Algemene vergadering organiseren: je AV voorbereiden zonder een termijn te missen

De gewone vergadering komt eraan en de vraag valt op jou: wie stuurt wat, en tegen wanneer? Misschien ben je vrijwillige syndicus van een klein gebouw en is het je eerste vergadering. Misschien ben je gewoon mede-eigenaar, met een punt dat je dit jaar graag gestemd ziet. In beide gevallen draait alles om een paar data.

Een algemene vergadering organiseren is de taak van de syndicus. Hij roept bijeen, stelt de agenda op en schrijft daarna de notulen, en die taken wegen snel, zeker de eerste keer. Als mede-eigenaar laat de kennis van de kalender je toe je punten op tijd te laten inschrijven en een slecht voorbereide vergadering te herkennen. De regels komen uit de artikelen 3.85, 3.87 en 3.92 van het Burgerlijk Wetboek, dezelfde in Vlaanderen, Brussel en Wallonië; je reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst vult ze aan, met name voor de periode van de gewone vergadering.

Wanneer moet je de gewone vergadering houden?

Niet wanneer je wilt: binnen de periode van vijftien dagen die je reglement vastlegt. Het reglement van interne orde moet de jaarlijkse periode van vijftien dagen bevatten waarin de gewone algemene vergadering plaatsvindt (art. 3.85 BW). De syndicus moet de vergadering in die periode bijeenroepen (art. 3.87, § 2). Hij kiest zijn maand dus niet vrij.

In de praktijk ligt de periode vaak enkele maanden na de afsluiting van het boekjaar, om tijd te laten voor het opstellen van de rekeningen en de afrekening. Kijk na wat je reglement zegt. Voorziet het niets, of past de periode niet meer, dan kan de vergadering het wijzigen.

Deze gewone vergadering behandelt de terugkerende punten: goedkeuring van de rekeningen, kwijting aan de syndicus, begroting, aanstelling of hernieuwing van de commissaris van de rekeningen, verslag van de raad van mede-eigendom als die bestaat. Voor het detail van de begroting, zie de fiche begroting van de VME.

Wanneer kun je een buitengewone vergadering bijeenroepen?

Een lek, een brief van de gemeente, een buur die een stemming eist: niets verplicht je te wachten op de volgende gewone vergadering. De syndicus kan de vergadering op elk moment bijeenroepen wanneer een beslissing dringend moet worden genomen in het belang van de mede-eigendom. Een daklek of een bevel van de gemeente vallen typisch in dat geval.

Ook de mede-eigenaars hebben een hefboom. De syndicus moet een algemene vergadering houden op schriftelijk verzoek van een of meer mede-eigenaars die minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Hij heeft dertig dagen vanaf de ontvangst van dat verzoek (art. 3.87, § 2).

Geeft hij geen gevolg, dan voorziet het Burgerlijk Wetboek in een rechtstreekse oplossing: een van de mede-eigenaars die het verzoek mee ondertekenden, kan de vergadering zelf bijeenroepen. Hij moet dan dezelfde vormen respecteren als de syndicus, in het bijzonder de termijn en de manier van verzending van de uitnodiging. Een andere, zwaardere weg: de vrederechter vragen de bijeenroeping te bevelen van een vergadering over het voorstel dat jij bepaalt, wanneer de syndicus dat verzuimt of onrechtmatig weigert (art. 3.92, § 4).

De agenda opstellen

Het uitgangspunt: de agenda bepaalt wat kan worden gestemd, en niets anders. Een beslissing over een onderwerp dat er niet op stond, kan worden aangevochten. Elk punt moet dus nauwkeurig worden geformuleerd: ‘Herstellingswerken aan het dak, keuze van de aannemer uit de drie bijgevoegde offertes, maximaal budget en financiering via het reservekapitaal’ is beter dan ‘Dak’.

Een of meer mede-eigenaars, of de raad van mede-eigendom als die bestaat, kunnen de syndicus de punten betekenen waarvan ze de inschrijving vragen. De syndicus schrijft de schriftelijke voorstellen in die hij minstens drie weken vóór de eerste dag van de periode voor de gewone vergadering ontvangt. Wat te laat aankomt, wordt naar de volgende vergadering verschoven (art. 3.87, § 4).

Denk ook aan de bewoners. De syndicus moet de datum van de vergaderingen meedelen aan wie het gebouw betrekt zonder stemrecht te hebben, bijvoorbeeld de huurders, zodat ze hun verzoeken of opmerkingen schriftelijk kunnen formuleren (art. 3.89, § 5).

