De rekeningen van je VME controleren, stap voor stap

Einde van de vergadering, laatste agendapunt: er is een commissaris van de rekeningen nodig voor het boekjaar dat begint. Niemand steekt zijn hand op, dan stelt iemand jouw naam voor omdat je ‘in de cijfers zit’. De stemming is gedaan. Over elf maanden verwacht de vergadering van jou een eenvoudig antwoord: kloppen de rekeningen die de syndicus voorlegt?

Goed nieuws, de opdracht ligt binnen je bereik. Ze vraagt meer methode dan boekhoudkennis, en een beetje tijd tussen de afsluiting van het boekjaar en de vergadering. Hier is de onze, in zes controles, geldig in Vlaanderen zoals in Brussel.

Wie mag de rekeningen controleren, en in welke hoedanigheid?

Het kader past in één zin. De algemene vergadering wijst elk jaar een commissaris van de rekeningenWoordenlijstPersoon, al dan niet mede-eigenaar, die de algemene vergadering elk jaar aanstelt om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren. Zijn bevoegdheden en verplichtingen staan in het reglement van interne orde. Zie de woordenlijst of een college van commissarissen aan, ‘die al dan niet mede-eigenaar zijn, en die de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars controleren’ (art. 3.91 van het Burgerlijk Wetboek). Geen drempel van kavels: een gebouw van zes appartementen is eraan gehouden zoals een toren van honderd.

Hetzelfde artikel verwijst naar het reglement van interne ordeWoordenlijstReglement bij onderhandse akte dat minstens de regels voor de werking van de algemene vergadering, de benoeming van de syndicus en de periode van vijftien dagen voor de gewone algemene vergadering vastlegt. Het ligt op de zetel van de vereniging en kan kosteloos worden ingezien. Zie de woordenlijst om je bevoegdheden en verplichtingen vast te leggen. Open het vóór alles. Zegt het niets over de kwestie, dan lees je je opdracht in de tekst van de wet: de rekeningen controleren, niet meer en niet minder. Je beheert niets, je betaalt niets, je kiest geen enkele leverancier.

Twee feitelijke preciseringen. De syndicus kan nooit commissaris van de rekeningen zijn van de vereniging die hij beheert (art. 3.89, § 9). Een lid van de raad van mede-eigendom kan beide functies wel combineren: in de Senaat over dit punt ondervraagd, antwoordde de minister van Justitie op 7 maart 2023 dat er geen enkel verbod bestaat en dat de wetgever van 2018 het zo heeft gewild (schriftelijke vraag nr. 7-1867). Onze lezing: in een klein gebouw is die cumulatie vaak de enige manier om iemand te vinden. In een groot gebouw zorgt het scheiden van de rollen voor een tweede blik, en dat raden we aan.

Welke stukken vraag je de syndicus?

Alles begint met een schriftelijke aanvraag, verstuurd zodra het boekjaar is afgesloten. De syndicus moet hoe dan ook toegang verlenen tot de documenten van niet-private aard van de mede-eigendom (art. 3.89, § 5), en je wettelijke opdracht laat geen ruimte voor een weigering. Vraag kopieën, geen vluchtige inzage op een kantoor.

Telt het gebouw minder dan twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, dan mag de syndicus een vereenvoudigde boekhoudingWoordenlijstBoekhouding die is toegestaan in mede-eigendommen met minder dan twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. Ze geeft minstens de ontvangsten en uitgaven weer, de thesaurie, het werkkapitaal en het reservekapitaal, en de vorderingen en schulden van de mede-eigenaars. Zie de woordenlijst voeren. Die is daarom nog geen lijst van facturen: ze moet minstens de ontvangsten en uitgaven weergeven, de thesaurie, het bedrag van het werkkapitaal en van het reservekapitaal, en de vorderingen en schulden van de mede-eigenaars (art. 3.89, § 5, 15°). Vanaf twintig kavels is het minimumrekeningenstelsel (MAR) verplicht; de fiche boekhouding van de VME legt uit hoe je het leest.

Hoe voer je de controle uit, stap voor stap?

Neem een typegeval, opgebouwd als voorbeeld: een gebouw van veertien kavels in Mechelen, een vrijwillige syndicus, een vereenvoudigde boekhouding bijgehouden in een rekenblad. De zes controles hieronder zijn er rechtstreeks op van toepassing, en ze gelden ook voor een professionele syndicus.

