Een punt op de agenda van de AV laten zetten

De garagepoort piept al twee winters, de fietsenberging puilt uit, of je zou graag zien dat het gebouw eindelijk de liftcontracten vergelijkt. Je hebt het in de inkomhal tegen de syndicus gezegd. Hij knikte. En op de volgende vergadering: niets. Het onderwerp stond niet op de agendaWoordenlijstLijst van de punten die de algemene vergadering bespreekt en waarover ze stemt, opgenomen in de oproeping. Elke mede-eigenaar en de raad van mede-eigendom kan de syndicus vragen er een punt aan toe te voegen. Zie de woordenlijst, dus kon niemand stemmen.

Een gesprek volstaat niet. Je hebt iets schriftelijks nodig, op het juiste moment verstuurd. De regel is dezelfde in Vlaanderen en in Brussel, hij past in twee paragrafen van het Burgerlijk Wetboek, en hij speelt eerder in jouw voordeel.

Tot wanneer kun je een punt vragen?

Het recht zelf heeft geen datum: één of meer mede-eigenaars, of de raad van mede-eigendomWoordenlijstOrgaan dat bestaat uit mede-eigenaars en verplicht is in gebouwen met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. De raad ziet erop toe dat de syndicus zijn taken goed uitvoert. Zie de woordenlijst als die bestaat, kunnen ‘te allen tijde’ de punten die op de agenda moeten komen aan de syndicus bezorgen (art. 3.87, § 4, van het Burgerlijk Wetboek). Je hebt niemands steun nodig. Eén kavel volstaat, hoe groot ook.

Wat wel een datum heeft, is de vergadering waarop het punt behandeld wordt. De syndicus zet de schriftelijke voorstellen op de agenda die hij heeft ontvangen ten minste drie weken vóór de eerste dag van de in het reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst bepaalde periode waarin de gewone algemene vergadering moet plaatsvinden (art. 3.87, § 3). Drie woorden tellen in die zin. ‘Schriftelijke’: geen mondeling verzoek. ‘Ontvangen’: wat telt is de aankomst bij de syndicus, niet jouw verzending. En ‘periode’: de berekening vertrekt van de eerste dag van de veertiendaagse die het reglement voorziet, niet van de datum van de vergadering, die je trouwens nog niet kent.

Neem een typegeval, opgebouwd als voorbeeld: een gebouw van twaalf kavels in Gent waarvan het reglement de gewone vergadering in de tweede helft van maart vastlegt, van 16 tot 31 maart. In 2027 moet het verzoek uiterlijk op 23 februari bij de syndicus zijn. Op de post gedaan op de 22e, komt het waarschijnlijk te laat aan.

Onze raad: wacht niet tot de laatste week. Niets verbiedt je het verzoek twee of drie maanden vooraf te versturen, en de syndicus heeft dan de tijd om offertes te verzamelen.

Hoe stel je het verzoek op zodat erover gestemd wordt?

Een slecht geformuleerd punt kan geagendeerd worden en toch tot niets leiden. ‘Praten over de garage’ vraagt om geen enkele stemming. Het verzoek moet lijken op wat de vergadering zal beslissen.

1. Sla het reglement van interne orde open. Noteer de periode van de gewone vergadering en bereken je uiterste datum, zoals in het typegeval. Heb je het reglement niet, dan kun je het kosteloos inkijken op de zetel van de vereniging.
2. Schrijf een beslissingsvoorstel. Bijvoorbeeld: ‘Vervanging van de motor van de garagepoort: keuze van de aannemer uit de bijgevoegde offertes, maximaal budget, financiering via het reservekapitaal.’ Eén zin, één onderwerp, één beslissing.
3. Motiveer in een paar regels. Sinds wanneer het probleem bestaat, wat het kost of dreigt te kosten, wat je voorstelt. Tien regels volstaan.
4. Voeg de stukken toe. Offertes, gedateerde foto’s, een brief van de gemeente of de verzekeraar. De uitnodiging moet vermelden hoe je de documenten over de geagendeerde punten kunt inkijken: dan maar beter dat ze bestaan.
5. Verstuur met een ontvangstbewijs. Een aangetekende brief, of een e-mail waarop de syndicus schriftelijk antwoordt. Noteer de datum.
6. Controleer de uitnodiging. Ze moet minstens vijftien dagen vóór de vergadering meegedeeld worden. Je punt moet erop staan, in jouw bewoordingen.

