Aansprakelijkheidsverzekering van de vrijwillige syndicus: wie sluit ze af, wie betaalt, wat dekt ze

De algemene vergadering heeft je drie weken geleden aangeduid, je houdt sindsdien de rekeningen van het gebouw bij, en de mede-eigenaar van de tweede verdieping vraagt je verzekeringsattest. Je hebt er geen. Niemand heeft je erover gesproken, en de vorige syndicus, ook een buur, had er evenmin een. De vraag verdient meer dan een schouderophalen, want ze gaat over de enige verzekering die het Burgerlijk Wetboek in een mede-eigendom oplegt: de aansprakelijkheidsverzekering van de syndicus.

Die dekking is geen comfortoptie voor een voorzichtige syndicus, en de premie is niet voor jouw rekening als je je opdracht kosteloos uitoefent. Hieronder lees je wat de wet precies eist, wie tekent, wie betaalt, wat de waarborg werkelijk doet, en hoe je ze elk jaar bewijst zonder er nog aan te denken.

De verzekering van de syndicus is de enige die het Burgerlijk Wetboek oplegt

De artikelen over de gedwongen mede-eigendom van gebouwen verplichten de vereniging van mede-eigenaars niet om een polis voor het gebouw af te sluiten. Er staat maar één verzekering in, en die gaat over de persoon die beheert:

“een aansprakelijkheidsverzekering aan te gaan die de uitoefening van zijn taak dekt, alsook het bewijs van die verzekering te leveren; in geval van een mandaat om niet, wordt die verzekering aangegaan op kosten van de vereniging van mede-eigenaars”

Art. 3.89, § 5, 8°, BW

Die zin lees je in twee stappen. De verplichting geldt voor elke syndicus, professioneel of vrijwilligWoordenlijstSyndicus die die taak niet beroepsmatig uitoefent, meestal een mede-eigenaar van het gebouw. Hij heeft dezelfde wettelijke verplichtingen als een professionele syndicus. Zie de woordenlijst, zonder drempel naar grootte en zonder mogelijke vrijstelling voor een gebouw met zes kavels. Daarna regelt het tweede deel de geldkwestie: de kosteloosheid van het mandaat schaft de verplichting niet af, ze verschuift de kost naar de vereniging van mede-eigenaarsWoordenlijstRechtspersoon die de mede-eigenaars groepeert en als enig doel het behoud en het beheer van het gebouw heeft. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid zodra een eerste kavel wordt overgedragen, op voorwaarde dat de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven. Zie de woordenlijst (Burgerlijk Wetboek, Boek 3, art. 3.78 tot 3.100).

Het verschil met een professionele syndicus ligt elders. Wie de activiteit van syndicus als zelfstandige uitoefent, staat ingeschreven op het tableau van het BIV, en het Instituut organiseert voor die makelaars een collectief verzekeringsprogramma voor beroepsaansprakelijkheid (BIV, collectief verzekeringsprogramma). Een mede-eigenaar die zijn gebouw vrijwillig beheert, valt onder geen van die mechanismen. Niemand gaat in zijn plaats na of hij gedekt is, en die controle ligt dus bij de algemene vergadering.

Wie tekent de polis, en op wiens naam?

De tekst is precies over de handeling: de syndicus sluit af, en de vereniging betaalt als het mandaat kosteloos is. De polis volgt dus de functie, niet het gebouw. Daar vloeien drie praktische gevolgen uit voort.

Ten eerste moet de clausule die de verzekerden aanduidt, de syndicus beogen in de uitoefening van zijn opdracht. Een polis van het gebouw waarin hij nergens voorkomt, voldoet niet aan de verplichting, ook al is het gebouw perfect verzekerd. Ten tweede creëert een wissel van syndicus een breukpunt: de dekking van de uittredende syndicus stopt met zijn mandaat, en die van de opvolger moet dezelfde dag beginnen. De overdracht wordt behandeld in de fiche veranderen van syndicus. Ten slotte is de verzekeraar van het gebouw niet noodzakelijk degene die de syndicus zal dekken. Stel hem de vraag voor je elders gaat zoeken: sommige dekkingen komen bovenop een bestaande overeenkomst, andere vereisen een aparte polis.

De uitgave zelf loopt via de algemene vergadering. De premie is een gemeenschappelijke lastWoordenlijstUitgaven voor de gemeenschappelijke delen en de werking van de mede-eigendom, zoals onderhoud, herstellingen, verzekering of de kosten van de syndicus. Ze worden over de kavels verdeeld volgens de criteria in het reglement van mede-eigendom. Zie de woordenlijst, verdeeld over de kavels volgens de verdeelsleutels van het reglement van mede-eigendom, en ze komt in de begroting zoals de andere terugkerende posten. Als het bedrag boven de drempel voor mededinging ligt die met een tweederdemeerderheid is vastgelegd, legt de syndicus meerdere offertes voor op basis van een lastenboek (art. 3.88, § 1, 1°, c), en art. 3.89, § 5, 11°). Onder die drempel verbiedt niets je om toch twee voorstellen te vragen.

Wat dekt die polis werkelijk?

