Verslag van de AV niet ontvangen of onjuist: wat nu?
De syndicus moet je de notulen bezorgen binnen dertig dagen na de vergadering. Is die termijn voorbij, of is het ontvangen document onvolledig, schrijf hem dan meteen. De termijn van vier maanden om een beslissing aan te vechten loopt vanaf de datum van de vergadering, of de notulen nu aangekomen zijn of niet.
Inhoud van het artikel
Zes weken na de algemene vergadering zit er nog altijd niets in je brievenbus. Of het document is wel aangekomen, maar het lijkt meer op de samenvatting van een discussie dan op notulen: geen cijfers, geen handtekeningen, en jouw tegenstem is verdwenen. Is dat erg, en wat kun je doen?
Erg kan het worden. Niet omdat de beslissingen zonder papier zouden vervallen, maar omdat de tijd om ze aan te vechten al loopt.
Heeft de syndicus een termijn om de notulen te versturen?
Ja, dertig dagen. De syndicus neemt de beslissingen van de vergadering op in het register van de beslissingenWoordenlijstRegister dat op de zetel van de vereniging ligt en waarin de syndicus de beslissingen van de algemene vergadering binnen dertig dagen opneemt. Elke belanghebbende kan het ter plaatse en kosteloos inzien. Zie de woordenlijst binnen dertig dagen na de zitting, en hij bezorgt ze binnen dezelfde termijn aan elke mede-eigenaar die stemrecht heeft (art. 3.87, § 12, van het Burgerlijk Wetboek). De regel is dezelfde in Vlaanderen en in Brussel.
De dertig dagen lopen vanaf de datum van de vergadering. Niet vanaf de ondertekening, en ook niet vanaf de dag waarop de syndicus de tijd vond om de tekst in het net te zetten. En het verwachte document zijn de notulen zelf: die welke de syndicus tijdens de zitting heeft opgesteld, op het einde heeft voorgelezen en daarna heeft laten ondertekenen door de voorzitter, de secretaris en de mede-eigenaars die nog aanwezig zijn of hun lasthebbers (art. 3.87, § 10).
Nemen we een typegeval, opgebouwd voor het voorbeeld. De vergadering van een gebouw met veertien kavels in Mechelen vindt plaats op 6 mei. De notulen moeten de mede-eigenaars uiterlijk begin juni bereiken. Op 20 juni is er niets aangekomen.
Geen notulen na dertig dagen: wat doe je, en in welke volgorde?
Het Burgerlijk Wetboek heeft dit geval voorzien, en zijn antwoord past in één regel: heb je de notulen niet binnen de termijn ontvangen, dan breng je de syndicus daarvan schriftelijk op de hoogte (art. 3.87, § 12). In ons typegeval raden we deze volgorde aan.
- Op 20 juni een gedateerde e-mail aan de syndicus, die de datum van de vergadering in herinnering brengt en een kopie van de ondertekende notulen vraagt. Een aangetekende brief is pas verantwoord als de syndicus al niet meer antwoordt.
- Een kopie aan de raad van mede-eigendomWoordenlijstOrgaan dat bestaat uit mede-eigenaars en verplicht is in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. De raad ziet erop toe dat de syndicus zijn taken goed uitvoert. Zie de woordenlijst, als die bestaat: hij ziet toe op de goede uitvoering van de opdrachten van de syndicus. Hij is pas verplicht vanaf twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, dus het gebouw in Mechelen heeft er misschien geen.
- Een vraag om het register in te zien, wat ter plaatse en kosteloos gebeurt (art. 3.93, § 4).
- Een datum die je meteen in je agenda zet: 6 september.
Waarom die laatste datum? Omdat het het einde van de beroepstermijn is, en die zal niet verschuiven.
Wacht de termijn van vier maanden op de notulen?
