Boekhouding van de VME volgens het minimumrekeningenstelsel: voeren en controleren

De syndicus heeft samen met de uitnodiging voor de algemene vergadering de rekeningen van het boekjaar verstuurd: een paar bladzijden saldi, een balans, een resultatenrekening. Of jij hebt net het mandaat aanvaard en vraagt je af in welke vorm je de rekeningen van het gebouw moet bijhouden. In beide gevallen loopt het antwoord via de boekhouding van de VME volgens het eigen Belgische rekeningenstelsel voor mede-eigendommen, het minimumrekeningenstelselWoordenlijstRekeningenstelsel dat verenigingen van mede-eigenaars met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, moeten volgen. Het werd voor de VME's vastgelegd bij het koninklijk besluit van 12 juli 2012. Zie de woordenlijst voor verenigingen van mede-eigenaars, vastgelegd bij koninklijk besluit van 12 juli 2012.

Wat er op het spel staat, is concreet. Een vereniging van mede-eigenaars beheert soms enkele honderdduizenden euro per jaar: provisies, reservekapitaal, onderhoudsfacturen, verzekeringspremies. Zonder gemeenschappelijk stelsel kan niemand zeggen wie wat aan het gebouw verschuldigd is of wat elk fonds bevat. De verplichting geldt voor de syndicus, vrijwillig of professioneel, en de regels zijn federaal, dus dezelfde in Vlaanderen en in Brussel.

Welke tekst legt mede-eigendommen een Belgisch rekeningenstelsel op?

Twee teksten werken samen. Het Burgerlijk Wetboek draagt de syndicus op de rekeningen van de vereniging op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze te voeren volgens het genormaliseerde minimumrekeningenstelsel (art. 3.89, § 5, 15°). Het koninklijk besluit van 12 juli 2012, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 3 augustus 2012, legt dat stelsel en de regels voor het voeren ervan vast. Het geldt voor de boekjaren die beginnen vanaf 1 januari 2013.

Het koninklijk besluit werd genomen onder het vroegere artikel 577-8 van het Burgerlijk Wetboek. Sinds de hercodificatie die op 1 september 2021 in werking trad, staat dezelfde verplichting in artikel 3.89. Lees je een oud reglement van interne orde of een syndicusovereenkomst die artikel 577-8 aanhaalt, dan gaat het om dezelfde regel.

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) publiceerde in 2012 een advies (2012/14) dat een volledig boekjaar uitwerkt voor een fictieve mede-eigendom van veertig kavels: provisieoproepen, uitgaven, afschrijving van een klein toestel, interesten, afsluiting. Dat is de beste praktische referentie voor een beginnende syndicus.

Meer of minder dan twintig kavels: welke boekhouding voer je?

De drempel ligt op twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegeteld. Tel alleen de appartementen, kantoren, handelszaken en andere voornaamste privatieve kavels die in de basisakte beschreven staan.

Vanaf twintig kavels is de dubbele boekhouding volgens het minimumrekeningenstelsel verplicht. Concreet legt het koninklijk besluit op:

• een boekhouding die alle verrichtingen, tegoeden en rechten van de vereniging omvat;
• de inschrijving van de verrichtingen zonder vertraging, getrouw en volledig, in chronologische volgorde, in één dagboek of in gespecialiseerde dagboeken;
• een gedateerd verantwoordingsstuk voor elke boeking;
• een inventaris die minstens één keer per jaar wordt opgemaakt, bij de afsluiting van het boekjaar, zonder compensatie tussen tegoeden en schulden of tussen kosten en opbrengsten.

Onder twintig kavels staat het Burgerlijk Wetboek een vereenvoudigde boekhouding toe. Die moet toch minstens het volgende weergeven:

1. de ontvangsten en de uitgaven;
2. de thesaurietoestand en de bewegingen van de beschikbare gelden, in contanten en op rekening;
3. het bedrag van het werkkapitaal en van het reservekapitaal;
4. de vorderingen en de schulden van de mede-eigenaars.

‘Vereenvoudigd’ betekent dus niet ‘uitgaventabel’. Een simpel overzicht van betaalde facturen vertelt je niet wie wat aan de vereniging verschuldigd is, noch hoeveel elk fonds bevat. Dat is nochtans de informatie die een notaris opvraagt bij de verkoop van een kavel.