De wet legt de verzekering op zonder de inhoud ervan te bepalen, en die inhoud verschilt van verzekeraar tot verzekeraar. De vaststelling komt van de FOD Economie zelf: het begrip beroepsaansprakelijkheid wordt in België niet op een uniforme manier gedefinieerd, zelfs niet voor verplichte verzekeringen, en een polis van dit type kan de contractuele aansprakelijkheid, de buitencontractuele aansprakelijkheid, de uitbatingsaansprakelijkheid of nog die van bestuurders beogen (FOD Economie, beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen). Met andere woorden: de benaming zegt niets, het zijn de bijzondere en algemene voorwaarden die de waarborg afbakenen.

Vier punten moet je regel per regel lezen voor je tekent. Het eerste is wat er gebeurt met zuiver financiële verliezen. De fouten van een syndicus slaan zelden een gat in een muur, en vaak een gat in een rekening: een vergeten provisieoproep, een onbetaalde premie waardoor het gebouw onverzekerd blijft, een gemiste termijn waardoor een schuldvordering oninbaar wordt. Als de polis alleen materiële en lichamelijke schade dekt, laat ze het grootste deel van het echte risico buiten. Het tweede punt is het plafond per schadegeval en per jaar, dat je naast het budget legt dat je beheert. Het derde is de vrijstelling, die ten laste blijft en die slecht te regelen valt als niemand heeft voorzien waar het geld vandaan zou komen. Het vierde is de duur, waarop we verderop terugkomen.

Eén grens is niet onderhandelbaar, ze geldt voor elke aansprakelijkheidsverzekering. Niettegenstaande andersluidende overeenkomst kan de verzekeraar niet verplicht worden dekking te verlenen aan wie het schadegeval opzettelijk heeft veroorzaakt (art. 62 van de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen). Grove fouten volgen een ander regime: ze blijven gedekt, tenzij de overeenkomst ze precies als uitgesloten opsomt. Een uitsluitingsclausule in vage bewoordingen houdt dus geen stand, en een clausule die tien precieze gedragingen opsomt, houdt heel goed stand. Onze lezing: die lijst is het eerste wat je de verzekeraar vraagt, nog voor de prijs.

De verzekering bewijzen, jaar na jaar

Afsluiten volstaat niet. De wet vraagt ook om het bewijs van die verzekering voor te leggen, en die verplichting heeft geen wettelijke kalender. Het eenvoudigst is ze te koppelen aan een afspraak die al bestaat: de gewone algemene vergadering, gehouden tijdens de jaarlijkse periode van vijftien dagen die het reglement van interne orde vastlegt (art. 3.85, § 3, 3°). Het geldige attest wordt dan voorgelegd, en de notulen vermelden het. Een mede-eigenaar die het buiten dat moment vraagt, heeft er recht op, want de syndicus moet toegang geven tot alle niet-private documenten over de mede-eigendom (art. 3.89, § 5, 9°).

Lees het attest in plaats van het op te bergen. Drie vermeldingen bepalen zijn waarde: de naam van de verzekerde en zijn hoedanigheid, de geldigheidsperiode, en de aard van de waarborgen. Een attest dat het afgelopen boekjaar dekt, bewijst niets over het lopende. De raad van mede-eigendomWoordenlijstOrgaan dat bestaat uit mede-eigenaars en verplicht is in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. De raad ziet erop toe dat de syndicus zijn taken goed uitvoert. Zie de woordenlijst, als het gebouw er een heeft, is goed geplaatst om die controle te doen zonder er een persoonlijke zaak van te maken.

En als de vrijwillige syndicus niet verzekerd is?

Het risico is niet theoretisch, en het keert zich eerst tegen de syndicus zelf. Het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de syndicus alleen verantwoordelijk is voor zijn beheer (art. 3.89, § 6). Zonder polis staat zijn persoonlijk vermogen in voor de gevolgen van een fout, en het ontbreken van een verzekering is op zich al een tekortkoming aan een van zijn wettelijke opdrachten. Het volledige mechanisme van die aansprakelijkstelling, fout, schade en het verband tussen beide, wordt uitgelegd in de fiche aansprakelijkheid van de syndicus.

Aan de kant van de vereniging verloopt het stapsgewijs. Een mede-eigenaar die geen enkel attest vindt, vraagt eerst de documenten op, en laat daarna het punt op de agenda van de volgende vergadering zetten, zo mogelijk met twee becijferde voorstellen. De vereniging is bevoegd om in rechte op te treden, zowel als eiser als als verweerder, ook voor kwesties over het beheer van de gemeenschappelijke delen (art. 3.92, § 1). Die weg kost geld en tijd; een afsluiting die in de vergadering wordt goedgekeurd, kost veel minder. Als de blokkering aanhoudt en de discussie naar de personen verschuift, geeft de fiche conflicten tussen mede-eigenaars de uitwegen, ook de verzoening voor de vrederechter.

Blijft een vaak voorkomend misverstand, dat je beter meteen uit de wereld helpt: die premie betalen is de syndicus niet vergoeden. De wet legt de uitgave bij de vereniging juist omdat het mandaat kosteloos is, en dat opent geen enkel recht op een vergoeding. Wat de vrijwillige syndicus al dan niet terugbetaald kan krijgen, staat in de fiche vergoeding van de vrijwillige syndicus. Voor wat de polis van het gebouw van haar kant dekt, zie verzekering van de mede-eigendom, en voor het meest voorkomende schadegeval, waterschade en infiltraties. Alle situaties uit het dagelijks leven van het gebouw zijn verzameld in de pijler praktisch in de mede-eigendom.