Verslag van de algemene vergadering van de VME: opstellen, laten ondertekenen en bezorgen
Het verslag van de laatste algemene vergadering is net toegekomen, of jij moet het tijdens de zitting opstellen. Dit moet erin staan, zo wordt het ondertekend, binnen deze termijn moet je het krijgen en dit controleer je bij het lezen.
Inhoud van de pagina
- Het sjabloon voorbereidenNeem voor de zitting de agenda over in een sjabloon voor de notulen, met een stemvak per punt.
- Tijdens de zitting noterenNoteer per punt de beslissing, de stemmen voor, tegen, de onthoudingen en de namen van wie tegenstemde of zich onthield.
- Voorlezen en laten ondertekenenLees de notulen aan het einde van de zitting voor en laat ze ondertekenen door de voorzitter, de secretaris en de mede-eigenaars die nog aanwezig zijn.
- Registreren en bezorgenSchrijf de beslissingen binnen dertig dagen in het register in en stuur de notulen naar de mede-eigenaars.
Het verslag van de laatste algemene vergadering van je VME is net in je brievenbus beland, en je vraagt je af of het goed weergeeft wat er gestemd is. Of je bent syndicus, de agenda is lang, en het is aan jou om tijdens de zitting alles te noteren. In beide gevallen weegt dit document zwaarder dan de debatten die het samenvat.
Want het verslag van de algemene vergadering, in de wet “notulen” genoemd, is geen samenvatting van de discussies. Het is de akte die de genomen beslissingen vastlegt, de behaalde stemmen en de naam van wie zich ertegen verzette. De syndicus gebruikt het om de beslissingen uit te voeren, de rechter om een geschil te beslechten, de koper van een appartement om te weten wat er voor zijn komst gestemd is.
De regels staan in artikel 3.87, §§ 10 tot 12, van het Burgerlijk Wetboek, en in artikel 3.93 voor het registerWoordenlijstRegister dat op de zetel van de vereniging ligt en waarin de syndicus de beslissingen van de algemene vergadering binnen dertig dagen opneemt. Elke belanghebbende kan het ter plaatse en kosteloos inzien. Zie de woordenlijst. Ze zijn dezelfde in Vlaanderen en in Brussel.
Wie stelt de notulen op, en wanneer worden ze ondertekend?
Artikel 3.87, § 10, belast de syndicus met het opstellen van de notulen van de beslissingen die de algemene vergadering neemt. De tekst laat dat werk niet aan de secretaris of de voorzitter over, ook al laat een vrijwillige syndicus zich in de praktijk vaak helpen bij het noteren.
De ondertekening gebeurt meteen. De tekst is duidelijk:
“Deze notulen worden aan het einde van de zitting en na lezing ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.”Art. 3.87, § 10, BW
Daaruit volgen drie praktische gevolgen. Eerst: de notulen worden tijdens de zitting opgesteld, niet drie weken later. Een laptop en een sjabloon dat op basis van de agenda is voorbereid, besparen veel tijd. Vervolgens: ze moeten voor de ondertekening worden voorgelezen, zodat iedereen een fout in een cijfer of een formulering kan melden. Ten slotte: mede-eigenaars die voor het einde vertrokken zijn, tekenen niet, wat de geldigheid van de tekst niet aantast.
De voorzitter is verplicht een mede-eigenaar (art. 3.87, § 5). De secretaris wordt bij de opening van de zitting aangewezen. Vermeld die twee aanstellingen bovenaan de notulen.
Welke vermeldingen moeten in het verslag staan?
De wet vereist minstens de genomen beslissingen, met vermelding van de behaalde meerderheden en van de naam van de mede-eigenaars die tegenstemden of zich onthielden (art. 3.87, § 10). Dat laatste punt is geen formaliteit: zo weet je voor elke beslissing wie zijn onenigheid heeft uitgedrukt.
Om bruikbaar te zijn, bevat een volledig verslag in de praktijk de volgende elementen:
| Rubriek | Verwachte inhoud |
|---|---|
| Identificatie | Vereniging van mede-eigenaars, adres van het gebouw, soort algemene vergadering, datum, uur en plaats |
| Opening | Aangewezen voorzitter en secretaris, uur van opening |
| Quorum | Aantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars en het totaal van hun aandelenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst bij het begin van de zitting |
| Voor elk punt | Precieze tekst van de beslissing, vereiste meerderheid, stemmen voor, stemmen tegen, onthoudingen |
| Tegenstemmers | Naam van de mede-eigenaars die tegenstemden of zich onthielden, punt per punt |
| Sluiting | Uur van sluiting, voorlezing, handtekeningen |
De telling van de stemmen volgt eigen regels: onthoudingen, ongeldige en blanco stemmen tellen niet als uitgebrachte stemmen, en sommige beslissingen vereisen twee derde of vier vijfde. Dat alles staat in detail in de fiche stemregels en meerderheden. Het verslag moet gewoon toelaten de berekening opnieuw te maken.