Nee. De vordering tot nietigverklaringWoordenlijstVordering waarmee een mede-eigenaar de rechter vraagt een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing van de algemene vergadering die hem persoonlijk benadeelt, nietig te verklaren of te wijzigen. Ze moet worden ingesteld binnen vier maanden na de datum van de algemene vergadering. Zie de woordenlijst van een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing moet ingesteld worden binnen vier maanden te rekenen vanaf de datum waarop de algemene vergadering plaatsvond (art. 3.92, § 3). De ontvangst van de notulen verandert daar niets aan.
De gevolgen zijn snel berekend. Vergadering op 6 mei, einde van de termijn op 6 september. Notulen ontvangen op de dertigste dag: je hebt nog iets meer dan drie maanden om ze te lezen, de meerderheden na te kijken en te beslissen. Notulen ontvangen eind juli, na een herinnering: je hebt nog nauwelijks vijf weken, midden in de vakantieperiode.
Veel antwoorden die je online vindt, zijn geschreven voor Frankrijk, waar de beroepstermijn begint bij de kennisgeving van de notulen. Toegepast in België kost die redenering weken, soms de hele termijn.
En als de notulen nooit aankomen? De tekst voorziet geen enkel uitstel. Komt de datum dichterbij zonder document, raadpleeg dan zonder wachten een advocaat: hij bekijkt wat er nog mogelijk is tegen de beslissing, en wat de vertraging van de syndicus aan aansprakelijkheid meebrengt. De procedure zelf wordt uitgewerkt in de fiche een beslissing van de AV aanvechten.
Wanneer zijn notulen “onjuist”?
Artikel 3.87, § 10, legt de minimale inhoud vast. Met de handtekeningen op het einde van de zitting geeft dat vier controles om bij ontvangst te doen:
- elke beslissing staat er zoals ze werd gestemd, niet samengevat;
- bij elke stemming staat de behaalde meerderheid, idealiter in stemmen voor, tegen en onthoudingen;
- de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden, worden bij naam genoemd, punt per punt;
- de handtekeningen van de voorzitter, de secretaris en de mede-eigenaars die nog aanwezig waren, staan op het document.
Twee bijkomende controles horen niet bij de wettelijke vermeldingen van de notulen, maar ze dienen op de dag van een geschil: stond elk gestemd punt op de agenda van de oproeping, en liet het aantal aanwezigen en vertegenwoordigden bij de opening toe om te beraadslagen?
De naam van de tegenstemmers is geen detail. De brochure van de notarissen voor mede-eigenaars vermeldt dat de aanwezigen die voor hebben gestemd, de beslissing niet kunnen aanvechten (Fednot). Is jouw tegenstem uit de notulen verdwenen, dan verdwijnt je bewijs mee.
Onze lezing: onjuiste notulen maken de beslissingen niet nietig. Het gebrek van het document en de onregelmatigheid van de beslissing zijn twee aparte problemen. Een vergeten naam wordt verbeterd; een te kleine meerderheid wordt aangevochten. Om de berekening opnieuw te maken, onthoud dat onthoudingen, ongeldige en blanco stemmen niet als uitgebrachte stemmen tellen (art. 3.87, § 8), en neem de drempels uit de fiche stemregels en meerderheden erbij.
Zes situaties, zes antwoorden
| Situatie | De regel | Wat doe je |
|---|---|---|
| Niets ontvangen dertig dagen na de vergadering | Verzending binnen dertig dagen (art. 3.87, § 12) | De syndicus schrijven, het register inzien, de uiterste datum van de vier maanden noteren |
| Een “verslag” dat achteraf is opgesteld, zonder handtekeningen | Ondertekening op het einde van de zitting, na voorlezing (art. 3.87, § 10) | Een kopie van de ondertekende notulen vragen |
| Beslissingen genoteerd als “goedgekeurd”, zonder cijfers | Behaalde meerderheden verplicht (art. 3.87, § 10) | Het detail van de stemmen vragen en de vereiste meerderheid nakijken |
| Je tegenstem of onthouding staat er niet in | Namen van tegenstemmers en onthouders verplicht | De syndicus schrijven, daarna de verbetering op de volgende vergadering laten vaststellen |
| Een beslissing die anders genoteerd is dan wat werd gestemd | De notulen leggen de genomen beslissingen vast | De syndicus schrijven en, als de beslissing zelf onregelmatig is, binnen de vier maanden optreden |
| De termijn van vier maanden nadert, nog altijd zonder notulen | Vertrekpunt op de datum van de vergadering (art. 3.92, § 3) | Een advocaat raadplegen zonder op het document te wachten |
Moet je notulen ondertekenen waarmee je het niet eens bent?
