Raad van mede-eigendom: oprichten, leden aanstellen en de syndicus controleren

Je naam werd op het einde van de vergadering voorgesteld, de stemming is voorbij, en je bent lid van de raad van mede-eigendom. Of een buur vraagt tijdens de zitting of een raad bij jullie niet verplicht is, en niemand weet het antwoord. In beide gevallen is de eerste vraag dezelfde: waarvoor dient hij precies, en hoe ver mag hij gaan?

Tussen twee algemene vergaderingen beheert de syndicus het gebouw alleen, van dag tot dag. De raad van mede-eigendom bestaat opdat iemand, aan de kant van de mede-eigenaars, dat beheer van dichtbij volgt. Hij vervangt de syndicus noch de vergadering: hij controleert, hij informeert, en hij kan beperkte delegaties krijgen.

Zijn regeling staat in artikel 3.90 van het Burgerlijk Wetboek, die van de commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst in artikel 3.91. Die regels zijn dezelfde in heel België.

Moet je gebouw een raad van mede-eigendom hebben?

Ja, vanaf twintig kavels, zonder kelders, garages en parkeerplaatsen mee te tellen. In elk gebouw of elke groep van gebouwen met minstens twintig kavels, met uitzondering van de kelders, garages en parkeerplaatsen, wordt door de eerste algemene vergadering een raad van mede-eigendom opgericht (art. 3.90, § 1). De telling gebeurt dus op de appartementen, kantoren, handelszaken en andere hoofdkavels.

Twee voorbeelden. Een gebouw met 16 appartementen, 16 kelders en 10 parkeerplaatsen telt 42 kavels in de basisakte, maar slechts 16 kavels die meetellen: de raad is niet verplicht. Een geheel van drie gebouwen met samen 24 appartementen, beheerd door dezelfde vereniging, is er wel toe verplicht. Om de kavels te bepalen, raadpleeg je de basisakte; de fiche basisakte en reglement van mede-eigendom legt uit waar je ze vindt.

In kleinere gebouwen kan de algemene vergadering beslissen een raad van mede-eigendom op te richten, met dezelfde opdracht (art. 3.90, § 2). Onze lezing: in een gebouw van acht of tien kavels bewijzen twee gemotiveerde mede-eigenaars die de rekeningen nalezen en de vrijwillige syndicusWoordenlijstSyndicus die die taak niet beroepsmatig uitoefent, meestal een mede-eigenaar van het gebouw. Hij heeft dezelfde wettelijke verplichtingen als een professionele syndicus. Zie de woordenlijst bijstaan vaak grote diensten, ook zonder wettelijke verplichting.

Een gebouw dat aan de verplichting onderworpen is en nooit een raad heeft opgericht, moet de toestand regulariseren. Zet het punt op de agenda van de volgende vergadering, volgens de procedure die beschreven wordt in uitnodiging voor de algemene vergadering.

Wie mag zetelen en hoe worden de leden aangesteld?

De raad bestaat uit houders van een zakelijk recht op een kavel die stemrecht hebben op de algemene vergadering. Een huurder of een bewoner kan er dus niet in zetelen. De syndicus evenmin: hij kan niet tegelijk lid zijn van de raad van mede-eigendom of commissaris van de rekeningen (art. 3.89, § 9).

De algemene vergadering beslist over de benoeming van de leden bij volstrekte meerderheid, voor elk lid afzonderlijk (art. 3.90, § 1). Je stemt niet over een lijst in blok. Het mandaat loopt tot de volgende gewone algemene vergadering en is hernieuwbaar. In de praktijk komt de vraag dus op de agenda van elke gewone vergadering terug.

De wet legt geen aantal leden vast. De brochure van de notarissen vermeldt dat de raad doorgaans een voorzitter en twee bijzitters telt. Een oneven aantal maakt gemeenschappelijke standpunten makkelijker. Het reglement van interne orde kan de interne werking verduidelijken; zie de fiche reglement van interne orde.

Wat mag de raad van mede-eigendom doen, en wat niet?

Zijn wettelijke opdracht: toezicht houden op de syndicus

De raad heeft als taak erop toe te zien dat de syndicus zijn opdrachten goed uitvoert. Concreet volgt hij de uitvoering van de beslissingen van de vergadering, de lopende werken, het naleven van de begroting, de relaties met de leveranciers en het bijhouden van de boekhouding.

