Afwezig op de AV: volmacht of digitaal deelnemen?

De oproeping is binnen, en de datum komt slecht uit: een reis, vakantie, een vergadering die je niet kunt verplaatsen. In de envelop wacht een volmachtformulier op je handtekening. Op wiens naam teken je het? En als de oproeping ook een link naar een videovergadering bevat, kun je dan beter inloggen?

Je hebt eigenlijk drie mogelijkheden: je stem aan iemand toevertrouwen, op afstand deelnemen als de oproeping dat toelaat, of de algemene vergadering zonder jou laten beslissen. We zetten ze naast elkaar, criterium per criterium. De regels komen uit artikel 3.87 van het Burgerlijk Wetboek en zijn in heel België dezelfde, in Vlaanderen net als in Brussel.

Volmacht, afstand of afwezigheid: de drie opties in een tabel

Eerst het overzicht. Elke rij komt overeen met een vraag die je je waarschijnlijk stelt met de oproeping in je hand.

De volmacht is de enige optie die in alle gevallen openstaat. Deelname op afstand ligt dichter bij wat je wilt, maar hangt af van een keuze van wie de vergadering bijeenroept. En afwezigheid kost meer dan je denkt: de volgende secties leggen uit waarom.

Aan wie geef je je volmacht?

Aan wie je wilt, of bijna. De lasthebber hoeft geen lid van de algemene vergadering te zijn (art. 3.87, § 7, BW). Een buur van je verdieping, je partner, je huurder, een meerderjarig kind of een vriend kan dus voor jou stemmen. De tekst stelt maar één vormvereiste: de volmachtWoordenlijstDocument waarmee een mede-eigenaar zich op de algemene vergadering laat vertegenwoordigen door een lasthebber die hij bij naam aanwijst. Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden, tenzij zijn stemmen en die van zijn volmachtgevers samen niet meer dan 10 % van het totaal bedragen, en de syndicus mag geen lasthebber zijn. Zie de woordenlijst vermeldt de lasthebberWoordenlijstPersoon, al dan niet lid van de algemene vergadering, die een mede-eigenaar op de vergadering vertegenwoordigt met een volmacht op naam. Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden, behalve in de uitzondering van 10 % van de stemmen, en de syndicus mag geen lasthebber van een mede-eigenaar zijn. Zie de woordenlijst bij naam. Een ondertekend formulier zonder naam, dat klaarligt voor wie het maar wil invullen, voldoet daar niet aan.

Twee personen laat je beter links liggen. Eerst de syndicus, die nooit als lasthebber van een mede-eigenaar mag optreden, ook al stelt hij het je vriendelijk voor. Daarna iedereen met een belangenconflict: wie door de vereniging gemandateerd of tewerkgesteld is, of er contractueel diensten voor levert, stemt niet persoonlijk en niet bij volmacht over de opdracht die hem werd toevertrouwd (art. 3.87, § 9). De mede-eigenaar wiens bedrijf het groen onderhoudt, kan dus niet jouw stem dragen bij de verlenging van dat contract.

Onze lezing: kies iemand die tot het einde van de vergadering blijft en het gebouw kent. Een goedbedoelende naaste die de dossiers niet kent, stemt je instructies naar de letter, en staat met lege handen bij het eerste onverwachte voorval.

Eén bijzonder geval verdient een regel. Als je kavel gesplitst is, bijvoorbeeld tussen een vruchtgebruiker en een blote eigenaar, wijzen de betrokkenen onderling een lasthebber aan om te stemmen (art. 3.87, § 1). Regel dat voor de oproeping, niet op de ochtend zelf.

Een volmacht kan algemeen of bijzonder zijn. Een algemene volmacht laat je lasthebber op alle punten stemmen zoals hij wil. Een bijzondere volmacht legt je stem per punt vast. Bovenop de enige wettelijke vereiste raden we aan erin te zetten:

• je naam, het nummer van je kavel en het adres van het gebouw;
• de volledige naam van de lasthebber, en eventueel die van een vervanger als hij niet kan komen;
• de datum van de bedoelde vergadering, want de volmacht geldt alleen voor die vergadering, tenzij ze notarieel is;
• voor elk belangrijk agendapunt je instructie: voor, tegen of onthouding;
• wat hij moet doen als een voorstel tijdens de vergadering gewijzigd wordt;
• de datum en je handtekening.

Neem een typegeval, opgebouwd als voorbeeld: een gebouw met twaalf kavels in Leuven, met op de agenda de renovatie van de gevel en drie offertes in bijlage. Je geeft de instructie voor de goedkoopste offerte te stemmen. Op de vergadering blijkt dat het gekozen bedrijf zijn offerte heeft ingetrokken, en de vergadering bespreekt een vierde offerte. Zonder instructie voor dat geval weet je lasthebber niet wat te doen. Eén zin volstaat om dat te regelen: "bij een gewijzigd voorstel, onthouding", of net "vrije stem".

Drie volmachten per persoon, en nooit meer stemmen dan de anderen samen

Het Burgerlijk Wetboek beperkt wat één lasthebber kan dragen. Niemand mag meer dan drie stemvolmachten aanvaarden. De uitzondering: een lasthebber mag er meer ontvangen als het totaal van zijn eigen stemmen en die van zijn volmachtgevers niet meer dan 10 % bedraagt van het totaal aantal stemmen dat aan alle kavels is toegekend (art. 3.87, § 7).