Wat de documenten betreft, moet de uitnodiging vermelden hoe de stukken over de ingeschreven punten kunnen worden ingekeken (art. 3.87, § 3). Offertes, rekeningen, verslag van de commissaris, ontwerpcontract: bereid ze voor vóór je de uitnodiging verstuurt. De exacte vorm ervan wordt behandeld in de fiche uitnodiging voor de algemene vergadering.

Zaal, videoconferentie of schriftelijke beslissing?

De fysieke vergadering

Kies een toegankelijke plaats, groot genoeg, dicht bij het gebouw. Een inkomhal of een gemeenschappelijk lokaal volstaat voor enkele kavels. Daarboven informeer je bij je gemeente of een lokale vereniging naar een zaal.

Bereid een aanwezigheidslijst voor met, voor elke kavel, de naam van de mede-eigenaar en zijn aandelenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst. Ze dient om bij het begin van de vergadering het quorum te controleren en om de stemmen te tellen. De regels over quorum en meerderheid staan in detail in de fiche stemregels en meerderheden.

Deelname op afstand

Sinds de wet van 20 december 2020 bepaalt artikel 3.87, § 1, van het Burgerlijk Wetboek dat de mede-eigenaars fysiek aan de vergadering deelnemen of, als de uitnodiging erin voorziet, op afstand. Het is dus de uitnodiging die die mogelijkheid opent.

Onze lezing: de afstand komt bovenop de zaal, niet in haar plaats. Zolang een jurist niets anders heeft gevalideerd voor je gebouw, raden we niet aan de vergadering alleen via videoconferentie te houden.

Een middel waarmee je de vergadering alleen kunt bekijken, volstaat niet: wie op afstand deelneemt, moet kunnen debatteren, vragen stellen en stemmen. Regel ook de identificatie van de deelnemers en de manier waarop hun stemmen worden verzameld, zodat de notulen kunnen vermelden wie tegen stemde of zich onthield.

Elke mede-eigenaar kan zich ook laten bijstaan door een persoon, bijvoorbeeld een advocaat of een architect, op voorwaarde dat hij de syndicus minstens vier werkdagen vóór de vergadering aangetekend verwittigt (art. 3.87, § 1).

De schriftelijke beslissing

De mede-eigenaars kunnen eenparig en schriftelijk alle beslissingen nemen die onder de bevoegdheid van de algemene vergadering vallen, behalve die welke bij authentieke akte moeten worden verleden (art. 3.87, § 11). De eenparigheid betreft alle mede-eigenaars, niet alleen wie antwoordt. Deze weg past bij kleine gebouwen waar iedereen elkaar kent, voor een eenvoudige beslissing. De syndicus neemt de beslissing daarna op in het register, zoals een beslissing van de vergadering.

De dag van de vergadering

De vergadering begint met het ondertekenen van de aanwezigheidslijst en de controle van de volmachten. Het quorum wordt bij het begin van de vergadering beoordeeld. Wordt het niet gehaald, dan moet een tweede vergadering worden bijeengeroepen na een termijn van minstens vijftien dagen (art. 3.87, § 5).

De vergadering wordt voorgezeten door een mede-eigenaar. Bij de opening wordt een secretaris aangewezen, want die ondertekent de notulen samen met de voorzitter. De syndicus zelf kan niet optreden als lasthebber van een mede-eigenaar.

Volg de agenda, stem punt per punt en kondig het resultaat van elke stemming aan met de stemmen voor, tegen en de onthoudingen. Die gegevens vloeien rechtstreeks in het verslag van de algemene vergadering, dat op het einde van de vergadering moet worden voorgelezen en ondertekend.

De typekalender van een gewone vergadering

Voor een gewone vergadering werk je terugrekenend vanaf de eerste dag van de periode die in het reglement van interne orde is vastgelegd.

Concreet heeft een vrijwillige syndicus er baat bij die data eens en voor altijd vast te leggen in een tabel die hij deelt met de raad van mede-eigendom of, bij gebrek daaraan, met een of twee mede-eigenaars. De periode tussen de afsluiting van de rekeningen en de uitnodiging is vaak de krapste: de commissaris van de rekeningen moet zijn controle hebben afgerond vóór de vergadering die de rekeningen goedkeurt.

Voor een totaalbeeld van de vergadering, van de voorbereiding tot de rechtsmiddelen, ga je terug naar de pagina algemene vergadering van de VME.