Quorum niet bereikt op de AV: wat gebeurt er daarna?

Het is 19.15 uur, de zaal is gereserveerd, en de aanwezigheidslijst telt vijf handtekeningen. De syndicus telt, telt opnieuw, en kondigt dan aan dat het quorum niet gehaald is. Gaat iedereen naar huis?

Ja, maar niet voordat de berekening gecontroleerd is. De regel staat in één paragraaf van het Burgerlijk Wetboek, artikel 3.87, § 5, dat in Vlaanderen en Brussel hetzelfde is.

Is het quorum echt niet gehaald? Twee berekeningen om opnieuw te maken

Het quorumWoordenlijstMinimale aanwezigheid die nodig is om de algemene vergadering geldig te laten beraadslagen: meer dan de helft van de mede-eigenaars die samen minstens de helft van de aandelen bezitten, of mede-eigenaars die meer dan drie vierde van de aandelen bezitten. Is dat niet het geval, dan beraadslaagt een tweede vergadering, minstens vijftien dagen later, zonder quorumvereiste. Zie de woordenlijst wordt bij het begin van de vergadering beoordeeld, en je kunt het op twee manieren halen. De tweede wordt vergeten.

Eerste berekening, met een dubbele voorwaarde: meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd, die samen minstens de helft van de aandelenWoordenlijstTerm van het Burgerlijk Wetboek voor het deel van de gemeenschappelijke delen dat aan elke kavel verbonden is, ook quotiteiten genoemd. Het wordt in de basisakte vastgelegd volgens de respectieve waarde van de privatieve delen en bepaalt het aantal stemmen van elke mede-eigenaar in de algemene vergadering. Zie de woordenlijst in de gemeenschappelijke delen hebben. Tweede berekening, alleen op de aandelen: als de aanwezigen en vertegenwoordigden er meer dan drie vierde van hebben, beraadslaagt de algemene vergadering geldig, ongeacht hun aantal.

Neem een typegeval, opgebouwd als voorbeeld: een gebouw van twaalf kavels in Mechelen, twaalf mede-eigenaars, 10.000 aandelen.

Controleer dus het volgende voor je de vergadering opheft:

• de volmachten zijn wel degelijk aan de aanwezigheidslijst toegevoegd, met de aandelen van elke volmachtgever;
• elke volmacht duidt de lasthebber bij naam aan, zoals de wet vereist;
• de gebruikte aandelen zijn die uit de basisakte, niet gewoon een telling van de kavels;
• de tweede berekening, die van de drie vierde, is gemaakt.

In kleine gebouwen waar twee of drie grote appartementen zwaar doorwegen, redt die laatste controle meer dan één vergadering. Het detail van de stemmen en de plafonds vind je in de fiche stemregels en meerderheden.

Wat gebeurt er met de vergadering van vandaag?

Voor de beslissingen stopt ze daar. Zonder quorum beraadslaagt de algemene vergadering niet geldig, over geen enkel punt.

Niets belet de aanwezigen om van gedachten te wisselen over de offertes of hun vragen aan de syndicus te stellen, en dat is vaak tijdwinst voor later. Ons advies: laat de aanwezigheidslijst ondertekenen en bewaar ze, samen met de volmachten. Ze bewijst dat het quorum ontbrak, en dus dat de tweede vergadering regelmatig is.

Wanneer mag de tweede vergadering plaatsvinden?

Na een termijn van minstens vijftien dagen. De tekst legt een bodem vast en voorziet geen plafond.

Die tweede vergadering is geen vervolg op de eerste: ze wordt opnieuw bijeengeroepen, op de gewone manier. Aangetekende zending, behalve voor de mede-eigenaars die schriftelijk een ander communicatiemiddel hebben aanvaard, minstens vijftien dagen voor de datum, met plaats, uur en agenda. De vereisten staan in de fiche uitnodiging voor de algemene vergadering.

In ons typegeval vindt de eerste vergadering plaats op dinsdag 3 maart. Met een uitnodiging die op 5 maart gepost wordt, kan de tweede vergadering vanaf 24 maart plaatsvinden, met enkele dagen marge voor de bezorging. Drie weken dus, in het beste geval. Moest de gewone algemene vergadering plaatsvinden binnen de periode van vijftien dagen die het reglement van interne orde vastlegt, dan schuift de kalender evenveel op: de fiche algemene vergadering organiseren toont hoe je hem opnieuw opbouwt.

Met drie in de zaal, kun je het dak stemmen?

Ja. De tweede vergadering beraadslaagt ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en de aandelen die ze hebben. Dat is de regel die het meest verrast, en die de afwezigen ontdekken als ze de notulen krijgen.

De meerderheden blijven daarentegen die van de wet. Werken aan de gemeenschappelijke delen vragen nog altijd een meerderheid van twee derdeWoordenlijstMeerderheid die onder meer nodig is voor werken aan de gemeenschappelijke delen, behalve wettelijk verplichte en bewarende werken, en voor wijzigingen van de statuten die enkel het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke delen betreffen. Zie de woordenlijst, zoals de notarissen aangeven. Alleen worden die twee derde berekend op de stemmen van de aanwezigen en vertegenwoordigden, onthoudingen niet meegerekend (art. 3.87, § 8).

Terug naar Mechelen. Op 24 maart komen drie mede-eigenaars opdagen, die samen 2.900 aandelen op 10.000 hebben. De vernieuwing van het dak krijgt 2.000 stemmen voor en 900 tegen, of 69 % van de uitgebrachte stemmen. Aangenomen. Een beslissing die de twaalf kavels bindt, werd genomen door 20 % van de aandelen van het gebouw, en ze geldt voor iedereen.

Er blijft één waarborg: niemand mag aan de stemming deelnemen met meer stemmen dan het totaal van de stemmen van de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars (art. 3.87, § 6). Een dominante eigenaar beslist dus niet alleen tegenover twee buren.

Kort gezegd: afwezigheid blokkeert niets. Ze verschuift de beslissing met drie weken en legt ze in handen van wie komt opdagen. Ligt een punt je na aan het hart, dan is de tweede vergadering die welke je niet mag missen.

Vijf situaties, en wat je moet doen

Voor de laatste lijn loopt de termijn van vier maanden vanaf de datum van de algemene vergadering, en het beroep wordt bij de vrederechter ingesteld. Hoe je dat aanpakt, lees je in een beslissing van de AV aanvechten.

Moet je je volmacht opnieuw maken?

Ja, in principe. Een volmachtWoordenlijstDocument waarmee een mede-eigenaar zich op de algemene vergadering laat vertegenwoordigen door een lasthebber die hij bij naam aanwijst. Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden, tenzij zijn stemmen en die van zijn volmachtgevers samen niet meer dan 10 % van het totaal bedragen, en de syndicus mag geen lasthebber zijn. Zie de woordenlijst geldt maar voor één algemene vergadering, tenzij ze notarieel is. Die welke je voor 3 maart ondertekende, dient niet meer op 24 maart.

Stel een nieuwe op, op naam van een welbepaalde persoon, die niet de syndicus mag zijn. Controleer ook of je lasthebber er niet al drie heeft: daarboven mag hij er maar meer aanvaarden als zijn stemmen en die van zijn volmachtgevers niet meer dan 10 % van het totaal van de stemmen van het gebouw bedragen (art. 3.87, § 7).

Een tweede vergadering wordt met weinig stemmen beslist. De jouwe weegt er zwaarder door dan op de eerste.