Daarvoor bestaat de voorlezing op het einde van de zitting: vraag de verbetering voor je tekent. Weigert de voorzitter, laat je opmerking dan in de notulen zelf opnemen, en teken daarna. Het Burgerlijk Wetboek voorziet geen eigen sanctie voor de weigering om te tekenen, en de mede-eigenaars die voor het einde vertrokken zijn, tekenen niet zonder dat de tekst zijn geldigheid verliest.
Ons standpunt is eenvoudig. Een geschreven opmerking in de notulen is meer waard dan een geweigerde handtekening, omdat ze een spoor nalaat dat de vrederechter kan lezen. Geschillen over mede-eigendom vallen allemaal onder zijn bevoegdheid, zoals de fiche vrederechter en geschillen uitlegt, en de fiche notulen van de algemene vergadering geeft het volledige model van het document, van het stramien dat voor de zitting wordt voorbereid tot het register.
Veelgestelde vragen
Zijn de beslissingen geldig als ik de notulen nooit heb ontvangen?
Het Burgerlijk Wetboek laat de geldigheid van de beslissingen niet afhangen van de verzending van de notulen. De vertraging is een tekortkoming van de syndicus aan artikel 3.87, § 12, geen grond voor nietigverklaring op zich. Een regelmatig genomen beslissing is dus bindend, en alleen de vordering tot nietigverklaring, binnen vier maanden na de vergadering, kan ze nog ter discussie stellen.
Geldt een niet-ondertekend verslag als notulen?
Nee. De notulen worden op het einde van de zitting voorgelezen en ondertekend door de voorzitter, de secretaris en de mede-eigenaars die nog aanwezig zijn (art. 3.87, § 10, BW). Krijg je een samenvatting die achteraf is opgesteld, vraag de syndicus dan een kopie van de ondertekende tekst.
Ik was afwezig op de vergadering: loopt de termijn van vier maanden ook voor mij?
Ja. Voor een mede-eigenaar, aanwezig of afwezig, moet de vordering ingesteld worden binnen vier maanden te rekenen vanaf de datum waarop de algemene vergadering plaatsvond (art. 3.92, § 3, BW). Afwezigheid verschuift het vertrekpunt niet.
Waar lees ik de beslissingen als de syndicus niet antwoordt?
In het register van de beslissingen, bijgehouden op de zetel van de vereniging van mede-eigenaars, dat elke belanghebbende ter plaatse en kosteloos kan inzien (art. 3.93, § 4, BW). De raad van mede-eigendom, als die bestaat, kan de syndicus ook aanmanen.
Mag de syndicus de notulen na de zitting wijzigen?
Een tekst die al voorgelezen en ondertekend is alleen wijzigen, vermijd je beter. Voor een fout in een cijfer of een vergeten naam is de veiligste weg om de syndicus te schrijven en de verbetering daarna door de volgende vergadering te laten vaststellen, door te vragen het punt op de agenda te zetten.
Wat als de syndicus op geen enkele brief antwoordt?
Bewaar een gedateerde kopie van elke vraag en breng de kwestie voor de algemene vergadering, die de syndicus controleert. Verzuimt of weigert de syndicus ten onrechte een vergadering bijeen te roepen, dan kan elke mede-eigenaar de vrederechter vragen om de bijeenroeping te bevelen (art. 3.92, § 4, BW).