Onze kijk: “aangenomen met een ruime meerderheid” volstaat niet, want niemand kan op basis van die formule de berekening opnieuw maken. Schrijf liever “aangenomen met 7 240 stemmen voor, 1 380 stemmen tegen en 510 onthoudingen, tweederdemeerderheid vereist”, met de cijfers van jouw gebouw. Neem voor werken de naam van de aannemer, het maximumbedrag en de financieringswijze over zoals ze gestemd zijn.
Register en bezorging: de termijn van dertig dagen
Eenmaal ondertekend, gaan de notulen het geheugen van de mede-eigendom in. De syndicus schrijft de beslissingen in het register bedoeld in artikel 3.93, § 4, in binnen dertig dagen na de algemene vergadering (art. 3.87, § 12). Hij bezorgt ze binnen dezelfde termijn aan elke houder van een zakelijk recht op een kavel die stemrecht heeft.
Dezelfde paragraaf voorziet een eenvoudige stap voor de vergeten mede-eigenaar: heb je de notulen niet binnen de termijn ontvangen, dan breng je de syndicus daarvan schriftelijk op de hoogte. Doe dat per e-mail of per gedateerde brief.
Het register van de beslissingen bevat ook de beslissingen die schriftelijk en eenparig zonder vergadering zijn genomen, met toepassing van artikel 3.87, § 11. Het valt niet samen met de gewone verzameling van de notulen: het is het officiële register van de vereniging, dat ter beschikking van de belanghebbenden wordt gehouden. Bij een verkoop kijken de koper en zijn notaris aandachtig naar de recente beslissingen, vooral naar de gestemde werken. De fiche documenten bij de verkoop van een appartement zet dat op een rij.
Bewoners die niet stemmen, zoals huurders, worden ook door sommige beslissingen geraakt. Het Burgerlijk Wetboek regelt hoe de beslissingen aan hen tegenwerpelijk worden (art. 3.93). Voor de relatie met huurders, zie de fiche rechten en plichten van de mede-eigenaars.
Een verslag lezen als mede-eigenaar
Was je niet op de algemene vergadering, of ben je voor het einde vertrokken? Dan is het verslag je enige bron. Lees het zodra je het ontvangt, met de uitnodiging ernaast.
Begin concreet met het quorum: laten het aantal aanwezigen en vertegenwoordigden en hun aandelen de algemene vergadering toe te beraadslagen? Overloop daarna elk gestemd punt. Komt de beslissing overeen met het punt op de agenda? Is de vermelde meerderheid de juiste voor dit soort beslissing? Zijn de stemmen voor en tegen in cijfers uitgedrukt?
Kijk ook naar de bedragen. Voor werken moet je uit het verslag kunnen afleiden welke aannemer gekozen is, voor welk budget, en hoe de uitgave gefinancierd wordt: provisieoproep, reservekapitaal of lening. Die elementen bepalen de oproepen die je daarna krijgt, zie de fiche werkkapitaal en reservekapitaal.
Bewaar elk verslag bij je eigendomsdocumenten. Ze helpen je om je afrekeningen te controleren en, op de dag dat je verkoopt, om de vragen van de koper te beantwoorden.
Het verslag bevat een fout: wat nu?
Een bedrag dat niet klopt, een naam die bij de tegenstemmers vergeten is, een beslissing die scheef is samengevat: alles hangt af van het moment waarop je de fout ontdekt.
Vraag tijdens de voorlezing aan het einde van de zitting om de verbetering voor je tekent. Daar dient de voorlezing precies voor. Weigert de voorzitter, laat je opmerking dan in de notulen zelf opnemen.
Schrijf na de zitting de syndicus aan, met vermelding van het betrokken punt en van wat er werkelijk gestemd is, met een kopie aan de raad van mede-eigendom als die bestaat. Een verbetering van een al ondertekende tekst moet transparant blijven: de veiligste oplossing is de kwestie op de agenda van de volgende algemene vergadering te zetten, die de fout kan vaststellen.