Onze lezing: de vereenvoudigde boekhouding is een mogelijkheid, geen verplichting. In een gebouw dicht bij de drempel, of een gebouw dat geregeld van syndicus wisselt, raden we aan de dubbele boekhouding volgens het genormaliseerde stelsel te vragen. Ze vergemakkelijkt de controle op de algemene vergadering en de overname van de rekeningen door een opvolger.

Hoe is het minimumrekeningenstelsel van een VME opgebouwd?

Het stelsel voor verenigingen van mede-eigenaars is gebaseerd op dat van ondernemingen, maar het is lichter. Het heeft geen klasse 3 (voorraden), die voor een gebouw zonder voorwerp is. Een rekening die niet gebruikt wordt, hoeft niet geopend te worden.

In het becijferde voorbeeld van de CBN worden de provisieoproepen kavel per kavel gevolgd in klasse 4, met een rekening voor de oproepen voor het reservekapitaal en een andere voor de oproepen voor het werkkapitaal. In klasse 5 is voor elk fonds een bankrekening voorbehouden. De opbrengsten in klasse 7 maken ook een onderscheid tussen de voorschotten en de interesten van elk fonds. Die scheiding van begin tot eind maakt het mogelijk te bewijzen dat het geld van het reservekapitaal niet gebruikt is om de verwarming te betalen.

Balans en resultatenrekening: wat lees je vóór de algemene vergadering?

Het koninklijk besluit spreekt over een jaarlijkse inventaris. In de praktijk legt de syndicus die voor in de vorm van een balans, die de toestand op de afsluitdatum vastlegt, en een resultatenrekening, die de kosten (klasse 6) en de opbrengsten (klasse 7) van het boekjaar weergeeft.

Op de balans verdienen vier lijnen je aandacht:

• de vorderingen op de mede-eigenaars: een hoog of van jaar tot jaar stijgend bedrag wijst op wanbetalingen. Vraag de lijst per kavel en lees de fiche mede-eigenaar betaalt niet;
• de schulden aan leveranciers: oude onbetaalde facturen kunnen leiden tot nalatigheidskosten of een opgezegd contract;
• de liquide middelen: elk saldo moet overeenstemmen met het bankuittreksel op dezelfde datum;
• het saldo van elk fonds: het moet overeenkomen met wat de begroting en de beslissingen van de AV lieten verwachten.

Vergelijk op de resultatenrekening elke post met de begroting die het jaar voordien gestemd werd. Een afwijking is geen fout, maar de syndicus moet ze kunnen uitleggen. De verdeling van die kosten over de kavels is een afzonderlijk document, de jaarlijkse afrekening van de lasten.

Wie controleert de rekeningen, en met welke documenten?

De algemene vergadering stelt elk jaar een commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst aan, mede-eigenaar of niet (art. 3.91 BW). Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. In een klein gebouw is dat vaak een mede-eigenaar die vlot met cijfers omgaat; niets belet je de opdracht aan een boekhouder toe te vertrouwen.

Voor een nuttige controle vraagt de commissaris van de rekeningen:

• de proef- en saldibalans en het grootboek van het boekjaar;
• de bankuittreksels van alle rekeningen van de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst op de afsluitdatum;
• de facturen, in chronologische volgorde, met de betalingsbewijzen;
• de notulen van de AV die de buitengewone uitgaven hebben goedgekeurd;
• het overzicht van de provisieoproepen en de betalingen per mede-eigenaar.

Elke mede-eigenaar behoudt ook zijn eigen inzagerecht: de syndicus moet toegang geven tot alle documenten of gegevens van niet-private aard over de mede-eigendom (art. 3.89, § 5).

Wat gebeurt er met de boekhouding als de syndicus verandert?

De vertrekkende syndicus moet zijn opvolger het volledige beheersdossier van het gebouw bezorgen, boekhouding inbegrepen, binnen dertig dagen na het einde van zijn mandaat (art. 3.89, § 5). Een boekhouding die volgens het minimumrekeningenstelsel gevoerd is, met een ondertekende inventaris bij afsluiting, maakt die overdracht veel eenvoudiger: de nieuwe syndicus neemt de openingssaldi over zonder jaren verrichtingen te moeten reconstrueren.

Bereid je een wissel voor, vraag dan een inventaris afgesloten op de precieze datum van het vertrek, en niet die van het laatst afgesloten boekjaar. De volledige aanpak staat in de fiche veranderen van syndicus. Om de boekhouding in het geheel van de financiën van het gebouw te plaatsen, vertrek je opnieuw van de pagina kosten van de mede-eigendom.