1. Stem de banksaldi af. Het saldo van elke rekening in de boekhouding moet tot op de cent gelijk zijn aan het saldo van het bankuittreksel op de afsluitingsdatum. Een verschil dat niet wordt verklaard door een betaling onderweg, blokkeert al de rest.
2. Controleer de scheiding van de twee kapitalen. Het werkkapitaal en het reservekapitaalWoordenlijstSom van de periodieke inbrengen voor niet-periodieke uitgaven, zoals de vernieuwing van de verwarming of de lift. Het is verplicht uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering, met een jaarlijkse bijdrage van minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar, tenzij de algemene vergadering met vier vijfde van de stemmen anders beslist. Zie de woordenlijst moeten op afzonderlijke rekeningen op naam van de vereniging staan (art. 3.86, § 3). Controleer dat geen enkele lopende uitgave, verwarming of schoonmaak, vanaf de rekening van het reservekapitaal werd betaald.
3. Vink de facturen af. In een klein gebouw neem je ze allemaal. In een groot kies je minstens de hoogste en enkele willekeurige per post. Voor elke factuur: de geadresseerde is wel degelijk de vereniging, het bedrag stemt overeen met de betaling, de prestatie betreft de gemeenschappelijke delen.
4. Leg de uitgaven naast de beslissingen. Alles wat buiten het dagelijks beheer valt, moet zijn beslissing vinden in de notulen. Kijk ook naar de contracten met de syndicus zelf, zijn naasten of de ondernemingen die met hen verbonden zijn: die vragen een voorafgaande toestemming van de vergadering (art. 3.89, § 5, 13°).
5. Onderzoek de vorderingen op de mede-eigenaars. De som van de achterstallen kavel per kavel moet overeenstemmen met het bedrag op de balans. Een achterstal die jaar na jaar groeit zonder aanmaning, is een punt om te melden, ook als het geen rekenfout is.
6. Controleer de overdracht van de saldi. De openingssaldi van het boekjaar moeten die van de vorige afsluiting zijn, zonder aanpassing. Dit is de snelste controle. Een verschil, ook een klein, wijst op een correctie zonder uitleg.

Voor het geval in Mechelen, een punt van methode: noteer elke controle op een blad, met de datum, het onderzochte stuk en het resultaat. Dat blad wordt je verslag.

Nog een laatste houvast, als de boekhouding volgens het genormaliseerde stelsel wordt gevoerd: de Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft een volledig boekjaar gepubliceerd voor een fictieve mede-eigendom van veertig kavels (CBN-advies 2012/14). Het toont hoe rekeningen in orde eruitzien, met van begin tot einde gescheiden kapitalen.

Wat doe je als een cijfer niet klopt?

Schrijf de syndicus, met vermelding van het stuk, het bedrag en je vraag. Een invoerfout wordt in dit stadium vaak verbeterd, zonder ophef. Geef hem een redelijke termijn om te antwoorden, en voeg zijn antwoord bij je dossier.

Komt het antwoord niet of overtuigt het niet, begraaf het dan niet: het komt in je verslag. De raad van mede-eigendom, als die bestaat, kan ook kennisnemen van de beheersstukken en er een kopie van maken nadat hij de syndicus heeft verwittigd (art. 3.90). Twee blikken op hetzelfde punt wegen zwaarder op de vergadering.

Fouten in de verdeling tussen kavels, sleutels en meterstanden, horen bij een ander document: zie de fiche jaarlijkse afrekening van de lasten.

Een verslag van één bladzijde, vóór de uitnodiging

Je verslag heeft geen wettelijke vorm. We raden één bladzijde aan, feitelijk, die zegt:

• welke stukken je hebt ontvangen, en welke ontbreken;
• de zes uitgevoerde controles en hun resultaat;
• de vastgestelde onregelmatigheden, met het antwoord van de syndicus;
• je conclusie: rekeningen goed te keuren, goed te keuren onder voorbehoud van een correctie, of in hun huidige staat niet goed te keuren.

Stuur het naar de syndicus voordat hij de uitnodiging verstuurt, minstens vijftien dagen vóór de vergadering. De uitnodiging moet vermelden hoe de documenten over de agendapunten kunnen worden ingekeken (art. 3.87, § 3): je verslag hoort daarbij.

Keurt de vergadering toch rekeningen goed die jij onregelmatig vindt, dan kan een mede-eigenaar die daardoor een persoonlijk nadeel lijdt, naar de vrederechter stappen binnen vier maanden vanaf de datum van de vergadering (art. 3.92, § 3). Voor de opvolging van de twee kapitalen van jaar tot jaar vult de fiche werkkapitaal en reservekapitaal dit traject aan.