Daarvoor kan hij kennis en afschrift nemen van alle stukken of documenten die verband houden met het beheer van de mede-eigendom, nadat hij de syndicus daarvan verwittigd heeft. Facturen, contracten, rekeninguittreksels, briefwisseling met de verzekeraar: niets wat met het beheer te maken heeft, mag hem geweigerd worden.

Hij kan ook punten op de agenda van de algemene vergadering laten zetten, net als de mede-eigenaars (art. 3.87, § 4).

Beperkte delegaties

De algemene vergadering kan de raad andere opdrachten of delegaties toevertrouwen, met een beslissing bij een meerderheid van twee derde. Die delegaties gelden maar voor een jaar. Ze mogen niet raken aan de wettelijke bevoegdheden van de syndicus, de vergadering of de commissaris van de rekeningen.

Een nuttige delegatie heeft een precies voorwerp: een gestemde werf opvolgen en de fasen ervan opleveren, of kiezen tussen twee offertes binnen een budget dat de vergadering vastgelegd heeft. Een algemene formule zoals « de raad is gemachtigd elke nuttige beslissing te nemen » beantwoordt niet aan die logica, en we raden af ze te stemmen.

De grenzen van zijn rol

De raad beheert niet. Hij geeft geen bevelen aan aannemers, tekent geen contracten in de plaats van de syndicus en beslist niet over werken zonder delegatie. Stelt hij een tekortkoming vast, dan meldt hij die schriftelijk aan de syndicus en brengt hij er daarna verslag over uit aan de vergadering, die er de gevolgen uit kan trekken. Het veranderen van syndicus wordt behandeld in de fiche ontslag en afzetting van de syndicus.

Een eerste jaar als raad, in de praktijk

Een pas aangestelde raad doet er goed aan zijn werkwijze met de syndicus vast te leggen. Een eerste vergadering laat toe af te spreken hoe de stukken ingekeken worden, hoe vaak er opvolgingsmomenten zijn en wie de uitwisselingen centraliseert.

In de loop van het jaar kan de raad bijvoorbeeld elk kwartaal de stand van de bankrekeningen en de achterstallen nagaan, de voortgang van de gestemde beslissingen volgen, en controleren dat de onderhouds- en verzekeringscontracten tijdig hernieuwd worden. Elke nuttige vaststelling wordt genoteerd, met haar datum en het antwoord van de syndicus.

Die notities vormen de basis van het jaarverslag. Een goed verslag blijft feitelijk: wat nagekeken werd, wat werkt, wat problemen geeft, en de voorstellen die aan de vergadering voorgelegd worden. Het vermijdt persoonlijke oordelen over de syndicus, die de mede-eigenaars niet helpen beslissen.

De commissaris van de rekeningen, een afzonderlijke controle

De algemene vergadering stelt jaarlijks een commissaris van de rekeningen of een college van commissarissen van de rekeningen aan, al dan niet mede-eigenaars, die de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars controleren (art. 3.91). Hun bevoegdheden en verplichtingen worden bepaald door het reglement van interne orde.

Anders dan bij de raad hangt die functie niet af van het aantal kavels. De tekst behoudt de opdracht niet voor aan een accountant: een mede-eigenaar die vlot met cijfers omgaat, kan ze op zich nemen. In een groot gebouw, of wanneer het vertrouwen geschaad is, kan de vergadering de voorkeur geven aan een externe professional.

De commissaris gaat na of de uitgaven door stukken verantwoord zijn, of de banksaldi overeenstemmen met de boekhouding, of het werkkapitaal en het reservekapitaal correct opgevolgd worden en of de afrekening van elke mede-eigenaar coherent is. Hij brengt zijn conclusies uit voor de goedkeuring van de rekeningen. De fiche boekhouding van de VME en MAR beschrijft de documenten die je moet controleren.

Raad en commissaris vullen elkaar aan. De eerste volgt het beheer in de loop van het jaar, de tweede onderzoekt de rekeningen zodra het boekjaar afgesloten is. Om die twee functies in de werking van de vergadering te plaatsen, raadpleeg je een algemene vergadering organiseren en de pagina algemene vergadering van de VME.