Lees je verzoek voor je het verstuurt nog eens na met deze lijst:

• de voorgestelde beslissing past in één zin en wordt met ja of nee gestemd;
• het bedrag, of minstens een plafond, staat erbij als er een uitgave is;
• de financiering is vermeld, reservekapitaal of provisieoproep;
• de bijlagen worden in de tekst genoemd.

Denk ook aan de meerderheid die je punt zal moeten halen. Werken aan de gemeenschappelijke delen worden niet gestemd zoals een wissel van leverancier: de fiche stemregels en meerderheden geeft de drempels, en de gecoördineerde tekst die het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars publiceert, laat je toe het betrokken artikel na te kijken.

De uiterste datum is voorbij: is je punt verloren?

Nee. Kan het punt, gelet op de datum van ontvangst, niet meer op de vergadering in voorbereiding komen, dan wordt het op de agenda van de volgende algemene vergadering gezet (art. 3.87, § 4). Vraag de syndicus je dat schriftelijk te bevestigen.

Een jaar wachten is niet altijd haalbaar. In dat geval loopt de weg via een vergadering gevraagd door mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst bezitten. Het verzoek gaat per aangetekende zending, en de syndicus verstuurt de uitnodiging binnen dertig dagen na ontvangst (art. 3.87, § 2). In ons gebouw van twaalf kavels betekent dat twee of drie buren overtuigen, afhankelijk van de grootte van de kavels. De fiche een algemene vergadering organiseren beschrijft het vervolg, ook het geval waarin de syndicus niet reageert.

De syndicus heeft je punt niet opgenomen: wat nu?

Kijk eerst je eigen dossier na: was het verzoek schriftelijk, en heb je het bewijs dat het binnen de termijn ontvangen is? Zo ja, ga dan stap voor stap te werk.

Eerst een schriftelijke herinnering aan de syndicus, zodra je de uitnodiging ontvangt, met een kopie aan de raad van mede-eigendom als die er is. Een vergetelheid te goeder trouw bestaat, zeker bij een vrijwillige syndicus die zijn eerste vergadering voorbereidt, en ze kan hersteld worden zolang de vergadering niet heeft plaatsgevonden.

Daarna het verzoek om een vergadering door een vijfde van de aandelen, zoals hierboven beschreven.

In laatste instantie de vrederechter. Elke mede-eigenaar kan hem vragen de bijeenroeping van een vergadering te bevelen, binnen de termijn die hij bepaalt, om te beraadslagen over het voorstel dat die mede-eigenaar bepaalt, wanneer de syndicus nalaat of ten onrechte weigert dat te doen (art. 3.92, § 4). Dat is een procedure, met haar kosten en haar duur. We houden ze voor herhaalde blokkeringen, niet voor een eerste vergetelheid. Over het verhaal na een vergadering lees je de fiche een beslissing van de AV aanvechten.

Een onderwerp dat onder ‘varia’ is binnengesmokkeld, wordt niet gestemd

De verleiding is bekend. De termijn is gemist, dus steekt iemand op het einde van de vergadering zijn hand op, er wordt bij handopsteking gestemd, en de syndicus zet het in de notulen.

Dat is een slecht idee, ook als iedereen in de zaal het eens lijkt. De uitnodiging moet de lijst van de te bespreken punten bevatten (art. 3.87, § 3): de afwezigen hebben op basis van die lijst beslist of ze kwamen of niet, en hun steminstructies gegeven. Een beslissing die daarbuiten genomen wordt, stelt zich bloot aan een verzoek tot vernietiging bij de vrederechter, binnen vier maanden vanaf de datum van de vergadering (art. 3.92, § 3).

Beter een punt dat voor volgend jaar geagendeerd is dan een wankele stemming dit jaar. Is de uitnodiging nog niet vertrokken, dan is er soms nog wat marge. Onze lezing: niets belet de syndicus om een onderwerp dat na de drie weken binnenkwam uit eigen beweging te agenderen. Voor alles wat met de vorm van dat stuk te maken heeft, neemt de fiche uitnodiging voor de algemene vergadering het over.