Syndicus ontslaan: de afzetting stemmen in de AV, de vergoeding en het ontslag regelen

Het vertrouwen is weg, en de algemene vergadering wil de syndicus ontslaan zonder het einde van zijn mandaat af te wachten. Of omgekeerd: de syndicus kondigt aan dat hij stopt. In beide gevallen komen er snel drie vragen. Is er een reden nodig? Moet er betaald worden? En wie beheert het gebouw ondertussen?

Een mandaat van syndicus kan op drie manieren eindigen vóór zijn natuurlijke einde: de algemene vergadering zet de syndicus af, de syndicus neemt ontslag, of de rechter grijpt in omdat het beheer stilligt. Die drie situaties volgen verschillende regels, en de meeste fouten komen voort uit verwarring tussen de drie.

De afzetting van de syndicus is het sterkst geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Het ontslag wordt er niet in detail geregeld. De voorlopige syndicusWoordenlijstSyndicus die de rechter aanstelt als de zittende syndicus verhinderd is of in gebreke blijft, om de mede-eigendom gedurende een beperkte periode te beheren. Zie de woordenlijst ten slotte kan door de vergadering worden toegevoegd of door de rechter worden aangewezen. Wil je je syndicus gewoon vervangen wanneer zijn mandaat afloopt, dan vind je de kalender en de overdracht in de fiche veranderen van syndicus.

De afzetting van de syndicus vraagt geen enkele reden

De tekst is kort en ondubbelzinnig: “De algemene vergadering kan steeds de syndicus ontslaan” (art. 3.89, § 7). Men spreekt van een afzetting ad nutum, dat wil zeggen zonder dat de beslissing gerechtvaardigd moet worden.

Er is geen gekwalificeerde meerderheid voorzien voor die beslissing. De algemene regel geldt: de volstrekte meerderheid van de stemmen van de mede-eigenaars die op het moment van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn (art. 3.87). Is de syndicus ook mede-eigenaar, dan geldt er een grens: een persoon die door de vereniging gemandateerd is, mag niet deelnemen aan de beraadslagingen en stemmingen over de opdracht die hem is toevertrouwd (art. 3.87).

Drie nuances tellen.

• De syndicus die bij vonnis is aangewezen, ontsnapt aan de vergadering: alleen de rechter kan de gerechtelijk benoemde syndicus bij vonnis ontslaan.
• In plaats van af te zetten, kan de vergadering de syndicus een voorlopige syndicus toevoegen voor een bepaalde tijd of een bepaald doel, bijvoorbeeld om een slecht opgevolgd werkendossier over te nemen.
• Het mandaat van de syndicus die in het reglement van interne orde is aangewezen, eindigt van rechtswege op de eerste algemene vergadering (art. 3.89, § 1). Er is geen afzetting nodig.

Moet je de afgezette syndicus een vergoeding betalen?

Alles hangt af van het moment en van de overeenkomst.

Aan het einde van het mandaat is het antwoord duidelijk. Het mandaat mag niet langer dan drie jaar duren, en het loutere feit dat het niet wordt hernieuwd, kan geen aanleiding geven tot een vergoeding (art. 3.89, § 1). Onze lezing: als het einde binnen enkele maanden valt, is wachten vaak de minst riskante oplossing.

Tijdens het mandaat ligt het genuanceerder. De brochure van de FOD Justitie preciseert dat de afzetting onmiddellijk ingaat, maar bij een onrechtmatige afzetting kan leiden tot de betaling van schadevergoeding aan de syndicus. De brochure van de notarissen voegt eraan toe dat de afzetting met of zonder vergoeding gebeurt, naargelang wat in de overeenkomst is voorzien.

Concreet, voor je de vergadering bijeenroept:

1. herlees de clausules over het einde van de overeenkomst, de opzegtermijn en de vergoeding;
2. bereken de eventuele kost in verhouding tot de resterende duur van het mandaat;
3. documenteer de tekortkomingen, ook al vraagt de wet geen reden: een feitelijk dossier is het beste antwoord op een verwijt van misbruik;
4. vermijd kwetsende of onbewezen formuleringen in de agenda en de notulen.

Over vergoedingsclausules onderhandel je bij de ondertekening. Zie de fiche syndicusovereenkomst.

Hoe verloopt de procedure van afzetting?

De afzetting is een beslissing van de algemene vergadering. Een brief van de raad van mede-eigendom of van een groep mede-eigenaars volstaat niet.

