Uitnodiging voor de AV te laat ontvangen: is de AV geldig?

De aangetekende brief van de syndicus komt binnen, je kijkt naar de datum van de vergadering en telt op je vingers: nog negen dagen, misschien minder. De eerste vraag die opkomt: is die vergadering eigenlijk wel geldig?

Laten we het meteen zeggen: in principe wel, ze gaat door, en wat ze beslist, geldt. Een te laat ontvangen uitnodigingWoordenlijstDocument waarmee de syndicus de algemene vergadering bijeenroept, met plaats, dag, uur en agenda. Behalve bij hoogdringendheid wordt ze minstens vijftien dagen voor de vergadering verstuurd, aangetekend, tenzij de bestemmeling schriftelijk heeft ingestemd met een ander communicatiemiddel. Zie de woordenlijst doet de vergadering niet verdwijnen. Ze maakt haar beslissingen betwistbaar bij de vrederechter, op twee voorwaarden: optreden binnen de vier maanden na de vergadering, en aantonen dat de vertraging je een persoonlijk nadeel bezorgd heeft.

Vanaf wanneer is een uitnodiging « te laat »?

De Belgische regel past in één zin: behalve bij spoed wordt de uitnodiging ten minste vijftien dagen voor de datum van de vergadering ter kennis gebracht (art. 3.87, § 3, van het Burgerlijk Wetboek). Een andere termijn die je soms op buitenlandse sites leest, hoort bij buitenlands recht en geldt niet voor een gebouw in België.

De tekst zegt niet of die vijftien dagen tellen vanaf de verzending of vanaf de ontvangst. Onze lezing: een syndicus moet redeneren alsof de termijn loopt vanaf de ontvangst, en marge nemen voor de post. Als mede-eigenaar noteer je de exacte datum waarop je de aangetekende brief of de e-mail ontvangen hebt, en bewaar je de envelop of het bericht.

Twee andere situaties staan gelijk met een vertraging. Een uitnodiging per e-mail aan iemand die dat kanaal nooit schriftelijk aanvaard heeft, is onregelmatig, ook als ze vroeg aankwam. En een vergadering die gehouden wordt zonder dat je ook maar uitgenodigd werd, stelt hetzelfde probleem, nog erger.

Is de vergadering die toch doorging nietig?

Nee, niet vanzelf. Een beslissing van de algemene vergadering is bindend voor alle mede-eigenaars zolang een rechter ze niet vernietigd heeft. Tijdens de procedure blijft ze in principe van toepassing. En als niemand binnen de termijn optreedt, wordt ze in principe definitief, ook als ze onregelmatig is.

Het beroep heet de vordering tot vernietigingWoordenlijstVordering waarmee een mede-eigenaar de rechter vraagt een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing van de algemene vergadering die hem persoonlijk benadeelt, nietig te verklaren of te wijzigen. Ze moet worden ingesteld binnen vier maanden na de datum van de algemene vergadering. Zie de woordenlijst. Het Burgerlijk Wetboek laat elke mede-eigenaar toe de rechter te vragen een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing te vernietigen of te wijzigen als die hem een persoonlijk nadeel oplevert, binnen een termijn van vier maanden vanaf de datum van de vergadering (art. 3.92, § 3). Een laattijdige uitnodiging zonder echte spoed valt in de categorie « onregelmatig ». Het nadeel moet je wel nog aantonen: niet de tijd gekregen hebben om de offertes te lezen voor een stemming over werken, bijvoorbeeld, of je aanwezigheid of een volmacht niet hebben kunnen regelen.

Wat doe je, volgens je situatie?

Dezelfde vertraging heeft niet dezelfde gevolgen, afhankelijk van wat jij gedaan hebt en van wat de vergadering gestemd heeft.

