Syndicus reageert niet meer: wachten, ontslaan of de rechter?

Drie mails sinds september, twee berichten op het antwoordapparaat, en nog altijd niets. Het lek in de traphal wacht, de afrekening ook. Op dit punt twijfelen de meeste mede-eigenaars tussen nog wat geduld oefenen en "een klacht indienen", zonder goed te weten tegen wie of bij wie.

Er bestaan eigenlijk drie uitwegen, en ze zijn niet gelijkwaardig. Wat je online vindt over dit onderwerp, komt vaak uit Nederland en spreekt over de VvE en de kantonrechter: dat beschrijft jouw gebouw niet. In België speelt alles zich af in het Burgerlijk Wetboek, tussen de algemene vergadering en de vrederechter.

Voor je kiest, meet de stilte

Een trage syndicus is nog geen syndicus die tekortschiet.

Dat verschil telt, want het bepaalt de uitweg. De maatstaf zijn de opdrachten die de wet de syndicus toevertrouwt: de beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren (art. 3.89, § 5, 1°), bewarende maatregelen nemen als een probleem niet kan wachten (2°), toegang geven tot de documenten van de mede-eigendom (9°). Een onbeantwoorde mail over de kleur van de inkomhal weegt niets. Gestemde werken die nooit besteld werden, een insijpeling die drie keer gemeld werd, een jaarlijkse algemene vergadering die niet komt: dan heb je iets in handen.

Verzamel dus, voor je iets onderneemt:

• je schriftelijke, gedateerde vragen en het bewijs dat je ze verstuurd hebt (de aangetekende brief blijft de referentie);
• de laatste notulen, om de beslissingen te vinden die zonder gevolg bleven;
• het syndicuscontract, met de einddatum en de clausules over opzegging en vergoeding;
• de lijst van mede-eigenaars die met jou willen tekenen, en hun aandelen.

Heeft je gebouw een raad van mede-eigendomWoordenlijstOrgaan dat bestaat uit mede-eigenaars en verplicht is in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. De raad ziet erop toe dat de syndicus zijn taken goed uitvoert. Zie de woordenlijst, ga dan via die raad: hij kan kennis nemen van en een kopie maken van alle stukken van het beheer, nadat hij de syndicus daarvan op de hoogte heeft gebracht (art. 3.90). Vaak is dat de kortste weg naar een antwoord.

De drie uitwegen naast elkaar

De drie kolommen sluiten elkaar niet uit. Vaak volgen ze op elkaar: je bereidt het ontslag voor, je botst op de bijeenroeping, en je belandt bij de rechter.

Wachten tot het mandaat afloopt: de gratis uitweg, maar tot wanneer?

Dit is de weg die vergeten wordt omdat hij niet op een actie lijkt. Het mandaat van een syndicus mag niet langer dan drie jaar duren, het wordt alleen hernieuwd bij uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering, en “het feit dat het mandaat van de syndicus niet wordt vernieuwd, geeft op zich geen aanleiding tot een vergoeding” (art. 3.89, § 1). Geen reden, geen discussie over een fout, geen cheque.

Onze lezing: als het mandaat binnen enkele maanden afloopt en de facturen betaald worden, is wachten de minst riskante keuze. Gebruik die tijd om opvolgers te raadplegen en de benoeming op de agenda te laten zetten. De timing en de overdracht van het archief staan in de fiche veranderen van syndicus.

Wachten wordt een slechte rekensom in twee gevallen. Wanneer de stilte schade veroorzaakt die groter wordt, een lekkend dak bijvoorbeeld. En wanneer de einddatum verstreken is zonder dat iemand het gemerkt heeft: een mandaat dat niet uitdrukkelijk hernieuwd werd, loopt niet vanzelf verder.

Ontslaan op de algemene vergadering: snel als de meerderheid er is

De algemene vergadering “kan steeds de syndicus ontslaan” (art. 3.89, § 7). Geen reden nodig, geen bijzondere meerderheid: de volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars volstaat. In plaats van te ontslaan kan ze hem ook een voorlopige syndicus toevoegen voor een bepaalde duur of een bepaalde opdracht, wat soms één vastgelopen dossier oplost zonder het contract te verbreken.

De prijs lees je in het contract. Een clausule met een verbrekingsvergoeding geldt als ze bestaat, en een ontslag dat onrechtmatig wordt bevonden, kan schadevergoeding kosten. Vandaar het belang van je dossier met stukken: de wet vraagt geen reden, maar notulen die op gedateerde feiten steunen, zijn beter te verdedigen dan een lijst met grieven.

Stem alles in dezelfde vergadering: het ontslag, de ingangsdatum, de naam van de opvolger, zijn contract. Een gebouw zonder syndicus tussen twee vergaderingen is een vereniging die niemand vertegenwoordigt. De fiche ontslag en afzetting van de syndicus beschrijft de stemming en de berekening van de vergoeding.

En als de syndicus weigert de algemene vergadering bijeen te roepen?