Verbergt de fout in werkelijkheid een onregelmatige beslissing, bijvoorbeeld een verkeerd berekende meerderheid, dan is de weg de vordering tot nietigverklaring. Let dan op de kalender: voor een mede-eigenaar lopen de vier maanden vanaf de datum van de algemene vergadering, niet vanaf de ontvangst van het verslag (art. 3.92, § 3). Een verslag dat op de dertigste dag verstuurd wordt, laat je dus iets meer dan drie maanden. De procedure staat in de fiche een beslissing van de AV aanvechten.
Voor de voorbereiding van de zitting zelf, raadpleeg een algemene vergadering organiseren, en voor een overzicht de pagina algemene vergadering van de VME.
Doen, vermijden
- Elke stemming in stemmen uitdrukken, niet alleen als “aangenomen”
- De mede-eigenaars die tegenstemden of zich onthielden bij naam noemen
- De notulen hardop voorlezen voor ze ondertekend worden
- De datum noteren waarop je de notulen ontvangt
- Een verslag versturen dat weken na de zitting is opgesteld, zonder handtekeningen
- Een debat samenvatten in plaats van de precieze beslissing op te schrijven
- Op de notulen wachten om de beroepstermijn te berekenen
- De ondertekende tekst na de zitting wijzigen
Waar de fouten zich het vaakst verbergen
| Punt van de notulen | Vaststelling | Wat je moet controleren |
|---|---|---|
| Resultaat van de stemmingen | De beslissing staat genoteerd als “aangenomen” zonder detail van de stemmen, waardoor niemand de meerderheid kan narekenen | Stemmen voor, stemmen tegen, onthoudingen en vereiste meerderheid voor dit punt |
| Tegenstemmers en onthouders | De namen van wie tegenstemde of zich onthield ontbreken, of staan er maar voor een deel van de punten | De naam van elke tegenstemmer en elke onthouder, punt per punt |
| Handtekeningen | De notulen worden enkele weken na de zitting verstuurd, zonder de handtekeningen van het einde van de vergadering | Handtekeningen van de voorzitter, de secretaris en de mede-eigenaars die nog aanwezig waren |
| Quorum | De tekst zegt niet hoeveel mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd waren bij de opening van de zitting | Aantal aanwezigen en vertegenwoordigden en het totaal van hun aandelen bij het begin van de zitting |
Veelgestelde vragen
Binnen welke termijn moet ik het verslag ontvangen?
De syndicus schrijft de beslissingen in het register in binnen dertig dagen na de algemene vergadering en bezorgt ze binnen dezelfde termijn aan de mede-eigenaars die stemrecht hebben (art. 3.87, § 12, BW). Heb je het niet ontvangen, breng de syndicus daarvan dan schriftelijk op de hoogte.
Begint de termijn om een beslissing aan te vechten bij de ontvangst van het verslag?
Nee. Voor een mede-eigenaar loopt de termijn van vier maanden vanaf de datum waarop de algemene vergadering plaatsvond (art. 3.92, § 3, BW). Een verslag dat laat toekomt, verkort dus de tijd die je hebt.
Wie stelt het verslag op?
De syndicus (art. 3.87, § 10, BW). Het wordt daarna ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, door de secretaris die bij de opening van de zitting is aangewezen en door de mede-eigenaars die nog aanwezig zijn of hun lasthebbers.
Waar kan ik de oude verslagen raadplegen?
De beslissingen worden opgenomen in het register van de beslissingen van de vereniging van mede-eigenaars (art. 3.93, § 4, BW). Vraag de syndicus hoe je het kunt raadplegen, of richt je tot de raad van mede-eigendom als die bestaat.
- Verslag van de AV niet ontvangen of onjuist: wat nu?
De syndicus moet je de notulen bezorgen binnen dertig dagen na de vergadering. Is die termijn voorbij, of is het ontvangen document onvolledig, schrijf hem dan meteen. De termijn van vier maanden om een beslissing aan te vechten loopt vanaf de datum van de vergadering, of de notulen nu aangekomen zijn of niet.
- Afwezig op de AV: volmacht of digitaal deelnemen?
Ben je er niet bij op de dag van de algemene vergadering? Als de oproeping deelname op afstand voorziet, volg je de vergadering en stem je zelf. Zo niet, geef dan een schriftelijke volmacht aan iemand die je vertrouwt, met je instructies per punt. Niets doen mag ook, maar de beslissingen binden je toch.