Het punt moet eerst op de agenda komen. Voor de gewone vergadering zet de syndicus de schriftelijke voorstellen op de agenda die hij minstens drie weken vóór de eerste dag van de jaarlijkse periode van de vergadering ontvangt (art. 3.87). Om niet te moeten wachten, kunnen mede-eigenaars met minstens een vijfde van de aandelenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst per aangetekende zending een vergadering vragen. De syndicus moet binnen dertig dagen na ontvangst van het verzoek bijeenroepen. Doet hij dat niet, dan kan een van de medeondertekenaars de vergadering zelf bijeenroepen (art. 3.87, § 2).

De uitnodiging wordt minstens vijftien dagen vóór de datum van de vergadering verstuurd, behalve bij dringendheid, per aangetekende zending of via een ander communicatiemiddel dat de bestemmeling individueel en schriftelijk heeft aanvaard (art. 3.87). Voeg het ontwerp van overeenkomst van de opvolger toe.

Stem in de zitting over afzonderlijke punten: de afzetting, de datum waarop ze ingaat, de benoeming van de nieuwe syndicus en de goedkeuring van zijn overeenkomst. De afgezette syndicus moet daarna het volledige beheersdossier, boekhouding en activa inbegrepen, overdragen binnen dertig dagen na het einde van zijn mandaat (art. 3.89, § 5, 7°). De concrete werkwijze staat in de fiche veranderen van syndicus.

Kan de syndicus ontslag nemen, en met welke opzegtermijn?

Ja, een syndicus kan een einde maken aan zijn opdracht. Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek regelt het ontslag niet in detail: de algemene regels van de lastgeving en de overeenkomst zijn van toepassing. Voorziet de overeenkomst een opzegtermijn, dan moet die worden nageleefd.

De brochure van de FOD Justitie geeft een belangrijke precisering: de syndicus die ontslag neemt, moet zijn taken blijven uitvoeren tot de algemene vergadering hem heeft vervangen. Een ontslag geeft dus geen vrijbrief om het gebouw van de ene dag op de andere achter te laten, met openstaande facturen en een verzekering die afloopt.

Voor de mede-eigenaars vraagt een ontslag drie reflexen:

• de syndicus die ontslag neemt vragen om zonder uitstel een algemene vergadering bijeen te roepen om zijn opvolger aan te wijzen;
• als hij dat niet doet, het verzoek van een vijfde van de aandelen gebruiken, dat de brochure van de notarissen precies voor dit geval vermeldt;
• vanaf het einde van het mandaat de overdracht van het dossier binnen dertig dagen eisen.

De vrijwillige syndicus die wil stoppen, heeft er alle belang bij zijn beslissing vroeg aan te kondigen, idealiter voor de volgende gewone vergadering. Zo is er tijd om een vrijwillige mede-eigenaar te vinden of professionals te raadplegen. Zie de fiche vrijwillige syndicus.

Wanneer wijst de rechter een voorlopige syndicus aan?

Als het beheer geblokkeerd is en de vergadering het probleem niet zelf kan oplossen, kan de rechter ingrijpen:

“Bij verhindering of in gebreke blijven van de syndicus kan de rechter, voor de duur die hij bepaalt, op verzoek van iedere mede-eigenaar een voorlopig syndicus aanwijzen. De syndicus moet door de verzoeker in het geding worden geroepen.”

Art. 3.89, § 8, BW

Verhindering slaat op een onmogelijkheid om de functie uit te oefenen, zoals een langdurige ziekte, het voorbeeld dat de FOD Justitie geeft. Tekortkoming slaat op een syndicus die zijn opdrachten niet meer uitoefent: onbetaalde facturen, een vergadering die nooit wordt bijeengeroepen, een schadedossier dat blijft liggen. De zittende syndicus is partij in de procedure, zodat hij uitleg kan geven.

De bevoegde rechter is de vrederechterWoordenlijstRechter die sinds 1 januari 2019 bevoegd is voor alle geschillen over de mede-eigendom van gebouwde onroerende goederen, ongeacht het bedrag van de vordering. Een clausule in de statuten die die geschillen aan een scheidsrechter toevertrouwt, wordt als niet geschreven beschouwd. Zie de woordenlijst, die kennisneemt van betwistingen over het beheer van het gemeenschappelijke goed in mede-eigendom, zonder plafond voor het bedrag. Hetzelfde geldt als er geen syndicus is benoemd: de rechter kan hem dan aanwijzen op verzoek van elke mede-eigenaar of van elke derde die er belang bij heeft (art. 3.89, § 1). De manieren om de zaak aanhangig te maken en de voorbereiding van het dossier staan in de fiche vrederechter en geschillen.

De voorlopige syndicus is op zich geen sanctie. Als fouten de vereniging schade hebben berokkend, valt de kwestie onder de aansprakelijkheid van de syndicus. Om deze regels in het geheel van de functie te plaatsen, raadpleeg je de pijler de syndicus.