Dat is het logische vervolg bij een stille syndicus: hij reageert ook niet op de vraag om een vergadering. De wet heeft het antwoord voorzien. Mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst bezitten, richten hun verzoek bij aangetekende zending aan de syndicus. Hij heeft dertig dagen vanaf de ontvangst om bijeen te roepen. Na die termijn kan een van de ondertekenaars zelf bijeenroepen (art. 3.87, § 2).

Neem een typegeval, opgebouwd als voorbeeld: een gebouw met tien kavels in Gent, waar vier mede-eigenaars samen 2 400 van de 10 000 aandelen hebben. De drempel van een vijfde, dus 2 000, is overschreden. Hun aangetekende brief wordt op 2 maart ontvangen. Is er op 1 april nog geen oproeping, dan verstuurt een van hen de zijne, minstens vijftien dagen voor de gekozen datum: de vergadering kan in de tweede helft van april plaatsvinden. Zes tot zeven weken tussen de aangetekende brief en de stemming, zonder rechter en zonder andere kosten dan de verzendingen.

Waar het wringt: je hebt de bijgewerkte lijst van de mede-eigenaars en hun adressen nodig, en die heeft de syndicus. Ook hier zijn de raad van mede-eigendom en de vorige notulen een vertrekpunt.

Haal je het vijfde niet? Een mede-eigenaar kan de rechter vragen de bijeenroeping van een algemene vergadering te bevelen wanneer de syndicus dat verzuimt of onrechtmatig weigert (art. 3.92).

Wanneer vraag je de vrederechter om een voorlopige syndicus?

Wanneer het gebouw stilligt.

De tekst beoogt twee situaties, verhindering en tekortkoming: de rechter kan dan een voorlopige syndicusWoordenlijstSyndicus die de rechter aanstelt als de zittende syndicus verhinderd is of in gebreke blijft, om de mede-eigendom gedurende een beperkte periode te beheren. Zie de woordenlijst aanstellen, voor de duur die hij bepaalt, op verzoek van één mede-eigenaar, waarbij de zittende syndicus in de zaak wordt geroepen (art. 3.89, § 8). Verhindering is de syndicus die zijn functie niet meer kan uitoefenen. Tekortkoming is de syndicus die ze niet meer uitoefent: onbetaalde facturen, een schadegeval dat blijft liggen, een algemene vergadering die nooit plaatsvindt. Geen drempel van aandelen, geen voorafgaande stemming. Het is de enige van de drie uitwegen die je alleen kunt nemen.

Ze heeft haar grenzen, en die zeggen we liever meteen. Een procedure kost tijd en vergt dat je de tekortkoming bewijst, niet alleen je ergernis. De voorlopige syndicus regelt het beheer, niet het verleden: als fouten schade hebben veroorzaakt, zal de vereniging moeten optreden, op de basis die in de fiche aansprakelijkheid van de syndicus beschreven staat.

Er bestaat een tussenstap, en die is gratis. Verzoening vraag je aan met een eenvoudige brief aan de vrederechter, en het proces-verbaal van een akkoord heeft dezelfde waarde als een vonnis. Onze lezing: een oproeping door het vredegerecht weegt zwaarder dan een vierde mail, en ze sluit geen enkele andere deur. Hoe je een zaak aanhangig maakt, staat in de fiche vrederechter en geschillen in de mede-eigendom.

Professionele syndicus: verandert een klacht bij het BIV iets?

Ze vervangt geen van de drie uitwegen. Een syndicus die het beroep zelfstandig uitoefent, moet erkend zijn door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV)WoordenlijstInstelling die het beroep van vastgoedmakelaar in België regelt, op basis van de wet van 11 februari 2013. Wie als zelfstandige de activiteit van syndicus uitoefent, moet door het BIV erkend zijn. Zie de woordenlijst, en het Instituut ontvangt klachten tegen een erkende makelaar die deontologische tekortkomingen heeft begaan. Zijn tuchtorgaan kan alleen op dat terrein optreden: het stelt geen andere syndicus aan, roept je algemene vergadering niet bijeen en geeft geen juridisch advies over je dossier.

Een klacht heeft dus zin naast de rest, nooit in de plaats ervan.

Onze keuze, profiel per profiel

In een klein gebouw waar de mede-eigenaars met elkaar praten, is een ontslag gevolgd door een onmiddellijke benoeming bijna altijd de goede weg: de meerderheid tel je op je vingers, en het verzoek van een vijfde deblokkeert de bijeenroeping. In een grote mede-eigendom waar niemand elkaar kent, duurt het weken om handtekeningen te verzamelen, en wordt het einde van het mandaat, als dat nadert, het moment om voor te bereiden.

De rechter houden wij voor gebouwen waar niets meer werkt: geen vergadering mogelijk, onbetaalde leveranciers, een schadegeval dat blijft liggen. Alleen in dat geval wacht je niet op het einde van het mandaat of op een meerderheid.

Eén ding verandert niet van profiel tot profiel. Blijf je lasten betalen: ze zijn verschuldigd aan de vereniging, en die zou je verzwakken.