Een punt van methode: rechters houden rekening met je gedrag. De fiche een beslissing van de AV aanvechten bespreekt een Brussels vonnis uit 2024 dat een vordering verwierp omdat de mede-eigenares niet gevraagd had de documenten voor de vergadering in te kijken. Een laattijdige uitnodiging verontschuldigt niet alles.

Moet je voor de zitting reageren?

Ja, als je kunt. Een schriftelijke reactie voor de vergadering laat de syndicus soms toe het recht te zetten, en toont achteraf dat je geprobeerd hebt je te informeren.

Concreet, voor de datum:

• noteer de ontvangstdatum en bewaar het bewijs (envelop van de aangetekende brief, kop van de e-mail);
• schrijf de syndicus aan om de vertraging te melden en, naargelang het geval, een uitstel of snelle toegang tot de documenten te vragen;
• kijk toch de stukken in die in de uitnodiging aangekondigd worden, vooral de offertes;
• kun je niet komen, bereid dan een volmachtWoordenlijstDocument waarmee een mede-eigenaar zich op de algemene vergadering laat vertegenwoordigen door een lasthebber die hij bij naam aanwijst. Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden, tenzij zijn stemmen en die van zijn volmachtgevers samen niet meer dan 10 % van het totaal bedragen, en de syndicus mag geen lasthebber zijn. Zie de woordenlijst op naam voor, met je steminstructies.

Om de rest van het stuk te controleren (verplichte vermeldingen, wijze van verzending, agenda), geeft de fiche uitnodiging voor de algemene vergadering de volledige lijst.

Hoe betwist je na de vergadering?

Alles draait om de datum van de vergadering, niet om die van de notulen. Die moeten je binnen dertig dagen bereiken (art. 3.87, § 12); in het slechtste geval blijft er dan iets meer dan drie maanden over.

De stappen, in volgorde:

1. bereken de uiterste datum, vier maanden na de vergadering;
2. verzamel de uitnodiging, het bewijs van ontvangst, de notulen en je uitwisselingen met de syndicus;
3. schrijf op hoe de beslissing jou persoonlijk schaadt, niet alleen waarom ze onregelmatig is;
4. probeer het in der minne, wetende dat een minnelijke stap de termijn niet schorst;
5. stap naar de vrederechter, bevoegd voor alle geschillen over mede-eigendom, tegen de vereniging van mede-eigenaars vertegenwoordigd door de syndicus.

Een advocaat is niet verplicht voor het vredegerecht, waarvan de werking beschreven staat op de website van de Hoven en rechtbanken.

Een typevoorbeeld: tien kavels en een uitnodiging die te laat kwam

Nemen we een gebouw met tien kavels. De gewone vergadering is vastgelegd op 12 maart, met een punt over gevelwerken. De aangetekende brief vertrekt laat en je ontvangt hem negen dagen voor de zitting, zonder dat er enige spoed vermeld wordt. Je kunt je niet vrijmaken, en je hebt de tijd niet om de drie offertes te lezen of een volmacht te regelen.

De vergadering stemt de werken. Begin april ontvang je de notulen. Je grief staat sterk: termijn niet nageleefd, zonder spoed, en een concreet nadeel, want je werd de mogelijkheid ontnomen om met kennis van zaken te stemmen over een uitgave die jou aangerekend zal worden. De uiterste datum is 12 juli, ongeacht de dag waarop je de notulen ontvangt.

Verander één element: je was aanwezig en je stemde voor. De brochure van de notarissen vermeldt dat aanwezige mede-eigenaars die voor gestemd hebben, niet kunnen betwisten. Dezelfde uitnodiging, de omgekeerde uitkomst.

Onze lezing: een laattijdige uitnodiging betwist je met succes wanneer ze een echt effect op je stem gehad heeft. Is dat niet zo, maak er dan beter een schriftelijke herinnering aan de syndicus van voor de volgende vergadering dan een proces. Voor het detail van de voorwaarden en de kosten lees je de fiche een beslissing van de AV aanvechten.