Daar komt een tweede grens bij. Niemand mag, ook niet als lasthebber, deelnemen aan de stemming voor een aantal stemmen dat groter is dan de som van de stemmen van de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars (art. 3.87, § 6). Volmachten van een hele verdieping verzamelen laat dus niet toe de wet te dicteren.

Die plafonds gaan jou rechtstreeks aan. Als de persoon die je gekozen hebt al drie volmachten heeft, riskeert de jouwe bij de telling geweerd te worden, of de stemming aanvechtbaar te maken. Vraag het hem voor je tekent. De onregelmatige volmacht hoort trouwens bij de grieven waarop een beslissing van de AV aanvechten bij de vrederechter kan steunen. Hoe de meerderheden berekend worden, staat in de fiche stemregels en meerderheden.

Wat is deelname op afstand waard als de oproeping ze voorziet?

Ze telt als aanwezigheid. Sinds de wet van 20 december 2020 bepaalt artikel 3.87, § 1, van het Burgerlijk Wetboek dat de mede-eigenaars fysiek aan de vergadering deelnemen of, als de oproeping dat voorziet, op afstand. Je volgt de debatten, je stelt je vragen, je stemt zelf. Geen instructies om op te stellen, geen tussenpersoon.

Dat is de optie die wij verkiezen zodra ze bestaat, om een eenvoudige reden: een algemene vergadering verloopt nooit helemaal zoals de agenda laat verwachten. Een offerte wordt vervangen, een mede-eigenaar brengt nieuwe informatie aan, de discussie verheldert een duister punt. Op afstand houd je daar rekening mee. Bij volmacht heb je de dag ervoor al gestemd.

Toch drie kanttekeningen:

1. De optie hangt volledig af van de oproeping. Staat er niets over in, reken dan niet op een link die op het laatste moment wordt verstuurd.
2. Een verbinding die wegvalt op het moment van een stemming, kost je die stem. Test het platform voor de vergadering en houd een telefoon bij de hand.
3. Je identificatie en het opnemen van je stem moeten georganiseerd zijn, zodat de notulen vermelden of je tegen gestemd of je onthouden hebt.

Is het belang groot en twijfel je aan je verbinding, kies dan voor de volmacht: die hangt van geen enkel netwerk af. De fiche een algemene vergadering organiseren beschrijft wat de syndicus van zijn kant moet voorzien.

En als je niets doet?

Dan ben je niet aanwezig en niet vertegenwoordigd. Je aandelen tellen niet mee voor het quorumWoordenlijstMinimale aanwezigheid die nodig is om de algemene vergadering geldig te laten beraadslagen: meer dan de helft van de mede-eigenaars die samen minstens de helft van de aandelen bezitten, of mede-eigenaars die meer dan drie vierde van de aandelen bezitten. Is dat niet het geval, dan beraadslaagt een tweede vergadering, minstens vijftien dagen later, zonder quorumvereiste. Zie de woordenlijst, dat berekend wordt op de mede-eigenaars die bij het begin van de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn (art. 3.87, § 5). Als te veel mede-eigenaars dezelfde keuze maken, kan de vergadering niet geldig beraadslagen, en wordt er minstens vijftien dagen later een tweede vergadering bijeengeroepen. Die beraadslaagt ongeacht het aantal aanwezigen. Je afwezigheid vertraagt de beslissing dus, ze houdt ze niet tegen.

En de genomen beslissing bindt je, net zoals ze wie tegen stemde bindt. Lijkt ze je onregelmatig, dan moet de vordering tot nietigverklaring worden ingesteld binnen vier maanden te rekenen vanaf de datum van de vergadering (art. 3.92, § 3, van het Burgerlijk Wetboek). De notulen bereiken je uiterlijk dertig dagen na de vergadering: dan heb je nog iets meer dan drie maanden om te reageren.

Er is één geval waarin afwezigheid zwaar weegt: eenparigheid. Wanneer die vereist is, bijvoorbeeld om de verdeling van de aandelen te wijzigen, volstaat één afwezige om ze te doen mislukken. Er wordt dan minstens dertig dagen later een nieuwe vergadering bijeengeroepen, en daar kan de beslissing genomen worden met eenparigheid van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars (art. 3.88, § 4).

Ons oordeel naargelang je situatie

De oproeping voorziet deelname op afstand en je bent op het afgesproken uur beschikbaar: log in. Het is de enige optie waarbij je stem het debat volgt.

Je kunt de vergadering niet volgen, of de oproeping voorziet niets: geef een bijzondere volmacht, met je instructies over de punten die voor jou tellen en een regel voor gewijzigde voorstellen. Kies een lasthebber die tot het einde blijft, die nog geen drie volmachten heeft, en die noch de syndicus noch een dienstverlener van het gebouw is.

Je bent er zelf bij maar een dossier gaat je petje te boven, bijvoorbeeld technische werken: weet dat je je kunt laten bijstaan door iemand, een architect of een advocaat, op voorwaarde dat je de syndicus daarvan minstens vier werkdagen voor de vergadering bij aangetekende zending op de hoogte brengt (art. 3.87, § 1).

Niets doen? Dat raden we nooit aan als een punt je rechtstreeks raakt. Een volmacht tekenen duurt vijf minuten, een beslissing aanvechten duurt maanden.