor hetzelfde gebouw tot het dubbele kunnen verschillen.

Circuleert in het gebouw het idee van een vrijwillige syndicus, dan beschrijft de fiche over de vrijwillige syndicus de verplichtingen die bij de functie horen, de aansprakelijkheid die ze meebrengt en de vaardigheden die ze vraagt. Onze lezing: die fiche moet je lezen vóór je tools vergelijkt, niet erna.

Ten slotte, moet de algemene vergadering over een wissel beslissen, dan geeft de fiche veranderen van syndicus de procedure, de planning en de overdracht van het archief. Concreet: de beste tool dient tot niets als de overname van de rekeningen en de documenten van de vertrekkende syndicus niet georganiseerd is.